English-Video.net comment policy

The comment field is common to all languages

Let's write in your language and use "Google Translate" together

Please refer to informative community guidelines on TED.com

TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Làm thế nào để cứu thế giới (hay ít nhất là chính bạn) khỏi những buổi họp tệ hại

Filmed
Views 2,140,492

Một bệnh dịch từ những cuộc họp tệ hại, quá tải và không hiểu quả đang hoành hành trong thế giới doanh nghiệp - và làm cho các nhân viên phải khổ sở. David Grady có vài ý tưởng để ngăn chặn nó.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Hãy hình dung
00:13
PictureHình ảnh this:
một buổi sáng thứ hai
00:14
It's MondayThứ hai morningbuổi sáng,
bạn đến văn phòng
00:15
you're at the officevăn phòng,
sẵn sàng cho một ngày làm việc
00:16
you're settlinggiải quyết in for the day at work,
đột nhiên, một gã bạn
chỉ quen xã giao
00:18
and this guy that you sortsắp xếp of
recognizenhìn nhận from down the hallđại sảnh,
đến phòng và lấy
chiếc ghế của bạn đi
00:21
walksđi bộ right into your cubicleTủ
00:23
and he stealsđánh cắp your chaircái ghế.
mà không nói lấy một lời.
00:24
Doesn't say a wordtừ
00:25
just rollsBánh cuốn away with it.
Chẳng cho bạn
chút thông tin nào
00:27
Doesn't give you any informationthông tin
about why he tooklấy your chaircái ghế
về lý do lấy ghế của bạn
00:29
out of all the other chairsnhieu cai ghe
that are out there.
thay vì biết bao
cái khác ngoài kia.
00:31
Doesn't acknowledgecông nhận the factthực tế
that you mightcó thể need your chaircái ghế
Cũng không cần biết liệu bạn
có cần chiếc ghế đó để làm việc hôm nay.
00:34
to get some work donelàm xong todayhôm nay.
Nếu không chống lại
bạn sẽ rất khó chịu
00:35
You wouldn'tsẽ không standđứng for
it. You'dBạn sẽ make a stinkbốc mùi.
thế là bạn theo
về phòng của gã
00:37
You'dBạn sẽ followtheo that guy
back to his cubicleTủ
và nói rằng:
"Tại sao lại lấy ghế của tôi?"
00:39
and you'dbạn muốn say, "Why my chaircái ghế?"
Giờ là buổi sáng thứ ba
và bạn đang ở văn phòng
00:43
Okay, so now it's TuesdayThứ ba morningbuổi sáng
and you're at the officevăn phòng,
một lời mời họp
bất ngờ hiện ra trên lịch của bạn.
00:47
and a meetinggặp gỡ invitationlời mời popshiện ra
up in your calendarlịch.
(Tiếng cười)
00:50
(LaughterTiếng cười)
Và đó là từ một phụ nữ
mà bạn chỉ quen xã giao
00:51
And it's from this womanđàn bà who you
kindloại of know from down the hallđại sảnh,
cuộc họp về một dự án mà
bạn chỉ biết sơ sơ
00:54
and the subjectmôn học linehàng referencestài liệu tham khảo some
projectdự án that you heardnghe a little bitbit about.
chẳng có chương trình cụ thể
00:58
But there's no agendachương trình nghị sự.
không có một thông tin nào
về lý do bạn được mời
01:00
There's no informationthông tin about why
you were invitedđược mời to the meetinggặp gỡ.
dù gì thì bạn cũng đồng ý
đến cuộc họp.
01:03
And yetchưa you acceptChấp nhận the
meetinggặp gỡ invitationlời mời, and you go.
Khi cái cuộc họp quá là
không hữu ích này kết thúc,
01:07
And when this highlycao
unproductivekhông sanh sản sessionphiên họp is over,
bạn quay lại bàn làm việc
đứng đó và than rằng:
01:10
you go back to your deskbàn,
01:12
and you standđứng at your
deskbàn and you say,
"Trời, giá mà tôi lấy lại được
hai tiếng đồng hồ
01:14
"BoyCậu bé, I wishmuốn I had those two hoursgiờ back,
như là với cái ghế của mình vậy"
01:16
like I wishmuốn I had my chaircái ghế back."
(Tiếng cười)
01:18
(LaughterTiếng cười)
Mỗi ngày, chúng ta
đã để cho đồng nghiệp
01:20
EveryMỗi day, we allowcho phép our coworkersđồng nghiệp,
những người mà
ở mặt khác thì rất rất tốt
01:22
who are otherwisenếu không thì very,
very nicetốt đẹp people,
cướp nó đi từ tay chúng ta.
01:24
to steallấy trộm from us.
Tôi đang nói về thứ
giá trị hơn đồ đạc văn phòng nhiều lần
01:26
And I'm talkingđang nói about something farxa
more valuablequý giá than officevăn phòng furnituređồ nội thất.
Đó là thời gian.
Thời gian của các bạn.
01:30
I'm talkingđang nói about time. Your time.
Trên thực tế, tôi tin rằng
01:33
In factthực tế, I believe that
chúng ta đang bị nhiễm
một căn bệnh dịch toàn cầu
01:36
we are in the middleở giữa
of a globaltoàn cầu epidemicustaw teraz teraz
gọi là MAS: Mindless Accept Syndrome
01:38
of a terriblekhủng khiếp newMới illnessbệnh
knownnổi tiếng as MASMAS:
"Hội chứng đồng ý không suy nghĩ"
01:43
MindlessMindless AcceptChấp nhận SyndromeHội chứng.
(Tiếng cười)
01:46
(LaughterTiếng cười)
Triệu chứng cơ bản là
01:48
The primarysơ cấp symptomtriệu chứng of
MindlessMindless AcceptChấp nhận SyndromeHội chứng
đồng ý bất kỳ lời mời đi họp nào
ngay khi nó xuất hiện trên lịch.
01:50
is just acceptingchấp nhận a meetinggặp gỡ invitationlời mời
the minutephút it popshiện ra up in your calendarlịch.
(Tiếng cười)
01:54
(LaughterTiếng cười)
Đó là một phản xạ vô điều kiện
- ding, click, bing - thế là vào lịch
01:55
It's an involuntarykhông tự nguyện reflexphản xạdingđinh,
clicknhấp chuột, bingBing — it's in your calendarlịch,
"Rồi, phải đi thôi, trễ họp rồi"
(Tiếng cười)
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadyđã latemuộn
for a meetinggặp gỡ." (LaughterTiếng cười)
Họp hành thì rất quan trọng
đúng chứ?
02:02
MeetingsCuộc họp are importantquan trọng, right?
Cộng tác là chìa khóa thành công
của mọi doanh nghiệp
02:05
And collaborationhợp tác is keyChìa khóa to
the successsự thành công of any enterprisedoanh nghiệp.
và một cuộc họp tốt có thể mang lại
những kết quả tích cực và khả thi.
02:08
And a well-runchạy tốt meetinggặp gỡ can yieldnăng suất
really positivetích cực, actionablehữu dụng resultscác kết quả.
Nhưng trong sự toàn cầu hóa
02:11
But betweengiữa globalizationtoàn cầu hoá
và sự thâm nhập
của công nghệ thông tin,
02:13
and pervasivephổ biến informationthông tin technologyCông nghệ,
cách chúng ta làm việc
02:15
the way that we work
đã bị thay đổi đáng kể
những năm gần đây.
02:17
has really changedđã thay đổi dramaticallyđột ngột
over the last fewvài yearsnăm.
Và chúng ta thật khổ sở (Tiếng cười).
02:20
And we're miserablekhổ sở. (LaughterTiếng cười)
Khổ sở không phải vì
không điều hành được một cuộc họp tốt
02:23
And we're miserablekhổ sở not because the
other guy can't runchạy a good meetinggặp gỡ,
mà vì MAS, hội chứng đồng ý
không suy nghĩ của chúng ta,
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptChấp nhận SyndromeHội chứng,
vết thương do chính chúng ta gây ra.
02:30
which is a self-inflictedtự gây ra woundvết thương.
Thực ra, tôi có chứng cứ chứng minh
MAS là dịch bệnh toàn cầu.
02:33
ActuallyTrên thực tế, I have evidencechứng cớ to provechứng minh
that MASMAS is a globaltoàn cầu epidemicustaw teraz teraz.
Để tôi giải thích cho các bạn.
02:39
Let me tell you why.
Vài năm trước, tôi đăng một video
lên Youtube, mà trong đó
02:40
A couplevợ chồng of yearsnăm agotrước, I put a videovideo
on YoutubeYouTube, and in the videovideo,
tôi diễn lại tất cả các cuộc họp
kinh khủng mà bạn từng tham gia.
02:45
I actedhoạt động out everymỗi terriblekhủng khiếp
conferencehội nghị call you've ever been on.
Đoạn video dài khoảng 5 phút
02:48
It goesđi on for about fivesố năm minutesphút,
và nó có tất cả những gì
bạn ghét ở một buổi họp tệ hại.
02:49
and it has all the things that we
hateghét bỏ about really badxấu meetingscuộc họp.
Có người điều hành cuộc họp
không biết cách điều hành.
02:53
There's the moderatorngười điều hành who has
no ideaý kiến how to runchạy the meetinggặp gỡ.
Có thành viên tham gia
mà không biết tại sao họ tham gia.
02:56
There are the participantsngười tham gia who
have no ideaý kiến why they're there.
02:58
The wholetoàn thể thing kindloại of collapsessụp đổ
into this collaborativehợp tác trainxe lửa wreckxác tàu đắm.
Mọi thứ như sụp đổ thành
đống đổ nát của con tàu.
Và mọi người bỏ đi trong giận dữ.
03:02
And everybodymọi người leaves very angrybực bội.
Thật buồn cười.
03:05
It's kindloại of funnybuồn cười.
(Tiếng cười)
03:06
(LaughterTiếng cười)
03:08
Let's take a quicknhanh chóng look.
Hãy xem đoạn video đó.
03:10
(VideoVideo) Our goalmục tiêu todayhôm nay is to come to an
agreementthỏa thuận on a very importantquan trọng proposalđề nghị.
Mục tiêu của chúng ta hôm nay
là thỏa thuận về vấn đề rất quan trọng.
03:14
As a groupnhóm, we need to decidequyết định if —
Là một tập thể, chúng ta cần quyết định ---
bloop bloop ---
03:16
bloopbloop bloopbloop
03:19
HiChào bạn, who just joinedgia nhập?
Oh, xin chào, ai đó?
Joe đây, tôi làm việc tại nhà hôm nay.
03:22
HiChào bạn, it's JoeJoe. I'm workingđang làm việc from home todayhôm nay.
(Tiếng cười)
03:25
(LaughterTiếng cười)
03:27
HiChào bạn, JoeJoe. ThanksCảm ơn for
joininggia nhập us todayhôm nay, great.
Chào Joe, cám ơn
vì đã tham gia.
03:30
I was just sayingnói, we have a lot of people
on the call we'dThứ Tư like to get throughxuyên qua,
Có rất nhiều người tham gia hôm nay
vì thế, hãy bỏ qua phần điểm danh
03:33
so let's skipbỏ qua the rollcuộn call
và tôi sẽ đi ngay vào vấn đề.
03:35
and I'm gonna divelặn right in.
Mục tiêu của ta hôm nay là
thỏa thuận về một vấn đề rất quan trọng.
03:37
Our goalmục tiêu todayhôm nay is to come to an
agreementthỏa thuận on a very importantquan trọng proposalđề nghị.
Là một tập thể, ta cần quyết định ---
bloop bloop — (Tiếng cười)
03:41
As a groupnhóm, we need to decidequyết định if —
03:44
bloopbloop bloopbloop
03:45
(LaughterTiếng cười)
03:47
HiChào bạn, who just joinedgia nhập?
Oh, ai vừa vào đấy?
03:49
No? I thought I heardnghe a beeptiếng kêu bíp. (LaughterTiếng cười)
Không có à? Tôi tưởng
vừa nghe thấy tiếng beep chứ.(Tiếng cười)
Nghe quen chứ?
Đúng rồi, nó cũng quen thuộc với tôi nữa.
03:53
SoundÂm thanh familiarquen?
03:55
Yeah, it soundsâm thanh familiarquen
to me, too.
Vài tuần sau khi tôi đăng nó lên
500,000 người từ hàng tá các quốc gia
03:57
A couplevợ chồng of weekstuần after I put that onlineTrực tuyến,
03:59
500,000 people in dozenshàng chục of countriesquốc gia,
04:02
I mean dozenshàng chục of countriesquốc gia,
đã xem đoạn video này.
04:04
watchedđã xem this videovideo.
Ba năm sau, nó vẫn có
hàng nghìn lượt xem mỗi tháng.
04:05
And threesố ba yearsnăm latermột lát sau, it's still gettingnhận được
thousandshàng nghìn of viewslượt xem everymỗi monththáng.
Giờ đã gần con số một triệu.
04:08
It's closegần to about a milliontriệu right now.
Thực tế, vài trong những
công ty lớn nhất thế giới,
04:10
And in factthực tế, some of the biggestlớn nhất
companiescác công ty in the worldthế giới,
04:12
companiescác công ty that you've
heardnghe of but I won'tsẽ không nameTên,
bạn từng nghe đến
và tôi sẽ không nêu tên
04:14
have askedyêu cầu for my permissionsự cho phép to use
this videovideo in theirhọ new-hiremới thuê trainingđào tạo
đã xin phép tôi được dùng đoạn video đó
trong buổi huấn luyện người mới
04:18
to teachdạy theirhọ newMới employeesnhân viên how
not to runchạy a meetinggặp gỡ at theirhọ companyCông ty.
để dạy họ điều không nên làm
khi điều hành một cuộc họp.
Và nếu những con số, một nghìn lượt xem,
những công ty này
04:22
And if the numberssố
04:24
there are a milliontriệu viewslượt xem and it's
beingđang used by all these companiescác công ty
không đủ để chứng minh
vấn đề toàn cầu từ những cuộc họp
04:26
aren'tkhông phải enoughđủ proofbằng chứng that we have
a globaltoàn cầu problemvấn đề with meetingscuộc họp,
thì hàng ngàn
lời bình luận trên mạng
04:30
there are the manynhiều, manynhiều thousandshàng nghìn
04:31
of commentsbình luận postedđã đăng onlineTrực tuyến
sau khi đoạn video được đăng tải
04:33
after the videovideo wentđã đi up.
hàng ngàn người đã viết thế này
"Ôi trời, ngày hôm nay của tôi là thế đấy!"
04:35
ThousandsHàng ngàn of people wroteđã viết things like,
04:37
"OMGOMG, that was my day todayhôm nay!"
"Ngày nào của tôi cũng thế!"
"Đây là chuyện đời tôi!"
04:39
"That was my day everymỗi day!"
04:41
"This is my life."
04:42
One guy wroteđã viết,
Có người còn viết:
"Thật buồn cười bởi đó là sự thật.
04:43
"It's funnybuồn cười because it's truethật.
04:45
EerilyEerily, sadlyĐáng buồn thay, depressinglydepressingly truethật.
Đúng một cách kì lạ và đáng buồn.
Nó làm tôi cười đến phát khóc.
04:46
It madethực hiện me laughcười untilcho đến I criedkhóc.
Tôi khóc và khóc nhiều hơn nữa."
04:48
And criedkhóc. And I criedkhóc some more."
(Tiếng cười)
04:51
(LaughterTiếng cười)
Người đàn ông tội nghiệp này viết:
"Hàng ngày đến khi nghỉ hưu hay chết"
04:53
This poornghèo nàn guy said,
04:54
"My dailyhằng ngày life untilcho đến
retirementnghỉ hưu or deathtử vong, sightiếng thở dài."
Đây là những lời bình luận thật
và đáng buồn.
04:59
These are realthực quotestrích dẫn
05:01
and it's realthực sadbuồn.
Điểm chung của chúng
là niềm tin rằng
05:02
A commonchung themechủ đề runningđang chạy throughxuyên qua
all of these commentsbình luận onlineTrực tuyến
05:05
is this fundamentalcăn bản beliefniềm tin
that we are powerlessbất lực
chúng ta không thể làm gì hơn
là đến và chịu đựng
05:08
to do anything other
than go to meetingscuộc họp
những cuộc họp tệ hại thế này
và lay lất qua ngày.
05:10
and sufferđau khổ throughxuyên qua these
poorlykém runchạy meetingscuộc họp
05:12
and livetrực tiếp to meetgặp anotherkhác day.
05:14
But the truthsự thật is, we're
not powerlessbất lực at all.
Sự thật là, ta không hề bất lực.
Trên thực tế, cách chữa trị MAS
ở ngay trong lòng bàn tay bạn.
05:17
In factthực tế, the curechữa khỏi for MASMAS
is right here in our handstay.
05:20
It's right at our fingertipstrong tầm tay, literallynghĩa đen.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
Đó là một thứ mà tôi gọi là No MAS
(Tiếng cười)
05:26
(LaughterTiếng cười)
05:28
Which, if I remembernhớ lại my
highcao schooltrường học SpanishTiếng Tây Ban Nha,
Làm tôi nhớ đến
tiếng Tây Ban Nha hồi cấp ba,
05:30
meanscó nghĩa something like,
"EnoughĐủ alreadyđã, make it stop!"
nghĩa là "đủ rồi, thôi đi!"
05:33
Here'sĐây là how No MASMAS
workscông trinh. It's very simpleđơn giản.
No MAS rất đơn giản.
05:36
First of all, the nextkế tiếp time you
get a meetinggặp gỡ invitationlời mời
Đầu tiên, khi bạn thấy lời mời họp
mà không có thông tin gì cụ thể
05:39
that doesn't have a lot
of informationthông tin in it at all,
ấn "tentative"- tạm thời chưa quyết định
05:42
clicknhấp chuột the tentativedự kiến buttonnút!
Không sao cả, bạn có quyền,
đó là lý do nó ở đó.
05:44
It's okay, you're allowedđược cho phép,
that's why it's there.
05:46
It's right nextkế tiếp to the acceptChấp nhận buttonnút.
Ngay cạnh "accept"- đồng ý
05:48
Or the maybe buttonnút, or whateverbất cứ điều gì buttonnút
is there for you not to acceptChấp nhận immediatelyngay.
hay "maybe" - có lẽ hay bất cứ nút nào
cho biết bạn chưa đồng ý vội.
05:51
Then, get in touchchạm with the personngười
who askedyêu cầu you to the meetinggặp gỡ.
Rồi hãy liên lạc với người mời,
nói với họ bạn rất muốn giúp,
05:55
Tell them you're very excitedbị kích thích
to supportủng hộ theirhọ work,
05:58
askhỏi them what the goalmục tiêu
of the meetinggặp gỡ is,
hỏi họ mục tiêu của cuộc họp
06:00
and tell them you're interestedquan tâm in learninghọc tập
how you can help them achieveHoàn thành theirhọ goalmục tiêu.
và rằng bạn có thể giúp gì
để đạt được mục tiêu đó.
06:03
And if we do this oftenthường xuyên enoughđủ,
Nếu ta làm điều này thường xuyên,
với sự tôn trọng
06:05
and we do it respectfullyTrân trọng,
06:07
people mightcó thể startkhởi đầu to be
a little bitbit more thoughtfulchu đáo
người ta sẽ bắt đầu cẩn trọng hơn
trong việc đưa ra những lời mời
06:09
about the way they put togethercùng với nhau
meetinggặp gỡ invitationslời mời.
và bạn sẽ cẩn trọng hơn
trong việc chấp nhận lời mời.
06:11
And you can make more thoughtfulchu đáo
decisionsquyết định about acceptingchấp nhận it.
06:14
People mightcó thể actuallythực ra startkhởi đầu
sendinggửi out agendaschương trình nghị sự. ImagineHãy tưởng tượng!
Người ta có thể sẽ gửi
lịch trình cuộc họp. Tưởng tượng xem!
06:17
Or they mightcó thể not have a conferencehội nghị call
with 12 people to talk about a statustrạng thái
Hay sẽ không tổ chức họp đường dài
với 12 người, bàn về một việc
06:21
when they could just do a quicknhanh chóng
emaile-mail and get it donelàm xong with.
mà họ có thể chỉ gửi mail là xong.
06:24
People just mightcó thể startkhởi đầu to changethay đổi theirhọ
behaviorhành vi because you changedđã thay đổi yourscủa bạn.
Người ta cũng có thể thay đổi hành động
bởi vì bạn thay đổi hành động của chính mình.
Và họ có thể mang trả
chiếc ghế cho bạn nữa. (Tiếng cười)
06:29
And they just mightcó thể bringmang đến
your chaircái ghế back, too. (LaughterTiếng cười)
No MAS
06:33
No MASMAS!
Xin cảm ơn
06:34
Thank you.
(Tiếng vỗ tay)
06:35
(ApplauseVỗ tay).
Translated by Ha Thu Hai
Reviewed by Nhu PHAM

▲Back to top

About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com