ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Cómo salvar el mundo (o al menos a ti mismo) de reuniones malas

Filmed:
2,459,605 views

Una epidemia de reuniones malas, ineficientes y abarrotadas está azotando los negocios del mundo y sumiendo en la desgracia a los trabajadores. David Grady tiene algunas ideas para acabar con eso.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

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00:13
PictureImagen this:
0
1272
1377
Imaginen esto:
00:14
It's Mondaylunes morningMañana,
1
2649
1093
Es lunes por la mañana,
00:15
you're at the officeoficina,
2
3742
1119
y estás en la oficina,
00:16
you're settlingasentamiento in for the day at work,
3
4861
1754
preparándote para el día de trabajo,
00:18
and this guy that you sortordenar of
recognizereconocer from down the hallsala,
4
6615
2822
y este tipo que reconoces
más o menos del pasillo,
00:21
walkscamina right into your cubiclecubículo
5
9437
1836
llega a tu cubículo
00:23
and he stealsroba your chairsilla.
6
11273
1402
y te roba la silla.
00:24
Doesn't say a wordpalabra
7
12675
1242
No dice una palabra,
00:25
just rollsrollos away with it.
8
13917
1388
solo se la lleva.
00:27
Doesn't give you any informationinformación
about why he tooktomó your chairsilla
9
15305
2483
No te da ninguna explicación
para llevarse tu silla
00:29
out of all the other chairssillas
that are out there.
10
17788
2111
de entre tantas otras sillas
que están por allí.
00:31
Doesn't acknowledgereconocer the facthecho
that you mightpodría need your chairsilla
11
19899
2142
No reconoce que quizás necesites tu silla
00:34
to get some work donehecho todayhoy.
12
22041
1541
para hacer tu trabajo hoy.
00:35
You wouldn'tno lo haría standestar for
it. You'dTu hubieras make a stinkhedor.
13
23582
2257
Tú no lo tolerarías.
Armarías un alboroto.
00:37
You'dTu hubieras followseguir that guy
back to his cubiclecubículo
14
25839
2027
Seguirías el tipo hasta su cubículo
00:39
and you'dtu hubieras say, "Why my chairsilla?"
15
27866
3312
y le dirías:
"¿Por qué mi silla?"
00:43
Okay, so now it's Tuesdaymartes morningMañana
and you're at the officeoficina,
16
31178
4121
Bien, ahora es martes por la mañana
y estás en la oficina,
00:47
and a meetingreunión invitationinvitación popsestalla
up in your calendarcalendario.
17
35299
2729
y una invitación a una reunión
surge en tu calendario.
00:50
(LaughterRisa)
18
38028
1605
(Risas)
00:51
And it's from this womanmujer who you
kindtipo of know from down the hallsala,
19
39633
3076
Y es de esta mujer que conoces
más o menos del pasillo,
y la línea de asunto hace referencia
00:54
and the subjecttema linelínea referencesreferencias some
projectproyecto that you heardoído a little bitpoco about.
20
42709
3805
a algún proyecto de que ya oíste algo.
00:58
But there's no agendaagenda.
21
46514
1683
Pero no hay cualquier programa.
01:00
There's no informationinformación about why
you were invitedinvitado to the meetingreunión.
22
48197
3076
No hay explicación de por qué
fuiste invitado para la reunión.
01:03
And yettodavía you acceptaceptar the
meetingreunión invitationinvitación, and you go.
23
51273
4616
Y sin embargo aceptas
la invitación y vas.
Y cuando acaba esa sesión
altamente improductiva,
01:07
And when this highlyaltamente
unproductiveimproductivo sessionsesión is over,
24
55889
2927
01:10
you go back to your deskescritorio,
25
58816
1683
regresas a tu mesa,
01:12
and you standestar at your
deskescritorio and you say,
26
60499
1509
te quedas en tu mesa y dices:
01:14
"BoyChico, I wishdeseo I had those two hourshoras back,
27
62008
2663
"Chico, ojalá volviera
a recuperar esas dos horas.
01:16
like I wishdeseo I had my chairsilla back."
28
64671
2003
así como mi silla."
01:18
(LaughterRisa)
29
66674
1506
(Risas)
01:20
EveryCada day, we allowpermitir our coworkerscompañeros de trabajo,
30
68180
2571
Todos los días, les permitimos
a nuestros compañeros,
01:22
who are otherwisede otra manera very,
very nicebonito people,
31
70751
2214
que por lo demás son
muy buenas personas,
01:24
to stealrobar from us.
32
72965
1667
que nos roben.
01:26
And I'm talkinghablando about something farlejos
more valuablevalioso than officeoficina furnituremueble.
33
74632
4078
Y me refiero a algo mucho más valioso
que el mobiliario de oficina.
01:30
I'm talkinghablando about time. Your time.
34
78710
3029
Estoy hablando de tiempo.
Tu tiempo.
01:33
In facthecho, I believe that
35
81739
2653
En efecto, creo que estemos
en medio a una epidemia global
01:36
we are in the middlemedio
of a globalglobal epidemicepidemia
36
84392
2485
de una nueva enfermedad
terrible llamada SAI [MAS]:
01:38
of a terribleterrible newnuevo illnessenfermedad
knownconocido as MASMAS:
37
86877
5040
[Mindless Accept Syndrome].
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:43
MindlessImbécil AcceptAceptar SyndromeSíndrome.
38
91917
2273
01:46
(LaughterRisa)
39
94190
1894
(Risas)
Los síntomas básicos del
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:48
The primaryprimario symptomsíntoma of
MindlessImbécil AcceptAceptar SyndromeSíndrome
40
96084
2701
es aceptar inmediatamente invitaciones
01:50
is just acceptingaceptando a meetingreunión invitationinvitación
the minuteminuto it popsestalla up in your calendarcalendario.
41
98785
3920
tan pronto surjan en tu calendario.
01:54
(LaughterRisa)
42
102705
1270
(Risas)
01:55
It's an involuntaryinvoluntario reflexreflejodingtimbre,
clickhacer clic, bingbing — it's in your calendarcalendario,
43
103975
3668
Es un reflejo involuntario;
ding, clic, bing; está en tu calendario,
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadyya latetarde
for a meetingreunión." (LaughterRisa)
44
107643
3293
"Ya me tengo que ir,
me retraso para una reunión." (Risas)
02:02
MeetingsReuniones are importantimportante, right?
45
110936
2387
Las reuniones son importantes,
¿verdad?
02:05
And collaborationcolaboración is keyllave to
the successéxito of any enterpriseempresa.
46
113323
2946
Y la colaboración es clave
para el éxito de una empresa.
Una reunión bien organizada
02:08
And a well-runbien administrado meetingreunión can yieldrendimiento
really positivepositivo, actionableprocesable resultsresultados.
47
116269
3393
puede rendir resultados
positivos y aplicables.
02:11
But betweenEntre globalizationglobalización
48
119662
1758
Pero en medio de la globalización
02:13
and pervasivepenetrante informationinformación technologytecnología,
49
121420
2315
e informática omnipresente,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
la manera como trabajamos
02:17
has really changedcambiado dramaticallydramáticamente
over the last fewpocos yearsaños.
51
125406
3229
se cambió dramáticamente
en los últimos años.
02:20
And we're miserablemiserable. (LaughterRisa)
52
128635
3207
Y somos desgraciados.
(Risas)
02:23
And we're miserablemiserable not because the
other guy can't runcorrer a good meetingreunión,
53
131842
3540
Somos desgraciados no porque
los otros no saben
hacer una buena reunión,
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessImbécil AcceptAceptar SyndromeSíndrome,
54
135382
2812
sino debido al SAI, nuestro
Síndrome de Aceptación Insensata,
02:30
whichcual is a self-inflictedauto infligido woundherida.
55
138194
3776
que es una herida autoinfligida.
02:33
ActuallyActualmente, I have evidenceevidencia to proveprobar
that MASMAS is a globalglobal epidemicepidemia.
56
141970
5147
En verdad, puedo evidenciar
que el SAI es una epidemia global.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Ya les digo por qué.
02:40
A couplePareja of yearsaños agohace, I put a videovídeo
on YoutubeYoutube, and in the videovídeo,
58
148764
4272
Hace algunos años, yo subí
un vídeo en Youtube,
y en el vídeo representé
todas las llamadas
02:45
I actedactuado out everycada terribleterrible
conferenceconferencia call you've ever been on.
59
153036
3198
terribles que suceden en conferencias.
02:48
It goesva on for about fivecinco minutesminutos,
60
156234
1659
Sigue así unos cinco minutos,
02:49
and it has all the things that we
hateodio about really badmalo meetingsreuniones.
61
157893
3191
y contiene todo lo que detestamos
de malas reuniones.
02:53
There's the moderatormoderador who has
no ideaidea how to runcorrer the meetingreunión.
62
161084
3343
Hay el moderador que no tiene idea
de cómo moderar una reunión.
02:56
There are the participantsParticipantes who
have no ideaidea why they're there.
63
164427
2558
Están los participantes que no tienen idea
de por qué están allí.
02:58
The wholetodo thing kindtipo of collapsesse derrumba
into this collaborativecolaborativo traintren wreckruina.
64
166985
3703
Todo se da, en cierto modo,
como un descarrilamiento colaborativo.
03:02
And everybodytodos leaveshojas very angryenojado.
65
170688
2426
Y todos se van enfadados.
03:05
It's kindtipo of funnygracioso.
66
173114
1789
Es un poco gracioso.
03:06
(LaughterRisa)
67
174903
1583
(Risas)
03:08
Let's take a quickrápido look.
68
176486
2152
Echemos un rápido vistazo.
(Vídeo) Nuestra meta hoy es llegar
03:10
(VideoVídeo) Our goalGol todayhoy is to come to an
agreementacuerdo on a very importantimportante proposalpropuesta.
69
178638
3827
a un acuerdo en una
importantísima propuesta.
Como grupo debemos decidir...
03:14
As a groupgrupo, we need to decidedecidir if —
70
182465
2087
03:16
bloopbloop bloopbloop
71
184552
2779
blup blup...
03:19
HiHola, who just joinedunido?
72
187331
3567
Hola, ¿quién se conectó?
03:22
HiHola, it's JoeJoe. I'm workingtrabajando from home todayhoy.
73
190898
3012
Hola, soy Joe. Estoy
trabajando desde casa hoy.
03:25
(LaughterRisa)
74
193910
1890
(Risas)
03:27
HiHola, JoeJoe. ThanksGracias for
joiningunión us todayhoy, great.
75
195800
3068
Hola, Joe. Gracias
por acompañarnos aquí, genial.
Decía, tenemos mucha gente
convocada,
03:30
I was just sayingdiciendo, we have a lot of people
on the call we'dmie like to get throughmediante,
76
198868
2790
03:33
so let's skipomitir the rollrodar call
77
201658
1634
omitamos así pasar lista
03:35
and I'm gonna divebucear right in.
78
203292
2673
y ya voy a comenzar.
03:37
Our goalGol todayhoy is to come to an
agreementacuerdo on a very importantimportante proposalpropuesta.
79
205965
3875
Nuestra meta hoy es llegar a un acuerdo
en una propuesta importantísima.
03:41
As a groupgrupo, we need to decidedecidir if —
80
209840
2565
Como grupo debemos decidir si...
03:44
bloopbloop bloopbloop
81
212405
1293
blup, blup...
03:45
(LaughterRisa)
82
213698
1463
(Risas)
03:47
HiHola, who just joinedunido?
83
215161
2023
Hola, ¿quién se conectó?
03:49
No? I thought I heardoído a beepbip. (LaughterRisa)
84
217184
4809
¿Nadie? Me pareció haber oído un bip.
(Risas)
03:53
SoundSonar familiarfamiliar?
85
221993
1636
¿Les suena familiar?
03:55
Yeah, it soundssonidos familiarfamiliar
to me, too.
86
223629
1977
Sí, a mí me suena familiar también.
03:57
A couplePareja of weekssemanas after I put that onlineen línea,
87
225606
2056
Unas semanas tras haber subido el vídeo,
03:59
500,000 people in dozensdocenas of countriespaíses,
88
227662
2801
500 mil personas de docenas de países,
04:02
I mean dozensdocenas of countriespaíses,
89
230463
1640
sí, de docenas de países,
04:04
watchedmirado this videovídeo.
90
232103
1184
vieron el vídeo.
04:05
And threeTres yearsaños laterluego, it's still gettingconsiguiendo
thousandsmiles of viewspuntos de vista everycada monthmes.
91
233287
3354
Y tres años después, aún se ve
cientos de veces al mes.
04:08
It's closecerca to about a millionmillón right now.
92
236641
1967
Está llegando a un millón
ahora mismo.
04:10
And in facthecho, some of the biggestmás grande
companiescompañías in the worldmundo,
93
238608
2008
Y algunas de las mayores
empresas del mundo,
04:12
companiescompañías that you've
heardoído of but I won'tcostumbre namenombre,
94
240616
1910
empresas que Uds. conocen
pero no las nombraré,
04:14
have askedpreguntó for my permissionpermiso to use
this videovídeo in theirsu new-hirenueva contratación trainingformación
95
242526
3895
me pidieron permiso
para usar este vídeo como formación
de nuevos trabajadores
04:18
to teachenseñar theirsu newnuevo employeesempleados how
not to runcorrer a meetingreunión at theirsu companyempresa.
96
246421
4249
para enseñarles cómo no conducir
una reunión en la empresa.
04:22
And if the numbersnúmeros
97
250670
1485
Y si los números...
—un millón de visualizaciones
y todas esas empresas—
04:24
there are a millionmillón viewspuntos de vista and it's
beingsiendo used by all these companiescompañías
98
252155
2381
no son prueba suficiente
04:26
aren'tno son enoughsuficiente proofprueba that we have
a globalglobal problemproblema with meetingsreuniones,
99
254536
3526
de que reuniones son un problema global,
04:30
there are the manymuchos, manymuchos thousandsmiles
100
258062
1777
hay aún muchos miles
04:31
of commentscomentarios postedal corriente onlineen línea
101
259839
1620
de comentarios publicados en línea
04:33
after the videovídeo wentfuimos up.
102
261459
2188
después de que el vídeo
hubiese sido publicado.
04:35
ThousandsMiles de personas of people wroteescribió things like,
103
263647
1974
Miles de personas escribieron cosas como:
04:37
"OMGDios mio, that was my day todayhoy!"
104
265621
1854
"Dios mío ¡mi día hoy fue lo mismo!"
04:39
"That was my day everycada day!"
105
267475
1963
"¡Era igual todos los días!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Es mi vida."
04:42
One guy wroteescribió,
107
270597
930
Un tipo escribió:
"Es gracioso porque es verdad.
04:43
"It's funnygracioso because it's truecierto.
108
271527
1539
04:45
EerilyEerily, sadlytristemente, depressinglydeprimentemente truecierto.
109
273066
1907
La verdad inquietante,
triste y deprimente.
04:46
It madehecho me laughrisa untilhasta I criedllorado.
110
274973
1718
Me hizo reír hasta llorar.
04:48
And criedllorado. And I criedllorado some more."
111
276691
2750
Y lloré. Y lloré un poco más."
04:51
(LaughterRisa)
112
279441
1632
(Risas)
04:53
This poorpobre guy said,
113
281073
1461
Este pobre hombre dijo:
04:54
"My dailydiariamente life untilhasta
retirementJubilación or deathmuerte, sighsuspiro."
114
282534
5077
"Mi vida diaria hasta la jubilación
o la muerte. Suspiro."
04:59
These are realreal quotescitas
115
287611
1400
Son citas reales y es muy triste.
05:01
and it's realreal sadtriste.
116
289011
1799
05:02
A commoncomún themetema runningcorriendo throughmediante
all of these commentscomentarios onlineen línea
117
290810
2823
Un tema común que surge
en todos esos comentarios en línea
05:05
is this fundamentalfundamental beliefcreencia
that we are powerlessimpotente
118
293633
2541
es esta creencia fundamental
en nuestra impotencia
para cualquiera otra cosa
que no sea ir a reuniones
05:08
to do anything other
than go to meetingsreuniones
119
296174
1901
05:10
and suffersufrir throughmediante these
poorlymal runcorrer meetingsreuniones
120
298075
2378
y sufrir con estas reuniones
mal conducidas
05:12
and livevivir to meetreunirse anotherotro day.
121
300453
2089
y vivir para cumplir un día más.
05:14
But the truthverdad is, we're
not powerlessimpotente at all.
122
302542
3141
Pero la verdad es que no somos
de manera alguna impotentes.
05:17
In facthecho, the curecura for MASMAS
is right here in our handsmanos.
123
305683
3093
De hecho, el remedio del SAI
está en nuestras manos.
Literalmente al alcance de nuestras manos.
05:20
It's right at our fingertipspuntas de los dedos, literallyliteralmente.
124
308792
2185
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Es algo que llamo ¡No SAI!
[No MAS]
05:26
(LaughterRisa)
126
314238
2230
(Risas)
Que si no recuerdo mal
a mi profesora de español,
05:28
WhichCual, if I rememberrecuerda my
highalto schoolcolegio SpanishEspañol,
127
316468
2398
significa algo como:
[No MAS] "¡Basta, ya!"
05:30
meansmedio something like,
"EnoughSuficiente alreadyya, make it stop!"
128
318866
2791
05:33
Here'sAquí está how No MASMAS
workstrabajos. It's very simplesencillo.
129
321657
2752
Como funciona el No MAS SAI .
Es muy simple.
05:36
First of all, the nextsiguiente time you
get a meetingreunión invitationinvitación
130
324409
3197
Primero, la próxima vez que Uds.
reciban una invitación
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformación in it at all,
131
327606
2847
sin mucha información en sí,
hagan clic en el botón
de provisional.
05:42
clickhacer clic the tentativetentativo buttonbotón!
132
330453
1840
05:44
It's okay, you're allowedpermitido,
that's why it's there.
133
332293
2450
Está bien, pueden hacerlo,
por eso está allá.
Está al lado del botón de Aceptar.
05:46
It's right nextsiguiente to the acceptaceptar buttonbotón.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe buttonbotón, or whateverlo que sea buttonbotón
is there for you not to acceptaceptar immediatelyinmediatamente.
135
336252
3594
Es el botón Quizás
o cualquier botón
existente para no aceptar
inmediatamente.
05:51
Then, get in touchtoque with the personpersona
who askedpreguntó you to the meetingreunión.
136
339846
3783
Después, pónganse en contacto
con quien les invitó a la reunión.
05:55
Tell them you're very excitedemocionado
to supportapoyo theirsu work,
137
343629
2586
Díganle de su entusiasmo
para respaldar su trabajo,
05:58
askpedir them what the goalGol
of the meetingreunión is,
138
346215
2015
pregúntenle cuál es
el objetivo de la reunión,
06:00
and tell them you're interestedinteresado in learningaprendizaje
how you can help them achievelograr theirsu goalGol.
139
348230
3687
y díganle que les gustaría saber
cómo pueden ayudarlo
a alcanzar su objetivo.
06:03
And if we do this oftena menudo enoughsuficiente,
140
351917
1928
Y si lo hacemos frecuentemente,
y con respecto,
06:05
and we do it respectfullyrespetuosamente,
141
353845
1338
06:07
people mightpodría startcomienzo to be
a little bitpoco more thoughtfulpensativo
142
355183
2037
quizás se vuelven los otros
más concienzudos
06:09
about the way they put togetherjuntos
meetingreunión invitationsinvitaciones.
143
357220
2462
sobre como crean las invitaciones.
06:11
And you can make more thoughtfulpensativo
decisionsdecisiones about acceptingaceptando it.
144
359682
2852
Y Uds. pueden decidir más
concienzudamente si las aceptan.
06:14
People mightpodría actuallyactualmente startcomienzo
sendingenviando out agendasagendas. ImagineImagina!
145
362534
3260
Pueden incluso mismo empezar
a enviar programas. ¡Imaginen!
06:17
Or they mightpodría not have a conferenceconferencia call
with 12 people to talk about a statusestado
146
365794
3748
O pueden no convocar una conferencia
con 12 personas
para hablar de un estatus,
06:21
when they could just do a quickrápido
emailcorreo electrónico and get it donehecho with.
147
369542
3283
si pueden tan solo
enviar un corto e-mail
y resolverlo luego.
06:24
People just mightpodría startcomienzo to changecambio theirsu
behaviorcomportamiento because you changedcambiado yourstuya.
148
372825
4834
Los otros pueden empezar
a cambiar su comportamiento
a causa de sus cambios.
06:29
And they just mightpodría bringtraer
your chairsilla back, too. (LaughterRisa)
149
377659
3485
Y quizás incluso
le devuelvan la silla. (Risas)
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
¡No MAS SAI!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Gracias.
06:35
(ApplauseAplausos).
152
383959
2066
(Aplausos)
Translated by Gustavo Rocha
Reviewed by Lidia Cámara de la Fuente

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ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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David Grady | Speaker | TED.com