ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Ako ochrániť svet (alebo aspoň seba) pred zlými poradami

Filmed:
2,459,605 views

Epidémia zlých porád, neefektívnych a preplnených, trápi firmy na celom svete a uvrhuje do nešťastia zamestnancov. David Grady má niekoľko nápadov, ako s nimi skoncovať.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Double-click the English transcript below to play the video.

00:13
PictureObrázok this:
0
1272
1377
Predstavte si toto:
00:14
It's MondayPondelok morningdopoludnia,
1
2649
1093
Je pondelok ráno,
00:15
you're at the officekancelária,
2
3742
1119
ste v kancelárii,
00:16
you're settlingvyrovnanie in for the day at work,
3
4861
1754
pripravujete sa na pracovný deň
00:18
and this guy that you sortdruh of
recognizeuznať from down the hallhala,
4
6615
2822
a chlapík, ktorého občas
stretnete na chodbe,
00:21
walksprechádzky right into your cubiclekóje
5
9437
1836
príde k vášmu stolu
00:23
and he stealskradne your chairstoličky.
6
11273
1402
a ukradne vám stoličku.
00:24
Doesn't say a wordslovo
7
12675
1242
Nepovie ani slovo,
00:25
just rollsrožky away with it.
8
13917
1388
iba si ju vezme.
00:27
Doesn't give you any informationinformácie
about why he tookzobral your chairstoličky
9
15305
2483
Nijako vám nevysvetlí,
prečo práve vašu stoličku,
00:29
out of all the other chairsstoličky
that are out there.
10
17788
2111
keď je ich tam kopec.
00:31
Doesn't acknowledgepotvrdiť the factskutočnosť
that you mightsila need your chairstoličky
11
19899
2142
Neuzná, že možno stoličku potrebujete
00:34
to get some work donehotový todaydnes.
12
22041
1541
na prácu v daný deň.
00:35
You wouldn'tnie standstáť for
it. You'dBy ste make a stinksmrad.
13
23582
2257
Nenechali by ste to len tak.
00:37
You'dBy ste follownasledovať that guy
back to his cubiclekóje
14
25839
2027
Išli by ste za ním až k jeho stolu
00:39
and you'dby si say, "Why my chairstoličky?"
15
27866
3312
a povedali by ste: „Prečo moju stoličku?“
00:43
Okay, so now it's TuesdayUtorok morningdopoludnia
and you're at the officekancelária,
16
31178
4121
Teraz je utorok ráno, ste v kancelárii
00:47
and a meetingstretnutie invitationpozvanie popsPops
up in your calendarkalendár.
17
35299
2729
a v kalendári sa objaví
pozvanie na poradu.
00:50
(LaughterSmiech)
18
38028
1605
(smiech)
00:51
And it's from this womanžena who you
kinddruh of know from down the hallhala,
19
39633
3076
Je od ženy, ktorú trochu poznáte z chodby,
a v riadku predmet stojí projekt,
00:54
and the subjectpredmet lineriadok referencesreferencie some
projectprojekt that you heardpočul a little bittrocha about.
20
42709
3805
o ktorom ste už niečo počuli.
00:58
But there's no agendaprogram.
21
46514
1683
Ale chýba program porady.
01:00
There's no informationinformácie about why
you were invitedpozvaný to the meetingstretnutie.
22
48197
3076
Chýba vysvetlenie, prečo vás
na poradu pozývajú.
01:03
And yetešte you acceptsúhlasiť the
meetingstretnutie invitationpozvanie, and you go.
23
51273
4616
Aj napriek tomu pozvanie prijmete a idete.
Keď tento vysoko neproduktívny
meeting skončí,
01:07
And when this highlyvysoko
unproductiveneproduktívne sessionzasadania is over,
24
55889
2927
01:10
you go back to your deskstôl,
25
58816
1683
vrátite sa k stolu,
01:12
and you standstáť at your
deskstôl and you say,
26
60499
1509
zostanete tam a poviete si:
01:14
"Boychlapec, I wishpriať I had those two hourshodiny back,
27
62008
2663
„Kiežby som mohol
získať tie 2 hodiny späť,
01:16
like I wishpriať I had my chairstoličky back."
28
64671
2003
ako aj moju stoličku.“
(smiech)
01:18
(LaughterSmiech)
29
66674
1506
01:20
EveryKaždý day, we allowdovoliť our coworkersspolupracovníci,
30
68180
2571
Každý deň dovoľujeme našim kolegom,
01:22
who are otherwiseinak very,
very nicepekný people,
31
70751
2214
ktorí sú v iných ohľadoch
veľmi dobrí ľudia,
01:24
to stealkradnúť from us.
32
72965
1667
okradnúť nás.
01:26
And I'm talkingrozprávanie about something farďaleko
more valuablecenný than officekancelária furniturenábytok.
33
74632
4078
Mám na mysli niečo oveľa hodnotnejšie
ako kancelársky nábytok.
01:30
I'm talkingrozprávanie about time. Your time.
34
78710
3029
Hovorím o čase. Vašom čase.
01:33
In factskutočnosť, I believe that
35
81739
2653
Myslím, že sa nachádzame
uprostred celosvetovej epidémie
01:36
we are in the middleprostredný
of a globalglobálnej epidemicepidémie
36
84392
2485
novej hroznej choroby s názvom SBP [MAS]:
01:38
of a terriblepríšerný newNový illnesschoroba
knownznámy as MASMAS:
37
86877
5040
Syndróm bezmyšlienkovitého prijímania
[Mindless Accept Syndrome]
01:43
MindlessBezduché AcceptPrijať SyndromeSyndróm.
38
91917
2273
01:46
(LaughterSmiech)
39
94190
1894
(smiech)
Hlavné príznaky syndrómu
bezmyšlienkovitého prijímania sú
01:48
The primaryprimárny symptompríznak of
MindlessBezduché AcceptPrijať SyndromeSyndróm
40
96084
2701
prijímať pozvania
01:50
is just acceptingprijatie a meetingstretnutie invitationpozvanie
the minuteminúta it popsPops up in your calendarkalendár.
41
98785
3920
hneď čo sa objavia v kalendári.
(smiech)
01:54
(LaughterSmiech)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntarynedobrovoľný reflexreflexdingDing,
clickcvaknutie, bingBing — it's in your calendarkalendár,
43
103975
3668
Je to podmienený reflex,
ding klik bing a je vo vašom kalendári.
01:59
"GottaMusíš go, I'm already lateneskoro
for a meetingstretnutie." (LaughterSmiech)
44
107643
3293
„Už musím ísť, meškám na poradu.“
(smiech)
02:02
MeetingsStretnutia are importantdôležitý, right?
45
110936
2387
Porady sú dôležité, však?
02:05
And collaborationspolupráca is keykľúč to
the successúspech of any enterpriseEnterprise.
46
113323
2946
A spolupráca je kľúčom k úspechu firmy.
Dobre zorganizovaná porada môže
02:08
And a well-rundobre-beh meetingstretnutie can yieldvýťažok
really positivepozitívne, actionabležalovateľné resultsvýsledok.
47
116269
3393
priniesť pozitívne a použiteľné výsledky.
02:11
But betweenmedzi globalizationglobalizácie
48
119662
1758
Uprostred globalizácie
02:13
and pervasiveprenikavý informationinformácie technologytechnológie,
49
121420
2315
a všadeprítomných informačných technológií
02:15
the way that we work
50
123735
1671
sa však náš spôsob práce
02:17
has really changedzmenený dramaticallydramaticky
over the last fewmálo yearsleta.
51
125406
3229
v posledných rokoch dramaticky zmenil.
02:20
And we're miserablebiedny. (LaughterSmiech)
52
128635
3207
Sme na tom biedne.
(smiech)
02:23
And we're miserablebiedny not because the
other guy can't runbeh a good meetingstretnutie,
53
131842
3540
Sme na tom biedne nie preto,
že iní nevedia dobre zorganizovať poradu,
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessBezduché AcceptPrijať SyndromeSyndróm,
54
135382
2812
ale kvôli SBP, nášmu syndrómu
bezmyšlienkovitého prijímania,
02:30
whichktorý is a self-inflictedzavinené woundzranenia.
55
138194
3776
túto ranu si spôsobujeme sami.
02:33
ActuallyVlastne, I have evidencedôkaz to provedokázať
that MASMAS is a globalglobálnej epidemicepidémie.
56
141970
5147
Mám dôkazy o tom, že SBP
je celosvetová epidémia.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Hneď vám vysvetlím prečo.
02:40
A couplepár of yearsleta agopred, I put a videovideo
on YoutubeYouTube, and in the videovideo,
58
148764
4272
Pred pár rokmi som pridal
na YouTube video,
v ktorom som napodobnil všetky možné
02:45
I actedkonal out everykaždý terriblepríšerný
conferencekonferencie call you've ever been on.
59
153036
3198
hrozné konferenčné hovory.
02:48
It goeside on for about fivepäť minutesminúty,
60
156234
1659
Trvá asi 5 minút
02:49
and it has all the things that we
hatenenávidieť about really badzlý meetingsstretnutie.
61
157893
3191
a obsahuje všetko to, čo
neznášame na zlých poradách.
02:53
There's the moderatorModerátor who has
no ideanápad how to runbeh the meetingstretnutie.
62
161084
3343
Je tam moderátor, ktorý nemá ani poňatia
o tom, ako moderovať poradu.
02:56
There are the participantsúčastníci who
have no ideanápad why they're there.
63
164427
2558
Sú tam účastníci, ktorí netušia,
prečo tam sú.
02:58
The wholecelý thing kinddruh of collapsesZbalí
into this collaborativekolaboratívne trainvlak wreckvrak.
64
166985
3703
V istom zmysle sa odohráva akési
spoločné vykoľajenie.
03:02
And everybodyvšetci leaveslisty very angrynahnevaný.
65
170688
2426
Všetci vyjdú nahnevaní.
03:05
It's kinddruh of funnysmiešny.
66
173114
1789
Je celkom vtipné.
03:06
(LaughterSmiech)
67
174903
1583
(smiech)
03:08
Let's take a quickrýchly look.
68
176486
2152
Pozrime si kúsok videa.
(video)
Naším dnešným cieľom je
03:10
(VideoVideo) Our goalcieľ todaydnes is to come to an
agreementdohoda on a very importantdôležitý proposalnávrh.
69
178638
3827
zhodnúť sa na veľmi dôležitom návrhu.
Ako skupina musíme rozhodnúť...
03:14
As a groupskupina, we need to deciderozhodnúť if —
70
182465
2087
03:16
bloopbloop bloopbloop
71
184552
2779
blup blup...
(smiech)
03:19
Hiahoj, who just joinedpripojila?
72
187331
3567
Dobrý deň, kto sa pripojil?
03:22
Hiahoj, it's JoeJoe. I'm workingpracovný from home todaydnes.
73
190898
3012
Dobrý deň, tu je Joe.
Dnes pracujem z domu.
03:25
(LaughterSmiech)
74
193910
1890
(smiech)
03:27
Hiahoj, JoeJoe. Thanksvďaka for
joiningspájanie us todaydnes, great.
75
195800
3068
Dobrý deň, Joe. Cením si,
že ste sa k nám pridali, výborne.
Vravel som, zvolali sme veľa ľudí,
03:30
I was just sayingpríslovie, we have a lot of people
on the call we'dmy by sme like to get throughskrz,
76
198868
2790
03:33
so let's skippreskočiť the rollrožok call
77
201658
1634
nejdem preto registrovať,
03:35
and I'm gonna diveponoriť right in.
78
203292
2673
kto je prítomný, a hneď začnem.
03:37
Our goalcieľ todaydnes is to come to an
agreementdohoda on a very importantdôležitý proposalnávrh.
79
205965
3875
Naším dnešným cieľom je zhodnúť sa
na jednom veľmi dôležitom návrhu.
03:41
As a groupskupina, we need to deciderozhodnúť if —
80
209840
2565
Ako skupina by sme mali rozhodnúť, či...
03:44
bloopbloop bloopbloop
81
212405
1293
blup, blup...
03:45
(LaughterSmiech)
82
213698
1463
(smiech)
03:47
Hiahoj, who just joinedpripojila?
83
215161
2023
Dobrý deň, kto sa pripojil?
03:49
No? I thought I heardpočul a beeppípnutie. (LaughterSmiech)
84
217184
4809
Nikto? Zdalo sa mi, že som počul pípnutie.
(smiech)
03:53
SoundZvuk familiaroboznameny?
85
221993
1636
Je vám to povedomé?
03:55
Yeah, it soundszvuky familiaroboznameny
to me, too.
86
223629
1977
Áno, mne je to tiež povedomé.
03:57
A couplepár of weekstýždne after I put that onlineon-line,
87
225606
2056
Pár týždňov po nahratí videa
03:59
500,000 people in dozensveľa of countrieskrajiny,
88
227662
2801
ho videlo 500 000 ľudí
04:02
I mean dozensveľa of countrieskrajiny,
89
230463
1640
z desiatok krajín,
04:04
watchedsledoval this videovideo.
90
232103
1184
áno, z desiatok krajín.
04:05
And threetri yearsleta laterneskôr, it's still gettingzískavanie
thousandstisíce of viewsnázory everykaždý monthmesiac.
91
233287
3354
3 roky nato sa stále prehráva
stovky ráz mesačne.
04:08
It's closeZavrieť to about a millionmilión right now.
92
236641
1967
Čoskoro dosiahne milión pozretí.
04:10
And in factskutočnosť, some of the biggestnajväčším
companiesspoločnosti in the worldsvet,
93
238608
2008
Niektoré z najväčších svetových firiem,
04:12
companiesspoločnosti that you've
heardpočul of but I won'tnebude namenázov,
94
240616
1910
firiem, ktoré poznáte,
ale nebudem menovať,
04:14
have askedspýtal for my permissiondovolenia to use
this videovideo in theirich new-hirenový prenájom trainingvýcvik
95
242526
3895
ma požiadali o povolenie
používať toto video na školenie
nových zamestnancov,
04:18
to teachvyučovať theirich newNový employeeszamestnanci how
not to runbeh a meetingstretnutie at theirich companyspoločnosť.
96
246421
4249
aby ich naučili ako
neviesť firemnú poradu.
04:22
And if the numbersčísla
97
250670
1485
Ak tieto čísla,
milión prehratí a všetky tie firmy,
04:24
there are a millionmilión viewsnázory and it's
beingbytia used by all these companiesspoločnosti
98
252155
2381
nie sú dostatočným dôkazom
04:26
aren'tnie sú enoughdosť proofdôkaz that we have
a globalglobálnej problemproblém with meetingsstretnutie,
99
254536
3526
o tom, že porady sú celosvetový problém,
04:30
there are the manyveľa, manyveľa thousandstisíce
100
258062
1777
mám aj tisícky
04:31
of commentskomentáre postedvyslaný onlineon-line
101
259839
1620
online komentárov,
04:33
after the videovideo wentšiel up.
102
261459
2188
ktoré sa objavili po publikovaní videa.
04:35
ThousandsTisíce of people wrotenapísal things like,
103
263647
1974
Tisícky ľudí napísali niečo ako:
04:37
"OMGOMG, that was my day todaydnes!"
104
265621
1854
„Pane bože, dnes sa stalo presne toto!“
04:39
"That was my day everykaždý day!"
105
267475
1963
„Toto sa deje každý deň!“
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
„To je môj život.“
04:42
One guy wrotenapísal,
107
270597
930
Jeden chlapík napísal:
„Je to vtipné, lebo to je pravda.
04:43
"It's funnysmiešny because it's truepravdivý.
108
271527
1539
04:45
EerilyDesivo, sadlySmutne, depressinglydepresívne truepravdivý.
109
273066
1907
Znepokojujúca, smutná
a deprimujúca pravda.
04:46
It madevyrobený me laughsmiech untilkým I criedplakala.
110
274973
1718
Smial som sa až do plaču.
04:48
And criedplakala. And I criedplakala some more."
111
276691
2750
A potom som plakal.
A potom som plakal ďalej.“
04:51
(LaughterSmiech)
112
279441
1632
(smiech)
04:53
This poorchudobný guy said,
113
281073
1461
Tento úbohý človek povedal:
04:54
"My dailydenná life untilkým
retirementodchod do dôchodku or deathúmrtia, sighpovzdych."
114
282534
5077
„Môj každodenný život až
do dôchodku alebo smrti. Vzdych.“
04:59
These are realskutočný quotesquotes
115
287611
1400
Ľudia to skutočne povedali a je to smutné.
05:01
and it's realskutočný sadsmutný.
116
289011
1799
05:02
A commonobyčajný themetéma runningbezat throughskrz
all of these commentskomentáre onlineon-line
117
290810
2823
Spoločným prvkom všetkých
tých online komentárov je,
05:05
is this fundamentalzákladné beliefviera
that we are powerlessbezmocný
118
293633
2541
že veríme v našu bezmocnosť
robiť niečo iné, ako ísť na porady,
05:08
to do anything other
than go to meetingsstretnutie
119
296174
1901
05:10
and suffertrpieť throughskrz these
poorlyúboho runbeh meetingsstretnutie
120
298075
2378
odtrpieť tie zle vedené porady
05:12
and livežiť to meetzísť anotherďalší day.
121
300453
2089
a žiť s cieľom odbiť si ďalší deň.
05:14
But the truthpravda is, we're
not powerlessbezmocný at all.
122
302542
3141
Pravdou však je, že nie sme bezmocní.
05:17
In factskutočnosť, the cureliek for MASMAS
is right here in our handsruky.
123
305683
3093
Liek na SBP je v skutočnosti
v našich rukách.
Doslova ho máme na dosah.
05:20
It's right at our fingertipsruky, literallydoslovne.
124
308792
2185
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Volám to Stop SBP!
[No MAS]
05:26
(LaughterSmiech)
126
314238
2230
(smiech)
05:28
WhichKtoré, if I rememberpamätať my
highvysoký schoolškolské Spanishšpanielčina,
127
316468
2398
Ak si dobre pamätám hodiny španielčiny,
05:30
meansprostriedky something like,
"EnoughDosť already, make it stop!"
128
318866
2791
znamená to „Už by stačilo!“. [No MAS]
05:33
Here'sTu je how No MASMAS
workspráce. It's very simpleprostý.
129
321657
2752
Stop SBP funguje jednoducho.
05:36
First of all, the nextĎalšie time you
get a meetingstretnutie invitationpozvanie
130
324409
3197
Po prvé, keď najbližšie dostanete pozvanie
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformácie in it at all,
131
327606
2847
bez ďalších informácií,
kliknite na tlačidlo Možno.
05:42
clickcvaknutie the tentativenezáväzne buttongombík!
132
330453
1840
05:44
It's okay, you're allowedpovolený,
that's why it's there.
133
332293
2450
Nič sa nedeje, môžete to
urobiť, preto tam je.
Je vedľa tlačidla Prijať.
05:46
It's right nextĎalšie to the acceptsúhlasiť buttongombík.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe buttongombík, or whateverHocičo buttongombík
is there for you not to acceptsúhlasiť immediatelyokamžite.
135
336252
3594
Je to tlačidlo Možno alebo iné tlačidlo,
ktoré umožňuje neprijať pozvanie okamžite.
05:51
Then, get in touchdotyk with the persončlovek
who askedspýtal you to the meetingstretnutie.
136
339846
3783
Potom kontaktujte
odosielateľa pozvania.
05:55
Tell them you're very excitedvzrušený
to supportpodpora theirich work,
137
343629
2586
Opíšte mu svoje nadšenie
podporiť jeho prácu,
05:58
askopýtať sa them what the goalcieľ
of the meetingstretnutie is,
138
346215
2015
opýtajte sa ho na cieľ
porady a napíšte mu,
06:00
and tell them you're interestedzáujem in learningštúdium
how you can help them achievedosiahnuť theirich goalcieľ.
139
348230
3687
že by ste radi vedeli,
ako mu ho môžete pomôcť dosiahnuť.
06:03
And if we do this oftenčasto enoughdosť,
140
351917
1928
Ak to budeme robiť často a s úctou,
06:05
and we do it respectfullyúctivo,
141
353845
1338
06:07
people mightsila startštart to be
a little bittrocha more thoughtfulpremýšľavý
142
355183
2037
možno ostatní začnú vytvárať
06:09
about the way they put togetherspolu
meetingstretnutie invitationspozvánky.
143
357220
2462
pozvania ohľaduplnejšie.
06:11
And you can make more thoughtfulpremýšľavý
decisionsrozhodnutie about acceptingprijatie it.
144
359682
2852
A vy sa budete môcť rozumnejšie
rozhodnúť, či ich prijmete.
06:14
People mightsila actuallyvlastne startštart
sendingodoslanie out agendasprogramy schôdzí. ImaginePredstavte si!
145
362534
3260
Dokonca môžete začať posielať
programy. Predstavte si to!
06:17
Or they mightsila not have a conferencekonferencie call
with 12 people to talk about a statuspostavenie
146
365794
3748
Alebo môžete nezvolať prednášku
s 12 účastníkmi o nejakom stave,
06:21
when they could just do a quickrýchly
emaile-mail and get it donehotový with.
147
369542
3283
ak môžete iba rozposlať
krátky e-mail a vyriešiť to hneď.
06:24
People just mightsila startštart to changezmena theirich
behaviorsprávanie because you changedzmenený yourstvoj.
148
372825
4834
Ostatní možno začnú meniť svoje správanie,
lebo sa zmenilo to vaše.
06:29
And they just mightsila bringpriniesť
your chairstoličky back, too. (LaughterSmiech)
149
377659
3485
Možno vám dokonca vrátia stoličku.
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
Stop SBP!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Ďakujem.
06:35
(ApplausePotlesk).
152
383959
2066
(potlesk)
Translated by Lucia Daubnerova
Reviewed by Linda Magáthová

▲Back to top

ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com