ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Come salvare il mondo (o almeno, voi stessi) da riunioni improduttive

Filmed:
2,459,605 views

Un'epidemia di riunioni improduttive, inefficienti e sovraffollate sta attanagliando il mondo degli affari, rendendo la vita dura ai lavoratori. David Grady condivide alcune idee su come porvi fine.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

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00:13
PictureFoto this:
0
1272
1377
Immaginatevi
00:14
It's MondayLunedì morningmattina,
1
2649
1093
lunedì mattina
00:15
you're at the officeufficio,
2
3742
1119
siete in ufficio
00:16
you're settlingsedimentazione in for the day at work,
3
4861
1754
avete una giornata di lavoro davanti
00:18
and this guy that you sortordinare of
recognizericonoscere from down the hallsala,
4
6615
2822
e questo collega che avete visto
un paio di volte
00:21
walkspasseggiate right into your cubiclecubicolo
5
9437
1836
viene alla vostra postazione
00:23
and he stealsruba your chairsedia.
6
11273
1402
e vi ruba la sedia
00:24
Doesn't say a wordparola
7
12675
1242
Non dice nulla
00:25
just rollsrotoli away with it.
8
13917
1388
la prende e basta.
00:27
Doesn't give you any informationinformazione
about why he tookha preso your chairsedia
9
15305
2483
Non vi dice perché ha preso
proprio la vostra
00:29
out of all the other chairssedie
that are out there.
10
17788
2111
tra tutte le sedie tra cui
poteva scegliere.
00:31
Doesn't acknowledgericonoscere the factfatto
that you mightpotrebbe need your chairsedia
11
19899
2142
Non si preoccupa del fatto
che quella sedia
00:34
to get some work donefatto todayoggi.
12
22041
1541
vi serve per lavorare.
00:35
You wouldn'tno standstare in piedi for
it. You'dSi farebbe make a stinkpuzzano.
13
23582
2257
Non lo accettereste.
Sollevereste un polverone.
00:37
You'dSi farebbe followSeguire that guy
back to his cubiclecubicolo
14
25839
2027
Lo seguireste
fino alla sua postazione
00:39
and you'dfaresti say, "Why my chairsedia?"
15
27866
3312
e gli chiedereste,
"Perché la mia sedia?"
00:43
Okay, so now it's TuesdayMartedì morningmattina
and you're at the officeufficio,
16
31178
4121
Bene. Ora è martedì mattina
e siete in ufficio
00:47
and a meetingincontro invitationinvito popssi apre
up in your calendarcalendario.
17
35299
2729
e compare sulla vostra agenda
un invito ad una riunione.
00:50
(LaughterRisate)
18
38028
1605
(Risate)
00:51
And it's from this womandonna who you
kindgenere of know from down the hallsala,
19
39633
3076
Viene da questa collega
che avrete visto un paio di volte
00:54
and the subjectsoggetto linelinea referencesRiferimenti some
projectprogetto that you heardsentito a little bitpo about.
20
42709
3805
e ha come oggetto un progetto
di cui avete sentito vagamente parlare
00:58
But there's no agendaordine del giorno.
21
46514
1683
Ma non c'è un programma.
01:00
There's no informationinformazione about why
you were invitedinvitato to the meetingincontro.
22
48197
3076
Nessuna informazione sul perché
vi hanno chiamato.
01:03
And yetancora you acceptaccettare the
meetingincontro invitationinvito, and you go.
23
51273
4616
Ma accettate comunque l'invito
e vi presentate alla riunione.
01:07
And when this highlyaltamente
unproductiveimproduttivo sessionsessione is over,
24
55889
2927
E alla fine di questa sessione
totalmente improduttiva
01:10
you go back to your deskscrivania,
25
58816
1683
tornate alla vostra postazione
01:12
and you standstare in piedi at your
deskscrivania and you say,
26
60499
1509
state alla scrivania e pensate,
01:14
"BoyRagazzo, I wishdesiderio I had those two hoursore back,
27
62008
2663
"Vorrei proprio riavere
indietro queste due ore
01:16
like I wishdesiderio I had my chairsedia back."
28
64671
2003
e anche la mia sedia."
01:18
(LaughterRisate)
29
66674
1506
(Risate)
01:20
EveryOgni day, we allowpermettere our coworkerscolleghe,
30
68180
2571
Ogni giorno, permettiamo
ai nostri colleghi
01:22
who are otherwisealtrimenti very,
very nicesimpatico people,
31
70751
2214
persone in altre occasioni
carine e gentili
01:24
to stealrubare from us.
32
72965
1667
di rubarci qualcosa.
01:26
And I'm talkingparlando about something farlontano
more valuableprezioso than officeufficio furnituremobilia.
33
74632
4078
Sto parlando di qualcosa di più prezioso
dei mobili dell'ufficio.
01:30
I'm talkingparlando about time. Your time.
34
78710
3029
Sto parlando del tempo.
Il vostro tempo.
01:33
In factfatto, I believe that
35
81739
2653
In effetti, penso che siamo
01:36
we are in the middlein mezzo
of a globalglobale epidemicepidemico
36
84392
2485
nel bel mezzo di un'epidemia globale
01:38
of a terribleterribile newnuovo illnessmalattia
knownconosciuto as MASMAS:
37
86877
5040
di una terribile malattia
chiamata MAS, in inglese:
01:43
MindlessMindless AcceptAccettare SyndromeSindrome di.
38
91917
2273
Sindrome da Accettazione Meccanica.
01:46
(LaughterRisate)
39
94190
1894
(Risate)
01:48
The primaryprimario symptomsintomo of
MindlessMindless AcceptAccettare SyndromeSindrome di
40
96084
2701
Il sintomo principale del MAS
01:50
is just acceptingaccettare a meetingincontro invitationinvito
the minuteminuto it popssi apre up in your calendarcalendario.
41
98785
3920
è l'accettare un invito ad una riunione
l'esatto minuto in cui compare.
01:54
(LaughterRisate)
42
102705
1270
(Risate)
01:55
It's an involuntaryinvolontario reflexriflessodingDing,
clickclic, bingBing — it's in your calendarcalendario,
43
103975
3668
È un riflesso involontario, ding click
bing, eccolo sull'agenda,
01:59
"GottaDevi go, I'm alreadygià latein ritardo
for a meetingincontro." (LaughterRisate)
44
107643
3293
"Devo andare, sono già in ritardo
per la riunione" (Risate)
02:02
MeetingsIncontri are importantimportante, right?
45
110936
2387
Le riunioni sono importanti, no?
02:05
And collaborationcollaborazione is keychiave to
the successsuccesso of any enterpriseimpresa.
46
113323
2946
E collaborare è la chiave
per il successo di qualsiasi azienda.
02:08
And a well-runben gestito meetingincontro can yielddare la precedenza
really positivepositivo, actionableactionable resultsrisultati.
47
116269
3393
Una riunione ben gestita può portare
risultati molto positivi e fruibili.
02:11
But betweenfra globalizationglobalizzazione
48
119662
1758
Ma tra la globalizzazione
02:13
and pervasivepervasivo informationinformazione technologytecnologia,
49
121420
2315
e la tecnologia sempre più invadente,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
il modo in cui lavoriamo
02:17
has really changedcambiato dramaticallydrammaticamente
over the last fewpochi yearsanni.
51
125406
3229
è veramente cambiato drasticamente
negli ultimi anni.
02:20
And we're miserablemiserabile. (LaughterRisate)
52
128635
3207
E siamo molto infelici.
(Risate)
02:23
And we're miserablemiserabile not because the
other guy can't runcorrere a good meetingincontro,
53
131842
3540
Siamo infelici non perché qualcuno,
non sa condurre una buona riunione
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptAccettare SyndromeSindrome di,
54
135382
2812
ma a causa del MAS, la nostra
Sindrome da Accettazione Meccanica,
02:30
whichquale is a self-inflictedauto-inflitto woundferita.
55
138194
3776
una ferita che ci autoinfliggiamo.
02:33
ActuallyIn realtà, I have evidenceprova to provedimostrare
that MASMAS is a globalglobale epidemicepidemico.
56
141970
5147
In realtà, ho prove che dimostrano
che il MAS è un'epidemia globale.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Lasciate che vi spieghi perché.
02:40
A couplecoppia of yearsanni agofa, I put a videovideo
on YoutubeYouTube, and in the videovideo,
58
148764
4272
Un paio di anni fa, ho caricato un video
su YouTube, nel quale inscenavo
02:45
I actedha agito out everyogni terribleterribile
conferenceconferenza call you've ever been on.
59
153036
3198
tutte le terribili riunioni a cui
può capitare di partecipare.
02:48
It goesva on for about fivecinque minutesminuti,
60
156234
1659
Dura circa cinque minuti
02:49
and it has all the things that we
hateodiare about really badcattivo meetingsincontri.
61
157893
3191
e comprende tutto ciò
che odiamo delle riunioni.
02:53
There's the moderatorModeratore who has
no ideaidea how to runcorrere the meetingincontro.
62
161084
3343
Il moderatore che non ha idea di come
si gestisca una riunione.
02:56
There are the participantspartecipanti who
have no ideaidea why they're there.
63
164427
2558
I partecipanti che non hanno idea
del perché sono lì.
02:58
The wholetotale thing kindgenere of collapsescrolla
into this collaborativecollaborativo traintreno wreckrelitto.
64
166985
3703
Il tutto crolla in questa specie
di disastro collettivo,
03:02
And everybodytutti leavesle foglie very angryarrabbiato.
65
170688
2426
e tutti se ne vanno arrabbiati.
03:05
It's kindgenere of funnydivertente.
66
173114
1789
È quasi divertente.
03:06
(LaughterRisate)
67
174903
1583
(Risate)
03:08
Let's take a quickveloce look.
68
176486
2152
Vediamolo velocemente.
03:10
(VideoVideo) Our goalobbiettivo todayoggi is to come to an
agreementaccordo on a very importantimportante proposalproposta.
69
178638
3827
(Video) Oggi vogliamo raggiungere
un accordo su una proposta molto importante
03:14
As a groupgruppo, we need to decidedecidere if —
70
182465
2087
Come gruppo, dobbiamo decidere se...
03:16
bloopBloop bloopBloop
71
184552
2779
biiip biiip...
03:19
HiCiao, who just joinedcongiunto?
72
187331
3567
Buongiorno, chi si è appena aggiunto?
03:22
HiCiao, it's JoeJoe. I'm workinglavoro from home todayoggi.
73
190898
3012
Ciao, sono Joe. Oggi lavoro da casa.
03:25
(LaughterRisate)
74
193910
1890
(Risate)
03:27
HiCiao, JoeJoe. ThanksGrazie for
joiningaccoppiamento us todayoggi, great.
75
195800
3068
Ciao Joe. Grazie per esserti
unito a noi oggi.
03:30
I was just sayingdetto, we have a lot of people
on the call we'dsaremmo like to get throughattraverso,
76
198868
2790
Abbiamo molte persone in collegamento oggi
03:33
so let's skipSalta the rollrotolo call
77
201658
1634
quindi saltiamo le presentazioni
03:35
and I'm gonna divetuffo right in.
78
203292
2673
e andiamo direttamente al punto.
03:37
Our goalobbiettivo todayoggi is to come to an
agreementaccordo on a very importantimportante proposalproposta.
79
205965
3875
Oggi vogliamo raggiungere un accordo
su una proposta molto importante
03:41
As a groupgruppo, we need to decidedecidere if —
80
209840
2565
Come gruppo, dobbiamo decidere se...
03:44
bloopBloop bloopBloop
81
212405
1293
biiip biiip...
03:45
(LaughterRisate)
82
213698
1463
(Risate)
03:47
HiCiao, who just joinedcongiunto?
83
215161
2023
Buongiorno, chi si è appena aggiunto?
03:49
No? I thought I heardsentito a beepbip. (LaughterRisate)
84
217184
4809
No? Mi pareva di aver sentito un beep.
(Risate)
03:53
SoundSuono familiarfamiliare?
85
221993
1636
Vi suona familiare?
03:55
Yeah, it soundssuoni familiarfamiliare
to me, too.
86
223629
1977
Già, suona familiare anche a me.
03:57
A couplecoppia of weekssettimane after I put that onlinein linea,
87
225606
2056
Due settimane dopo
aver caricato il video
03:59
500,000 people in dozensdozzine of countriespaesi,
88
227662
2801
500 000 persone da dozzine di paesi,
04:02
I mean dozensdozzine of countriespaesi,
89
230463
1640
nel senso, dozzine di paesi,
04:04
watchedguardato this videovideo.
90
232103
1184
lo hanno guardato.
04:05
And threetre yearsanni laterdopo, it's still gettingottenere
thousandsmigliaia of viewsvisualizzazioni everyogni monthmese.
91
233287
3354
E tre anni dopo, ha ancora migliaia
di visualizzazioni al mese.
04:08
It's closevicino to about a millionmilione right now.
92
236641
1967
Ci stiamo avvicinando al milione.
04:10
And in factfatto, some of the biggestmaggiore
companiesaziende in the worldmondo,
93
238608
2008
Alcune tra le aziende
più grandi al mondo,
04:12
companiesaziende that you've
heardsentito of but I won'tnon lo farà namenome,
94
240616
1910
che conoscete ma che non nominerò,
04:14
have askedchiesto for my permissionautorizzazione to use
this videovideo in theirloro new-hirenuovo-noleggio trainingformazione
95
242526
3895
mi hanno chiesto il permesso di usare
il video per la formazione dei neoassunti
04:18
to teachinsegnare theirloro newnuovo employeesdipendenti how
not to runcorrere a meetingincontro at theirloro companyazienda.
96
246421
4249
per insegnare loro come
non si conduce una riunione.
04:22
And if the numbersnumeri
97
250670
1485
E se queste cifre --
04:24
there are a millionmilione viewsvisualizzazioni and it's
beingessere used by all these companiesaziende
98
252155
2381
le visualizzazioni, l'uso
da parte delle aziende --
04:26
aren'tnon sono enoughabbastanza proofprova that we have
a globalglobale problemproblema with meetingsincontri,
99
254536
3526
non sono una prova sufficiente
del problema globale delle riunioni,
04:30
there are the manymolti, manymolti thousandsmigliaia
100
258062
1777
ci sono migliaia
04:31
of commentsCommenti postedpostato onlinein linea
101
259839
1620
di commenti pubblicati online
04:33
after the videovideo wentandato up.
102
261459
2188
dalla pubblicazione del video.
04:35
ThousandsMigliaia of people wroteha scritto things like,
103
263647
1974
Migliaia di persone
hanno scritto cose come,
04:37
"OMGOMG, that was my day todayoggi!"
104
265621
1854
"Oh mio Dio, uguale alla mia giornata!"
04:39
"That was my day everyogni day!"
105
267475
1963
"Mi accade ogni giorno!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Ecco la mia vita."
04:42
One guy wroteha scritto,
107
270597
930
Un ragazzo ha scritto,
04:43
"It's funnydivertente because it's truevero.
108
271527
1539
"Fa ridere perché è vero.
04:45
EerilyPaurosamente, sadlyPurtroppo, depressinglytristemente truevero.
109
273066
1907
Paurosamente, tristemente vero.
04:46
It madefatto me laughridere untilfino a I criedpianto.
110
274973
1718
Mi ha fatto piangere dal ridere.
04:48
And criedpianto. And I criedpianto some more."
111
276691
2750
E ho pianto. E pianto ancora."
04:51
(LaughterRisate)
112
279441
1632
(Risate)
04:53
This poorpovero guy said,
113
281073
1461
Questo povero ragazzo ha detto,
04:54
"My dailyquotidiano life untilfino a
retirementpensionamento or deathmorte, sighsospiro."
114
282534
5077
"Ecco la mia vita ogni giorno
fino alla pensione, o alla morte, sigh."
04:59
These are realvero quotescitazioni
115
287611
1400
Sono citazioni reali
05:01
and it's realvero sadtriste.
116
289011
1799
ed è davvero triste.
05:02
A commonComune themetema runningin esecuzione throughattraverso
all of these commentsCommenti onlinein linea
117
290810
2823
Un filo conduttore
di questi commenti online
05:05
is this fundamentalfondamentale beliefcredenza
that we are powerlessimpotente
118
293633
2541
è questa convinzione
di essere impotenti
05:08
to do anything other
than go to meetingsincontri
119
296174
1901
di poter solo andare
alle riunioni
05:10
and suffersoffrire throughattraverso these
poorlymale runcorrere meetingsincontri
120
298075
2378
e soffrire a queste riunioni mal gestite
05:12
and livevivere to meetincontrare anotherun altro day.
121
300453
2089
per poi trascinarsi al giorno dopo.
05:14
But the truthverità is, we're
not powerlessimpotente at all.
122
302542
3141
Ma in verità, non siamo
per niente impotenti.
05:17
In factfatto, the curecura for MASMAS
is right here in our handsmani.
123
305683
3093
C'è infatti una cura per il MAS.
05:20
It's right at our fingertipspunta delle dita, literallyletteralmente.
124
308792
2185
L'abbiamo letteralmente
a portata di mano
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Io la chiamo no MAS!
05:26
(LaughterRisate)
126
314238
2230
(Risate)
05:28
WhichChe, if I rememberricorda my
highalto schoolscuola SpanishSpagnolo,
127
316468
2398
Che, se ricordo bene
lo spagnolo del liceo
05:30
meanssi intende something like,
"EnoughAbbastanza alreadygià, make it stop!"
128
318866
2791
significa qualcosa del tipo,
"Ora basta, smettiamola!"
05:33
Here'sQui è how No MASMAS
workslavori. It's very simplesemplice.
129
321657
2752
Ecco come funziona "No MAS".
È molto semplice.
05:36
First of all, the nextIl prossimo time you
get a meetingincontro invitationinvito
130
324409
3197
Prima di tutto, la prossima volta
che vi chiameranno ad una riunione
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformazione in it at all,
131
327606
2847
senza spiegarvi nel dettaglio
in cosa consisterà,
05:42
clickclic the tentativeprovvisorio buttonpulsante!
132
330453
1840
cliccate sul tasto "non lo so"!
05:44
It's okay, you're allowedpermesso,
that's why it's there.
133
332293
2450
Va bene, lo potete fare,
è lì per questo.
05:46
It's right nextIl prossimo to the acceptaccettare buttonpulsante.
134
334743
1509
Accanto al tasto "accetta".
05:48
Or the maybe buttonpulsante, or whateverqualunque cosa buttonpulsante
is there for you not to acceptaccettare immediatelysubito.
135
336252
3594
Oppure il tasto "forse", o qualsiasi tasto
che vi permetta di non accettare subito.
05:51
Then, get in touchtoccare with the personpersona
who askedchiesto you to the meetingincontro.
136
339846
3783
Poi, contattate la persona
che vi ha invitato
05:55
Tell them you're very excitedemozionato
to supportsupporto theirloro work,
137
343629
2586
e ditele che è un piacere
supportare il suo lavoro,
05:58
askChiedere them what the goalobbiettivo
of the meetingincontro is,
138
346215
2015
chiedetele che obiettivi ha la riunione,
06:00
and tell them you're interestedinteressato in learningapprendimento
how you can help them achieveraggiungere theirloro goalobbiettivo.
139
348230
3687
e mostrate interesse in una collaborazione
per raggiungere questi obiettivi.
06:03
And if we do this oftenspesso enoughabbastanza,
140
351917
1928
Se agissimo così più spesso,
06:05
and we do it respectfullyrispettosamente,
141
353845
1338
se lo facessimo con rispetto,
06:07
people mightpotrebbe startinizio to be
a little bitpo more thoughtfulriflessivo
142
355183
2037
le persone comincerebbero
a chiedersi
06:09
about the way they put togetherinsieme
meetingincontro invitationsinviti.
143
357220
2462
come creare un buon invito
ad una riunione.
06:11
And you can make more thoughtfulriflessivo
decisionsdecisioni about acceptingaccettare it.
144
359682
2852
E voi potreste cominciare
ad accettare quegli inviti.
06:14
People mightpotrebbe actuallyin realtà startinizio
sendinginvio out agendasordini del giorno. ImagineImmaginate!
145
362534
3260
Potrebbero cominciare a spedirvi
i programmi dettagliati. Immaginate!
06:17
Or they mightpotrebbe not have a conferenceconferenza call
with 12 people to talk about a statusstato
146
365794
3748
Oppure eviterebbero di convocare
12 persone per un aggiornamento
06:21
when they could just do a quickveloce
emaile-mail and get it donefatto with.
147
369542
3283
quando potrebbero mandare
una semplice e-mail e finirla lì.
06:24
People just mightpotrebbe startinizio to changemodificare theirloro
behaviorcomportamento because you changedcambiato yoursil tuo.
148
372825
4834
I comportamenti delle persone potrebbero
cambiare perché è cambiato il vostro.
06:29
And they just mightpotrebbe bringportare
your chairsedia back, too. (LaughterRisate)
149
377659
3485
E magari, vi riporterebbero anche la sedia.
(Risate)
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Grazie.
06:35
(ApplauseApplausi).
152
383959
2066
(Applausi)
Translated by Alice Nesti
Reviewed by Giusy Bicchierri

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ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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David Grady | Speaker | TED.com