ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

Hvordan man redder verden (eller i det mindste dig selv) fra dårlige møder

Filmed:
2,459,605 views

En epidemi af dårlige, ueffektive og overfyldte møder plager verdens firmaer - og gør medarbejderne nedtrykte. David Grady har nogle ideer til hvordan vi stopper det.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Double-click the English transcript below to play the video.

00:13
PictureBillede this:
0
1272
1377
Forestil dig dette:
00:14
It's MondayMandag morningmorgen,
1
2649
1093
Det er mandag morgen,
00:15
you're at the officekontor,
2
3742
1119
du er på kontoret,
00:16
you're settlingafregning in for the day at work,
3
4861
1754
du gør dig klar til dagens arbejde,
00:18
and this guy that you sortsortere of
recognizegenkende from down the hallhal,
4
6615
2822
og den her fyr, du på en måde genkender,
00:21
walksgåture right into your cubiclekabine
5
9437
1836
kommer ind på dit kontor
00:23
and he stealsstjæler your chairstol.
6
11273
1402
og stjæler din stol.
00:24
Doesn't say a wordord
7
12675
1242
Siger ikke et ord -
00:25
just rollsruller away with it.
8
13917
1388
ruller bare af sted med den.
Giver ingen information,
hvorfor han tog lige din stol
00:27
Doesn't give you any informationinformation
about why he tooktog your chairstol
9
15305
2483
00:29
out of all the other chairsstole
that are out there.
10
17788
2111
ud af alle de andre stole.
Anerkender ikke, at du måske
har brug for stolen
00:31
Doesn't acknowledgeanerkende the factfaktum
that you mightmagt need your chairstol
11
19899
2142
00:34
to get some work doneFærdig todayi dag.
12
22041
1541
for at få lavet noget arbejde.
00:35
You wouldn'tville ikke standstå for
it. You'dDu ville make a stinkstinke.
13
23582
2257
Du ville ikke finde dig i det!
00:37
You'dDu ville followfølge efter that guy
back to his cubiclekabine
14
25839
2027
Du ville følge efter ham
til hans kontor,
00:39
and you'ddu ville say, "Why my chairstol?"
15
27866
3312
og du ville sige:
"Hvorfor min stol?"
00:43
Okay, so now it's TuesdayTirsdag morningmorgen
and you're at the officekontor,
16
31178
4121
Okay, så nu er det tirsdag morgen,
og du sidder på kontoret,
00:47
and a meetingmøde invitationinvitation popspopper
up in your calendarkalender.
17
35299
2729
og en mødeinvitation popper op
i din kalender.
00:50
(LaughterLatter)
18
38028
1605
00:51
And it's from this womankvinde who you
kindvenlig of know from down the hallhal,
19
39633
3076
Det er fra den kvinde, du på en måde
kender fra længere nede ad gangen,
00:54
and the subjectemne linelinje referencesreferencer some
projectprojekt that you heardhørt a little bitbit about.
20
42709
3805
og emnefeltet referer til et projekt,
du har hørt en lille smule om.
00:58
But there's no agendadagsorden.
21
46514
1683
Men der er ingen dagsorden.
01:00
There's no informationinformation about why
you were invitedinviteret to the meetingmøde.
22
48197
3076
Der er ingen information om hvorfor,
du var inviteret til mødet.
01:03
And yetendnu you acceptacceptere the
meetingmøde invitationinvitation, and you go.
23
51273
4616
Og alligevel accepterer du invitationen
og tager til mødet.
01:07
And when this highlymeget
unproductiveuproduktive sessionsession is over,
24
55889
2927
Og når denne højst
uproduktive session er ovre,
01:10
you go back to your deskskrivebord,
25
58816
1683
går du tilbage til dit skrivebord,
01:12
and you standstå at your
deskskrivebord and you say,
26
60499
1509
og du står ved det,
og du siger:
01:14
"BoyDreng, I wishønske I had those two hourstimer back,
27
62008
2663
"Jeg ville ønske, jeg kunne
få de to timer tilbage,
ligesom jeg ville ønske,
jeg fik min stol tilbage."
01:16
like I wishønske I had my chairstol back."
28
64671
2003
01:18
(LaughterLatter)
29
66674
1506
01:20
EveryHver day, we allowgive lov til our coworkerskollegaer,
30
68180
2571
Hver dag tillader vi vores kolleger,
01:22
who are otherwiseEllers very,
very nicepæn people,
31
70751
2214
som ellers er rigtig venlige personer,
01:24
to stealstjæle from us.
32
72965
1667
at stjæle fra os.
01:26
And I'm talkingtaler about something farlangt
more valuableværdifuld than officekontor furnituremøbel.
33
74632
4078
Jeg snakker om noget
langt vigtigere end kontormøbler.
01:30
I'm talkingtaler about time. Your time.
34
78710
3029
Jeg snakker om tid. Din tid.
01:33
In factfaktum, I believe that
35
81739
2653
Rent faktisk, tror jeg på,
01:36
we are in the middlemidten
of a globalglobal epidemicepidemi
36
84392
2485
at vi er midt i en global epidemi
01:38
of a terribleforfærdeligt newny illnesssygdom
knownkendt as MASMAS:
37
86877
5040
af en frygtelig sygdom
kendt som "MAS":
Mindless Accept Syndrome
(Hjernedødt Accept Syndrom)
01:43
MindlessHjernedød AcceptAcceptere SyndromeSyndrom.
38
91917
2273
01:46
(LaughterLatter)
39
94190
1894
01:48
The primaryprimær symptomsymptom of
MindlessHjernedød AcceptAcceptere SyndromeSyndrom
40
96084
2701
Det primære symptom af
Mindless Accept Syndrome
01:50
is just acceptingat acceptere a meetingmøde invitationinvitation
the minuteminut it popspopper up in your calendarkalender.
41
98785
3920
er bare at acceptere en mødeinvitation
øjeblikket det popper op i din kalender.
01:54
(LaughterLatter)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntaryufrivillig reflexrefleksdingDing,
clickklik, bingBing — it's in your calendarkalender,
43
103975
3668
Den er en ufrivillig refleks - ding,
klik - det er i din kalender.
"Må gå, er allerede sent
for et møde."
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadyallerede latesent
for a meetingmøde." (LaughterLatter)
44
107643
3293
02:02
MeetingsMøder are importantvigtig, right?
45
110936
2387
Møder er vigtige, ikke sandt?
Og samarbejde er nøglen til succes
i ethvert foretagende.
02:05
And collaborationsamarbejde is keynøgle to
the successsucces of any enterpriseEnterprise.
46
113323
2946
02:08
And a well-runveldrevet meetingmøde can yieldudbytte
really positivepositiv, actionablehandlingsrettede resultsresultater.
47
116269
3393
Og et veldrevet møde kan give
positive, handlingsrettede resultater.
02:11
But betweenmellem globalizationglobalisering
48
119662
1758
Men mellem globalisering
02:13
and pervasivegennemtrængende informationinformation technologyteknologi,
49
121420
2315
og vidtspredt IT,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
har måden, vi arbejder på,
02:17
has really changedændret dramaticallydramatisk
over the last few yearsflere år.
51
125406
3229
ændret sig drastisk over de sidste par år.
02:20
And we're miserableelendig. (LaughterLatter)
52
128635
3207
Og vi har det elendigt.
02:23
And we're miserableelendig not because the
other guy can't runløb a good meetingmøde,
53
131842
3540
Vi har det ikke elendigt, fordi
den anden fyr ikke kan holde et godt møde.
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessHjernedød AcceptAcceptere SyndromeSyndrom,
54
135382
2812
Det er på grund af MAS, vores
Mindless Accept Syndrome,
02:30
whichhvilken is a self-inflictedselvforskyldt woundsår.
55
138194
3776
som er et selvforskyldt sår.
02:33
ActuallyFaktisk, I have evidencebeviser to provebevise
that MASMAS is a globalglobal epidemicepidemi.
56
141970
5147
Rent faktisk har jeg bevis til at bevise,
at MAS er en global epidemi.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Lad mig fortælle jer hvorfor.
02:40
A couplepar of yearsflere år agosiden, I put a videovideo
on YoutubeYouTube, and in the videovideo,
58
148764
4272
For et par år siden lagde jeg en video op
på YouTube, og i den video fremførte jeg
02:45
I actedhandlet out everyhver terribleforfærdeligt
conferencekonference call you've ever been on.
59
153036
3198
ethvert forfærdeligt konference-
opkald, du nogensinde har deltaget i.
02:48
It goesgår on for about fivefem minutesminutter,
60
156234
1659
Det fortsætter ca. 5 min.,
02:49
and it has all the things that we
hatehad about really baddårlig meetingsmøder.
61
157893
3191
og det indeholder alle de ting,
vi hader ved virkelig dårlige møder.
02:53
There's the moderatormoderator who has
no ideaide how to runløb the meetingmøde.
62
161084
3343
Der er ordstyreren, der ikke aner,
hvordan man skal styre et møde.
02:56
There are the participantsdeltagere who
have no ideaide why they're there.
63
164427
2558
Der er deltagerne, der ikke aner,
hvorfor de er der.
02:58
The wholehel thing kindvenlig of collapseskollapser
into this collaborativekollaborativ traintog wreckvraget.
64
166985
3703
Det hele kollapser,
03:02
And everybodyalle leavesblade very angryvred.
65
170688
2426
Og alle forlader stedet arrigt.
03:05
It's kindvenlig of funnysjov.
66
173114
1789
Det er egentligt lidt morsomt.
03:06
(LaughterLatter)
67
174903
1583
03:08
Let's take a quickhurtig look.
68
176486
2152
Lad os tage et hurtigt kig.
03:10
(VideoVideo) Our goalmål todayi dag is to come to an
agreementaftale on a very importantvigtig proposalforslag.
69
178638
3827
(Video) Vores mål i dag er at komme til
enighed om et meget vigtigt forslag.
Som en gruppe skal vi beslutte om —
03:14
As a groupgruppe, we need to decidebeslutte if —
70
182465
2087
03:16
bloopBloop bloopBloop
71
184552
2779
bloop bloop —
03:19
HiHej, who just joinedsluttede?
72
187331
3567
Hej, hvem sluttede sig lige til?
03:22
HiHej, it's JoeJoe. I'm workingarbejder from home todayi dag.
73
190898
3012
Hej, det er Joe. Jeg arbejder
hjemmefra i dag.
03:25
(LaughterLatter)
74
193910
1890
03:27
HiHej, JoeJoe. ThanksTak for
joiningsammenføjning us todayi dag, great.
75
195800
3068
Hej Joe. Tak for at være med i dag. Godt,
03:30
I was just sayingordsprog, we have a lot of people
on the call we'dvi ville like to get throughigennem,
76
198868
2790
jeg var ved at sige, at vi har mange med
på opkaldet,
03:33
so let's skipspringe the rollrulle call
77
201658
1634
så lad os skippe navnerunden
03:35
and I'm gonna divedykke right in.
78
203292
2673
og gå igang.
03:37
Our goalmål todayi dag is to come to an
agreementaftale on a very importantvigtig proposalforslag.
79
205965
3875
Vores mål i dag er at komme til
enighed om et meget vigtigt forslag.
03:41
As a groupgruppe, we need to decidebeslutte if —
80
209840
2565
Som gruppe skal vi beslutte om —
03:44
bloopBloop bloopBloop
81
212405
1293
bloop bloop —
03:45
(LaughterLatter)
82
213698
1463
03:47
HiHej, who just joinedsluttede?
83
215161
2023
Hej, hvem sluttede sig lige til?
03:49
No? I thought I heardhørt a beepbip. (LaughterLatter)
84
217184
4809
Nej? Jeg syntes, jeg hørte et bip.
03:53
SoundLyd familiarvelkendt?
85
221993
1636
Lyder bekendt?
03:55
Yeah, it soundslyde familiarvelkendt
to me, too.
86
223629
1977
Ja, det lyder også bekendt for mig.
03:57
A couplepar of weeksuger after I put that onlineonline,
87
225606
2056
Et par uger efter, jeg lagde det online,
03:59
500,000 people in dozenssnesevis of countrieslande,
88
227662
2801
var der 500.000 folk
fra snesevis af lande,
04:02
I mean dozenssnesevis of countrieslande,
89
230463
1640
jeg mener snesevis af lande,
04:04
watchedovervåget this videovideo.
90
232103
1184
der så denne her video.
04:05
And threetre yearsflere år latersenere, it's still getting
thousandstusinder of viewsvisninger everyhver monthmåned.
91
233287
3354
Og tre år efter får den stadig
tusindvis af visninger hver måned.
04:08
It's closetæt to about a millionmillion right now.
92
236641
1967
Den er tæt på omkring en million lige nu.
04:10
And in factfaktum, some of the biggeststørste
companiesvirksomheder in the worldverden,
93
238608
2008
Nogle af de
største firmaer i verden,
firmaer man kender,
men jeg ikke vil nævne,
04:12
companiesvirksomheder that you've
heardhørt of but I won'tvil ikke namenavn,
94
240616
1910
04:14
have askedspurgt for my permissiontilladelse to use
this videovideo in theirderes new-hireny-leje traininguddannelse
95
242526
3895
har spurgt om tilladelse til at bruge
videoen til deres optræning
04:18
to teachunderviser theirderes newny employeesmedarbejdere how
not to runløb a meetingmøde at theirderes companySelskab.
96
246421
4249
for at lære deres nye ansatte, hvordan man
ikke skal holde et møde i deres firma.
04:22
And if the numbersnumre
97
250670
1485
Og hvis tal —
04:24
there are a millionmillion viewsvisninger and it's
beingvære used by all these companiesvirksomheder
98
252155
2381
en million visninger,
og alle firmaerne —
ikke er nok bevis på at vi har
et globalt problem med møder,
04:26
aren'ter ikke enoughnok proofbevis that we have
a globalglobal problemproblem with meetingsmøder,
99
254536
3526
04:30
there are the manymange, manymange thousandstusinder
100
258062
1777
så er der mange, mange tusinde
04:31
of commentskommentarer postedbogført onlineonline
101
259839
1620
kommentarer opslået online
04:33
after the videovideo wentgik up.
102
261459
2188
efter videoen kom op.
04:35
ThousandsTusinder of people wroteskrev things like,
103
263647
1974
Tusinder af folk skrev ting som:
04:37
"OMGOMG, that was my day todayi dag!"
104
265621
1854
"OMG, det var min dag i dag!"
04:39
"That was my day everyhver day!"
105
267475
1963
"Det var min dag, hver dag!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Det her er mit liv."
04:42
One guy wroteskrev,
107
270597
930
En skrev:
"Det er sjovt, fordi det er sandt.
Uhyggeligt og deprimerende sandt.
04:43
"It's funnysjov because it's truerigtigt.
108
271527
1539
04:45
EerilyUhyggeligt, sadlyDesværre, depressinglydeprimerende truerigtigt.
109
273066
1907
Det fik mig til at grine til jeg græd.
04:46
It madelavet me laughGrine untilindtil I criedråbte.
110
274973
1718
04:48
And criedråbte. And I criedråbte some more."
111
276691
2750
Og jeg græd. Og jeg græd noget mere."
04:51
(LaughterLatter)
112
279441
1632
04:53
This poorfattige guy said,
113
281073
1461
Denne her stakkel sagde:
04:54
"My dailydaglige life untilindtil
retirementpensionering or deathdød, sighsuk."
114
282534
5077
"Mit daglige liv indtil
pension eller døden, suk."
04:59
These are realægte quotescitater
115
287611
1400
Disse er virkelige citater,
og det er virkeligt trist.
05:01
and it's realægte sadtrist.
116
289011
1799
05:02
A commonalmindelige themetema runningløb throughigennem
all of these commentskommentarer onlineonline
117
290810
2823
Et fælles tema for alle
disse kommentarer online
05:05
is this fundamentalgrundlæggende belieftro
that we are powerlessmagtesløs
118
293633
2541
er den fundamentale tro
på, at vi er magtesløse
05:08
to do anything other
than go to meetingsmøder
119
296174
1901
overfor at gøre andet
end at gå til møder
05:10
and sufferlide throughigennem these
poorlydårligt runløb meetingsmøder
120
298075
2378
og lide gennem disse
dårligt organiserede møder
05:12
and livelevende to meetmøde anotheren anden day.
121
300453
2089
og leve for at møde den næste dag.
05:14
But the truthsandhed is, we're
not powerlessmagtesløs at all.
122
302542
3141
Men sandheden er, at vi
slet ikke er magtesløse.
05:17
In factfaktum, the curehelbrede for MASMAS
is right here in our handshænder.
123
305683
3093
Faktisk er kuren for MAS
lige her i vores egne hænder.
05:20
It's right at our fingertipsfingerspidser, literallybogstaveligt talt.
124
308792
2185
Den er lige ved vores fingerspidser.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Det er noget, jeg kalder: "¡No MAS!"
05:26
(LaughterLatter)
126
314238
2230
05:28
WhichSom, if I rememberHusk my
highhøj schoolskole Spanishspansk,
127
316468
2398
Som, hvis jeg kan huske
mit gymnasiespansk,
05:30
meansmidler something like,
"EnoughNok alreadyallerede, make it stop!"
128
318866
2791
betyder noget a la: "Så er det nok,
få det til at stoppe!"
05:33
Here'sHer er how No MASMAS
worksarbejder. It's very simpleenkel.
129
321657
2752
Her er hvordan No MAS
fungerer. Det er meget simpelt.
05:36
First of all, the nextNæste time you
get a meetingmøde invitationinvitation
130
324409
3197
Først og fremmest: Næste gang du
modtager en mødeinvitation,
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformation in it at all,
131
327606
2847
der ikke indeholder meget
information overhovedet,
05:42
clickklik the tentativeforeløbig buttonknap!
132
330453
1840
klik på "usikker"-knappen!
05:44
It's okay, you're allowedtilladt,
that's why it's there.
133
332293
2450
Det er okay; du må godt.
Det er derfor, den er der.
Lige ved siden
af "accepter".
05:46
It's right nextNæste to the acceptacceptere buttonknap.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe buttonknap, or whateveruanset hvad buttonknap
is there for you not to acceptacceptere immediatelymed det samme.
135
336252
3594
Eller "måske"-knappen, eller hvad end
der er der, så du ikke accepterer nu.
05:51
Then, get in touchrøre ved with the personperson
who askedspurgt you to the meetingmøde.
136
339846
3783
Få fat i personen, der
inviterede dig til mødet
05:55
Tell them you're very excitedbegejstret
to supportsupport theirderes work,
137
343629
2586
Sig, at du er begejstret
for at støtte op om arbejdet,
05:58
askSpørg them what the goalmål
of the meetingmøde is,
138
346215
2015
spørg hvad målet med mødet er,
06:00
and tell them you're interestedinteresseret in learninglæring
how you can help them achieveopnå theirderes goalmål.
139
348230
3687
og sig, at du er interesseret i at lære,
hvordan du kan hjælpe dem nå det mål.
06:03
And if we do this oftentit enoughnok,
140
351917
1928
Og hvis vi gør det ofte nok,
06:05
and we do it respectfullyÆrbødigst,
141
353845
1338
og vi gør det respektfuldt,
06:07
people mightmagt startStart to be
a little bitbit more thoughtfultankevækkende
142
355183
2037
vil folk måske begynde
at tænke lidt mere
06:09
about the way they put togethersammen
meetingmøde invitationsinvitationer.
143
357220
2462
over den måde de sammen-
sætter mødeinvitationerne.
06:11
And you can make more thoughtfultankevækkende
decisionsbeslutninger about acceptingat acceptere it.
144
359682
2852
Og du kan træffe bedre beslutninger
om at acceptere dem.
06:14
People mightmagt actuallyrent faktisk startStart
sendingsende out agendasdagsordener. ImagineForestil dig!
145
362534
3260
Folk vil måske begynde at
tilsende dagsordener. Tænk engang!
06:17
Or they mightmagt not have a conferencekonference call
with 12 people to talk about a statusstatus
146
365794
3748
Eller de vil måske droppe konference-
opkaldene med 12 personer,
06:21
when they could just do a quickhurtig
emaile-mail and get it doneFærdig with.
147
369542
3283
når det kunne have været gjort
med en hurtig email i stedet.
06:24
People just mightmagt startStart to changelave om theirderes
behavioropførsel because you changedændret yoursdine.
148
372825
4834
Folk ville måske begynde at ændre
deres adfærd, fordi du ændrede din.
06:29
And they just mightmagt bringtage med
your chairstol back, too. (LaughterLatter)
149
377659
3485
Og de vil måske også
give dig din stol tilbage.
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Tak.
06:35
(ApplauseBifald).
152
383959
2066
Translated by Nana Ginnerup
Reviewed by Anders Finn Jørgensen

▲Back to top

ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com