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TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Come salvare il mondo (o almeno, voi stessi) da riunioni improduttive

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Un'epidemia di riunioni improduttive, inefficienti e sovraffollate sta attanagliando il mondo degli affari, rendendo la vita dura ai lavoratori. David Grady condivide alcune idee su come porvi fine.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

PictureFoto this:
Immaginatevi
00:13
It's MondayLunedì morningmattina,
lunedì mattina
00:14
you're at the officeufficio,
siete in ufficio
00:15
you're settlingsedimentazione in for the day at work,
avete una giornata di lavoro davanti
00:16
and this guy that you sortordinare of
recognizericonoscere from down the hallsala,
e questo collega che avete visto
un paio di volte
00:18
walkspasseggiate right into your cubiclecubicolo
viene alla vostra postazione
00:21
and he stealsruba your chairsedia.
e vi ruba la sedia
00:23
Doesn't say a wordparola
Non dice nulla
00:24
just rollsrotoli away with it.
la prende e basta.
00:25
Doesn't give you any informationinformazione
about why he tookha preso your chairsedia
Non vi dice perché ha preso
proprio la vostra
00:27
out of all the other chairssedie
that are out there.
tra tutte le sedie tra cui
poteva scegliere.
00:29
Doesn't acknowledgericonoscere the factfatto
that you mightpotrebbe need your chairsedia
Non si preoccupa del fatto
che quella sedia
00:31
to get some work donefatto todayoggi.
vi serve per lavorare.
00:34
You wouldn'tno standstare in piedi for
it. You'dSi farebbe make a stinkpuzzano.
Non lo accettereste.
Sollevereste un polverone.
00:35
You'dSi farebbe followSeguire that guy
back to his cubiclecubicolo
Lo seguireste
fino alla sua postazione
00:37
and you'dfaresti say, "Why my chairsedia?"
e gli chiedereste,
"Perché la mia sedia?"
00:39
Okay, so now it's TuesdayMartedì morningmattina
and you're at the officeufficio,
Bene. Ora è martedì mattina
e siete in ufficio
00:43
and a meetingincontro invitationinvito popssi apre
up in your calendarcalendario.
e compare sulla vostra agenda
un invito ad una riunione.
00:47
(LaughterRisate)
(Risate)
00:50
And it's from this womandonna who you
kindgenere of know from down the hallsala,
Viene da questa collega
che avrete visto un paio di volte
00:51
and the subjectsoggetto linelinea referencesRiferimenti some
projectprogetto that you heardsentito a little bitpo about.
e ha come oggetto un progetto
di cui avete sentito vagamente parlare
00:54
But there's no agendaordine del giorno.
Ma non c'è un programma.
00:58
There's no informationinformazione about why
you were invitedinvitato to the meetingincontro.
Nessuna informazione sul perché
vi hanno chiamato.
01:00
And yetancora you acceptaccettare the
meetingincontro invitationinvito, and you go.
Ma accettate comunque l'invito
e vi presentate alla riunione.
01:03
And when this highlyaltamente
unproductiveimproduttivo sessionsessione is over,
E alla fine di questa sessione
totalmente improduttiva
01:07
you go back to your deskscrivania,
tornate alla vostra postazione
01:10
and you standstare in piedi at your
deskscrivania and you say,
state alla scrivania e pensate,
01:12
"BoyRagazzo, I wishdesiderio I had those two hoursore back,
"Vorrei proprio riavere
indietro queste due ore
01:14
like I wishdesiderio I had my chairsedia back."
e anche la mia sedia."
01:16
(LaughterRisate)
(Risate)
01:18
EveryOgni day, we allowpermettere our coworkerscolleghe,
Ogni giorno, permettiamo
ai nostri colleghi
01:20
who are otherwisealtrimenti very,
very nicesimpatico people,
persone in altre occasioni
carine e gentili
01:22
to stealrubare from us.
di rubarci qualcosa.
01:24
And I'm talkingparlando about something farlontano
more valuableprezioso than officeufficio furnituremobilia.
Sto parlando di qualcosa di più prezioso
dei mobili dell'ufficio.
01:26
I'm talkingparlando about time. Your time.
Sto parlando del tempo.
Il vostro tempo.
01:30
In factfatto, I believe that
In effetti, penso che siamo
01:33
we are in the middlein mezzo
of a globalglobale epidemicepidemico
nel bel mezzo di un'epidemia globale
01:36
of a terribleterribile newnuovo illnessmalattia
knownconosciuto as MASMAS:
di una terribile malattia
chiamata MAS, in inglese:
01:38
MindlessMindless AcceptAccettare SyndromeSindrome di.
Sindrome da Accettazione Meccanica.
01:43
(LaughterRisate)
(Risate)
01:46
The primaryprimario symptomsintomo of
MindlessMindless AcceptAccettare SyndromeSindrome di
Il sintomo principale del MAS
01:48
is just acceptingaccettare a meetingincontro invitationinvito
the minuteminuto it popssi apre up in your calendarcalendario.
è l'accettare un invito ad una riunione
l'esatto minuto in cui compare.
01:50
(LaughterRisate)
(Risate)
01:54
It's an involuntaryinvolontario reflexriflessodingDing,
clickclic, bingBing — it's in your calendarcalendario,
È un riflesso involontario, ding click
bing, eccolo sull'agenda,
01:55
"GottaDevi go, I'm alreadygià latein ritardo
for a meetingincontro." (LaughterRisate)
"Devo andare, sono già in ritardo
per la riunione" (Risate)
01:59
MeetingsIncontri are importantimportante, right?
Le riunioni sono importanti, no?
02:02
And collaborationcollaborazione is keychiave to
the successsuccesso of any enterpriseimpresa.
E collaborare è la chiave
per il successo di qualsiasi azienda.
02:05
And a well-runben gestito meetingincontro can yielddare la precedenza
really positivepositivo, actionableactionable resultsrisultati.
Una riunione ben gestita può portare
risultati molto positivi e fruibili.
02:08
But betweenfra globalizationglobalizzazione
Ma tra la globalizzazione
02:11
and pervasivepervasivo informationinformazione technologytecnologia,
e la tecnologia sempre più invadente,
02:13
the way that we work
il modo in cui lavoriamo
02:15
has really changedcambiato dramaticallydrammaticamente
over the last fewpochi yearsanni.
è veramente cambiato drasticamente
negli ultimi anni.
02:17
And we're miserablemiserabile. (LaughterRisate)
E siamo molto infelici.
(Risate)
02:20
And we're miserablemiserabile not because the
other guy can't runcorrere a good meetingincontro,
Siamo infelici non perché qualcuno,
non sa condurre una buona riunione
02:23
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptAccettare SyndromeSindrome di,
ma a causa del MAS, la nostra
Sindrome da Accettazione Meccanica,
02:27
whichquale is a self-inflictedauto-inflitto woundferita.
una ferita che ci autoinfliggiamo.
02:30
ActuallyIn realtà, I have evidenceprova to provedimostrare
that MASMAS is a globalglobale epidemicepidemico.
In realtà, ho prove che dimostrano
che il MAS è un'epidemia globale.
02:33
Let me tell you why.
Lasciate che vi spieghi perché.
02:39
A couplecoppia of yearsanni agofa, I put a videovideo
on Youtube, and in the videovideo,
Un paio di anni fa, ho caricato un video
su YouTube, nel quale inscenavo
02:40
I actedha agito out everyogni terribleterribile
conferenceconferenza call you've ever been on.
tutte le terribili riunioni a cui
può capitare di partecipare.
02:45
It goesva on for about fivecinque minutesminuti,
Dura circa cinque minuti
02:48
and it has all the things that we
hateodiare about really badcattivo meetingsincontri.
e comprende tutto ciò
che odiamo delle riunioni.
02:49
There's the moderatorModeratore who has
no ideaidea how to runcorrere the meetingincontro.
Il moderatore che non ha idea di come
si gestisca una riunione.
02:53
There are the participantspartecipanti who
have no ideaidea why they're there.
I partecipanti che non hanno idea
del perché sono lì.
02:56
The wholetotale thing kindgenere of collapsescrolla
into this collaborativecollaborativo traintreno wreckrelitto.
Il tutto crolla in questa specie
di disastro collettivo,
02:58
And everybodytutti leavesle foglie very angryarrabbiato.
e tutti se ne vanno arrabbiati.
03:02
It's kindgenere of funnydivertente.
È quasi divertente.
03:05
(LaughterRisate)
(Risate)
03:06
Let's take a quickveloce look.
Vediamolo velocemente.
03:08
(VideoVideo) Our goalobbiettivo todayoggi is to come to an
agreementaccordo on a very importantimportante proposalproposta.
(Video) Oggi vogliamo raggiungere
un accordo su una proposta molto importante
03:10
As a groupgruppo, we need to decidedecidere if —
Come gruppo, dobbiamo decidere se...
03:14
bloopBloop bloopBloop
biiip biiip...
03:16
HiCiao, who just joinedcongiunto?
Buongiorno, chi si è appena aggiunto?
03:19
HiCiao, it's JoeJoe. I'm workinglavoro from home todayoggi.
Ciao, sono Joe. Oggi lavoro da casa.
03:22
(LaughterRisate)
(Risate)
03:25
HiCiao, JoeJoe. ThanksGrazie for
joiningaccoppiamento us todayoggi, great.
Ciao Joe. Grazie per esserti
unito a noi oggi.
03:27
I was just sayingdetto, we have a lot of people
on the call we'dsaremmo like to get throughattraverso,
Abbiamo molte persone in collegamento oggi
03:30
so let's skipSalta the rollrotolo call
quindi saltiamo le presentazioni
03:33
and I'm gonna divetuffo right in.
e andiamo direttamente al punto.
03:35
Our goalobbiettivo todayoggi is to come to an
agreementaccordo on a very importantimportante proposalproposta.
Oggi vogliamo raggiungere un accordo
su una proposta molto importante
03:37
As a groupgruppo, we need to decidedecidere if —
Come gruppo, dobbiamo decidere se...
03:41
bloopBloop bloopBloop
biiip biiip...
03:44
(LaughterRisate)
(Risate)
03:45
HiCiao, who just joinedcongiunto?
Buongiorno, chi si è appena aggiunto?
03:47
No? I thought I heardsentito a beepbip. (LaughterRisate)
No? Mi pareva di aver sentito un beep.
(Risate)
03:49
SoundSuono familiarfamiliare?
Vi suona familiare?
03:53
Yeah, it soundssuoni familiarfamiliare
to me, too.
Già, suona familiare anche a me.
03:55
A couplecoppia of weekssettimane after I put that onlinein linea,
Due settimane dopo
aver caricato il video
03:57
500,000 people in dozensdozzine of countriespaesi,
500 000 persone da dozzine di paesi,
03:59
I mean dozensdozzine of countriespaesi,
nel senso, dozzine di paesi,
04:02
watchedguardato this videovideo.
lo hanno guardato.
04:04
And threetre yearsanni laterdopo, it's still gettingottenere
thousandsmigliaia of viewsvisualizzazioni everyogni monthmese.
E tre anni dopo, ha ancora migliaia
di visualizzazioni al mese.
04:05
It's closevicino to about a millionmilione right now.
Ci stiamo avvicinando al milione.
04:08
And in factfatto, some of the biggestmaggiore
companiesaziende in the worldmondo,
Alcune tra le aziende
più grandi al mondo,
04:10
companiesaziende that you've
heardsentito of but I won'tnon lo farà namenome,
che conoscete ma che non nominerò,
04:12
have askedchiesto for my permissionautorizzazione to use
this videovideo in theirloro new-hirenuovo-noleggio trainingformazione
mi hanno chiesto il permesso di usare
il video per la formazione dei neoassunti
04:14
to teachinsegnare theirloro newnuovo employeesdipendenti how
not to runcorrere a meetingincontro at theirloro companyazienda.
per insegnare loro come
non si conduce una riunione.
04:18
And if the numbersnumeri
E se queste cifre --
04:22
there are a millionmilione viewsvisualizzazioni and it's
beingessere used by all these companiesaziende
le visualizzazioni, l'uso
da parte delle aziende --
04:24
aren'tnon sono enoughabbastanza proofprova that we have
a globalglobale problemproblema with meetingsincontri,
non sono una prova sufficiente
del problema globale delle riunioni,
04:26
there are the manymolti, manymolti thousandsmigliaia
ci sono migliaia
04:30
of commentsCommenti postedpostato onlinein linea
di commenti pubblicati online
04:31
after the videovideo wentandato up.
dalla pubblicazione del video.
04:33
ThousandsMigliaia of people wroteha scritto things like,
Migliaia di persone
hanno scritto cose come,
04:35
"OMGOMG, that was my day todayoggi!"
"Oh mio Dio, uguale alla mia giornata!"
04:37
"That was my day everyogni day!"
"Mi accade ogni giorno!"
04:39
"This is my life."
"Ecco la mia vita."
04:41
One guy wroteha scritto,
Un ragazzo ha scritto,
04:42
"It's funnydivertente because it's truevero.
"Fa ridere perché è vero.
04:43
EerilyPaurosamente, sadlyPurtroppo, depressinglytristemente truevero.
Paurosamente, tristemente vero.
04:45
It madefatto me laughridere untilfino a I criedpianto.
Mi ha fatto piangere dal ridere.
04:46
And criedpianto. And I criedpianto some more."
E ho pianto. E pianto ancora."
04:48
(LaughterRisate)
(Risate)
04:51
This poorpovero guy said,
Questo povero ragazzo ha detto,
04:53
"My dailyquotidiano life untilfino a
retirementpensionamento or deathmorte, sighsospiro."
"Ecco la mia vita ogni giorno
fino alla pensione, o alla morte, sigh."
04:54
These are realvero quotescitazioni
Sono citazioni reali
04:59
and it's realvero sadtriste.
ed è davvero triste.
05:01
A commonComune themetema runningin esecuzione throughattraverso
all of these commentsCommenti onlinein linea
Un filo conduttore
di questi commenti online
05:02
is this fundamentalfondamentale beliefcredenza
that we are powerlessimpotente
è questa convinzione
di essere impotenti
05:05
to do anything other
than go to meetingsincontri
di poter solo andare
alle riunioni
05:08
and suffersoffrire throughattraverso these
poorlymale runcorrere meetingsincontri
e soffrire a queste riunioni mal gestite
05:10
and livevivere to meetincontrare anotherun altro day.
per poi trascinarsi al giorno dopo.
05:12
But the truthverità is, we're
not powerlessimpotente at all.
Ma in verità, non siamo
per niente impotenti.
05:14
In factfatto, the curecura for MASMAS
is right here in our handsmani.
C'è infatti una cura per il MAS.
05:17
It's right at our fingertipspunta delle dita, literallyletteralmente.
L'abbiamo letteralmente
a portata di mano
05:20
It's something that I call ¡No MASMAS!
Io la chiamo no MAS!
05:22
(LaughterRisate)
(Risate)
05:26
WhichChe, if I rememberricorda my
highalto schoolscuola SpanishSpagnolo,
Che, se ricordo bene
lo spagnolo del liceo
05:28
meanssi intende something like,
"EnoughAbbastanza alreadygià, make it stop!"
significa qualcosa del tipo,
"Ora basta, smettiamola!"
05:30
Here'sQui è how No MASMAS
workslavori. It's very simplesemplice.
Ecco come funziona "No MAS".
È molto semplice.
05:33
First of all, the nextIl prossimo time you
get a meetingincontro invitationinvito
Prima di tutto, la prossima volta
che vi chiameranno ad una riunione
05:36
that doesn't have a lot
of informationinformazione in it at all,
senza spiegarvi nel dettaglio
in cosa consisterà,
05:39
clickclic the tentative buttonpulsante!
cliccate sul tasto "non lo so"!
05:42
It's okay, you're allowedpermesso,
that's why it's there.
Va bene, lo potete fare,
è lì per questo.
05:44
It's right nextIl prossimo to the acceptaccettare buttonpulsante.
Accanto al tasto "accetta".
05:46
Or the maybe buttonpulsante, or whateverqualunque cosa buttonpulsante
is there for you not to acceptaccettare immediatelysubito.
Oppure il tasto "forse", o qualsiasi tasto
che vi permetta di non accettare subito.
05:48
Then, get in touchtoccare with the personpersona
who askedchiesto you to the meetingincontro.
Poi, contattate la persona
che vi ha invitato
05:51
Tell them you're very excitedemozionato
to supportsupporto theirloro work,
e ditele che è un piacere
supportare il suo lavoro,
05:55
askChiedere them what the goalobbiettivo
of the meetingincontro is,
chiedetele che obiettivi ha la riunione,
05:58
and tell them you're interestedinteressato in learningapprendimento
how you can help them achieveraggiungere theirloro goalobbiettivo.
e mostrate interesse in una collaborazione
per raggiungere questi obiettivi.
06:00
And if we do this oftenspesso enoughabbastanza,
Se agissimo così più spesso,
06:03
and we do it respectfullyrispettosamente,
se lo facessimo con rispetto,
06:05
people mightpotrebbe startinizio to be
a little bitpo more thoughtfulriflessivo
le persone comincerebbero
a chiedersi
06:07
about the way they put togetherinsieme
meetingincontro invitationsinviti.
come creare un buon invito
ad una riunione.
06:09
And you can make more thoughtfulriflessivo
decisionsdecisioni about acceptingaccettare it.
E voi potreste cominciare
ad accettare quegli inviti.
06:11
People mightpotrebbe actuallyin realtà startinizio
sendinginvio out agendasordini del giorno. ImagineImmaginate!
Potrebbero cominciare a spedirvi
i programmi dettagliati. Immaginate!
06:14
Or they mightpotrebbe not have a conferenceconferenza call
with 12 people to talk about a statusstato
Oppure eviterebbero di convocare
12 persone per un aggiornamento
06:17
when they could just do a quickveloce
emaile-mail and get it donefatto with.
quando potrebbero mandare
una semplice e-mail e finirla lì.
06:21
People just mightpotrebbe startinizio to changemodificare theirloro
behaviorcomportamento because you changedcambiato yoursil tuo.
I comportamenti delle persone potrebbero
cambiare perché è cambiato il vostro.
06:24
And they just mightpotrebbe bringportare
your chairsedia back, too. (LaughterRisate)
E magari, vi riporterebbero anche la sedia.
(Risate)
06:29
No MASMAS!
No MAS!
06:33
Thank you.
Grazie.
06:34
(ApplauseApplausi).
(Applausi)
06:35
Translated by Alice Nesti
Reviewed by Giusy Bicchierri

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About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com