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[email protected] Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Cómo salvar el mundo (o al menos a ti mismo) de reuniones malas

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Una epidemia de reuniones malas, ineficientes y abarrotadas está azotando los negocios del mundo y sumiendo en la desgracia a los trabajadores. David Grady tiene algunas ideas para acabar con eso.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Imaginen esto:
00:13
PictureImagen this:
Es lunes por la mañana,
00:14
It's Mondaylunes morningMañana,
y estás en la oficina,
00:15
you're at the officeoficina,
preparándote para el día de trabajo,
00:16
you're settlingasentamiento in for the day at work,
00:18
and this guy that you sortordenar of
recognizereconocer from down the hallsala,
y este tipo que reconoces
más o menos del pasillo,
llega a tu cubículo
00:21
walkscamina right into your cubiclecubículo
y te roba la silla.
00:23
and he stealsroba your chairsilla.
No dice una palabra,
00:24
Doesn't say a wordpalabra
solo se la lleva.
00:25
just rollsrollos away with it.
No te da ninguna explicación
para llevarse tu silla
00:27
Doesn't give you any informationinformación
about why he tooktomó your chairsilla
de entre tantas otras sillas
que están por allí.
00:29
out of all the other chairssillas
that are out there.
00:31
Doesn't acknowledgereconocer the facthecho
that you mightpodría need your chairsilla
No reconoce que quizás necesites tu silla
para hacer tu trabajo hoy.
00:34
to get some work donehecho todayhoy.
Tú no lo tolerarías.
Armarías un alboroto.
00:35
You wouldn'tno lo haría standestar for
it. You'dTu hubieras make a stinkhedor.
Seguirías el tipo hasta su cubículo
00:37
You'dTu hubieras followseguir that guy
back to his cubiclecubículo
y le dirías:
"¿Por qué mi silla?"
00:39
and you'dtu hubieras say, "Why my chairsilla?"
Bien, ahora es martes por la mañana
y estás en la oficina,
00:43
Okay, so now it's Tuesdaymartes morningMañana
and you're at the officeoficina,
y una invitación a una reunión
surge en tu calendario.
00:47
and a meetingreunión invitationinvitación popsestalla
up in your calendarcalendario.
(Risas)
00:50
(LaughterRisa)
Y es de esta mujer que conoces
más o menos del pasillo,
00:51
And it's from this womanmujer who you
kindtipo of know from down the hallsala,
y la línea de asunto hace referencia
00:54
and the subjecttema linelínea referencesreferencias some
projectproyecto that you heardoído a little bitpoco about.
a algún proyecto de que ya oíste algo.
00:58
But there's no agendaagenda.
Pero no hay cualquier programa.
01:00
There's no informationinformación about why
you were invitedinvitado to the meetingreunión.
No hay explicación de por qué
fuiste invitado para la reunión.
01:03
And yettodavía you acceptaceptar the
meetingreunión invitationinvitación, and you go.
Y sin embargo aceptas
la invitación y vas.
Y cuando acaba esa sesión
altamente improductiva,
01:07
And when this highlyaltamente
unproductiveimproductivo sessionsesión is over,
regresas a tu mesa,
01:10
you go back to your deskescritorio,
te quedas en tu mesa y dices:
01:12
and you standestar at your
deskescritorio and you say,
"Chico, ojalá volviera
a recuperar esas dos horas.
01:14
"BoyChico, I wishdeseo I had those two hourshoras back,
así como mi silla."
01:16
like I wishdeseo I had my chairsilla back."
01:18
(LaughterRisa)
(Risas)
Todos los días, les permitimos
a nuestros compañeros,
01:20
EveryCada day, we allowpermitir our coworkerscompañeros de trabajo,
que por lo demás son
muy buenas personas,
01:22
who are otherwisede otra manera very,
very nicebonito people,
que nos roben.
01:24
to stealrobar from us.
Y me refiero a algo mucho más valioso
01:26
And I'm talkinghablando about something farlejos
more valuablevalioso than officeoficina furnituremueble.
que el mobiliario de oficina.
01:30
I'm talkinghablando about time. Your time.
Estoy hablando de tiempo.
Tu tiempo.
En efecto, creo que estemos
en medio a una epidemia global
01:33
In facthecho, I believe that
01:36
we are in the middlemedio
of a globalglobal epidemicepidemia
de una nueva enfermedad
terrible llamada SAI [MAS]:
01:38
of a terribleterrible newnuevo illnessenfermedad
knownconocido as MASMAS:
[Mindless Accept Syndrome].
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:43
MindlessImbécil AcceptAceptar SyndromeSíndrome.
01:46
(LaughterRisa)
(Risas)
Los síntomas básicos del
Síndrome de la Aceptación Insensata
01:48
The primaryprimario symptomsíntoma of
MindlessImbécil AcceptAceptar SyndromeSíndrome
es aceptar inmediatamente invitaciones
01:50
is just acceptingaceptando a meetingreunión invitationinvitación
the minuteminuto it popsestalla up in your calendarcalendario.
tan pronto surjan en tu calendario.
01:54
(LaughterRisa)
(Risas)
Es un reflejo involuntario;
ding, clic, bing; está en tu calendario,
01:55
It's an involuntaryinvoluntario reflexreflejodingtimbre,
clickhacer clic, bingbing — it's in your calendarcalendario,
"Ya me tengo que ir,
me retraso para una reunión." (Risas)
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadyya latetarde
for a meetingreunión." (LaughterRisa)
Las reuniones son importantes,
¿verdad?
02:02
MeetingsReuniones are importantimportante, right?
Y la colaboración es clave
para el éxito de una empresa.
02:05
And collaborationcolaboración is keyllave to
the successéxito of any enterpriseempresa.
Una reunión bien organizada
02:08
And a well-runbien administrado meetingreunión can yieldrendimiento
really positivepositivo, actionableprocesable resultsresultados.
puede rendir resultados
positivos y aplicables.
02:11
But betweenEntre globalizationglobalización
Pero en medio de la globalización
02:13
and pervasivepenetrante informationinformación technologytecnología,
e informática omnipresente,
la manera como trabajamos
02:15
the way that we work
se cambió dramáticamente
en los últimos años.
02:17
has really changedcambiado dramaticallydramáticamente
over the last fewpocos yearsaños.
Y somos desgraciados.
(Risas)
02:20
And we're miserablemiserable. (LaughterRisa)
Somos desgraciados no porque
02:23
And we're miserablemiserable not because the
other guy can't runcorrer a good meetingreunión,
los otros no saben
hacer una buena reunión,
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessImbécil AcceptAceptar SyndromeSíndrome,
sino debido al SAI, nuestro
Síndrome de Aceptación Insensata,
02:30
whichcual is a self-inflictedauto infligido woundherida.
que es una herida autoinfligida.
02:33
ActuallyActualmente, I have evidenceevidencia to proveprobar
that MASMAS is a globalglobal epidemicepidemia.
En verdad, puedo evidenciar
que el SAI es una epidemia global.
Ya les digo por qué.
02:39
Let me tell you why.
Hace algunos años, yo subí
un vídeo en Youtube,
02:40
A couplePareja of yearsaños agohace, I put a videovídeo
on YoutubeYoutube, and in the videovídeo,
y en el vídeo representé
todas las llamadas
02:45
I actedactuado out everycada terribleterrible
conferenceconferencia call you've ever been on.
terribles que suceden en conferencias.
Sigue así unos cinco minutos,
02:48
It goesva on for about fivecinco minutesminutos,
02:49
and it has all the things that we
hateodio about really badmalo meetingsreuniones.
y contiene todo lo que detestamos
de malas reuniones.
Hay el moderador que no tiene idea
02:53
There's the moderatormoderador who has
no ideaidea how to runcorrer the meetingreunión.
de cómo moderar una reunión.
02:56
There are the participantsParticipantes who
have no ideaidea why they're there.
Están los participantes que no tienen idea
de por qué están allí.
02:58
The wholetodo thing kindtipo of collapsesse derrumba
into this collaborativecolaborativo traintren wreckruina.
Todo se da, en cierto modo,
como un descarrilamiento colaborativo.
03:02
And everybodytodos leaveshojas very angryenojado.
Y todos se van enfadados.
Es un poco gracioso.
03:05
It's kindtipo of funnygracioso.
(Risas)
03:06
(LaughterRisa)
Echemos un rápido vistazo.
03:08
Let's take a quickrápido look.
(Vídeo) Nuestra meta hoy es llegar
03:10
(VideoVídeo) Our goalGol todayhoy is to come to an
agreementacuerdo on a very importantimportante proposalpropuesta.
a un acuerdo en una
importantísima propuesta.
Como grupo debemos decidir...
03:14
As a groupgrupo, we need to decidedecidir if —
blup blup...
03:16
bloopbloop bloopbloop
Hola, ¿quién se conectó?
03:19
HiHola, who just joinedunido?
Hola, soy Joe. Estoy
trabajando desde casa hoy.
03:22
HiHola, it's JoeJoe. I'm workingtrabajando from home todayhoy.
(Risas)
03:25
(LaughterRisa)
Hola, Joe. Gracias
por acompañarnos aquí, genial.
03:27
HiHola, JoeJoe. ThanksGracias for
joiningunión us todayhoy, great.
Decía, tenemos mucha gente
convocada,
03:30
I was just sayingdiciendo, we have a lot of people
on the call we'dmie like to get throughmediante,
omitamos así pasar lista
03:33
so let's skipomitir the rollrodar call
03:35
and I'm gonna divebucear right in.
y ya voy a comenzar.
Nuestra meta hoy es llegar a un acuerdo
03:37
Our goalGol todayhoy is to come to an
agreementacuerdo on a very importantimportante proposalpropuesta.
en una propuesta importantísima.
03:41
As a groupgrupo, we need to decidedecidir if —
Como grupo debemos decidir si...
blup, blup...
03:44
bloopbloop bloopbloop
(Risas)
03:45
(LaughterRisa)
Hola, ¿quién se conectó?
03:47
HiHola, who just joinedunido?
¿Nadie? Me pareció haber oído un bip.
(Risas)
03:49
No? I thought I heardoído a beepbip. (LaughterRisa)
¿Les suena familiar?
03:53
SoundSonar familiarfamiliar?
Sí, a mí me suena familiar también.
03:55
Yeah, it soundssonidos familiarfamiliar
to me, too.
Unas semanas tras haber subido el vídeo,
03:57
A couplePareja of weekssemanas after I put that onlineen línea,
03:59
500,000 people in dozensdocenas of countriespaíses,
500 mil personas de docenas de países,
sí, de docenas de países,
04:02
I mean dozensdocenas of countriespaíses,
04:04
watchedmirado this videovídeo.
vieron el vídeo.
Y tres años después, aún se ve
cientos de veces al mes.
04:05
And threeTres yearsaños laterluego, it's still gettingconsiguiendo
thousandsmiles of viewspuntos de vista everycada monthmes.
Está llegando a un millón
ahora mismo.
04:08
It's closecerca to about a millionmillón right now.
Y algunas de las mayores
empresas del mundo,
04:10
And in facthecho, some of the biggestmás grande
companiescompañías in the worldmundo,
empresas que Uds. conocen
pero no las nombraré,
04:12
companiescompañías that you've
heardoído of but I won'tcostumbre namenombre,
04:14
have askedpreguntó for my permissionpermiso to use
this videovídeo in theirsu new-hirenueva contratación trainingformación
me pidieron permiso
para usar este vídeo como formación
de nuevos trabajadores
04:18
to teachenseñar theirsu newnuevo employeesempleados how
not to runcorrer a meetingreunión at theirsu companyempresa.
para enseñarles cómo no conducir
una reunión en la empresa.
Y si los números...
04:22
And if the numbersnúmeros
—un millón de visualizaciones
y todas esas empresas—
04:24
there are a millionmillón viewspuntos de vista and it's
beingsiendo used by all these companiescompañías
no son prueba suficiente
04:26
aren'tno son enoughsuficiente proofprueba that we have
a globalglobal problemproblema with meetingsreuniones,
de que reuniones son un problema global,
04:30
there are the manymuchos, manymuchos thousandsmiles
hay aún muchos miles
de comentarios publicados en línea
04:31
of commentscomentarios postedal corriente onlineen línea
después de que el vídeo
hubiese sido publicado.
04:33
after the videovídeo wentfuimos up.
Miles de personas escribieron cosas como:
04:35
ThousandsMiles de personas of people wroteescribió things like,
"Dios mío ¡mi día hoy fue lo mismo!"
04:37
"OMGDios mio, that was my day todayhoy!"
"¡Era igual todos los días!"
04:39
"That was my day everycada day!"
"Es mi vida."
04:41
"This is my life."
Un tipo escribió:
"Es gracioso porque es verdad.
04:42
One guy wroteescribió,
04:43
"It's funnygracioso because it's truecierto.
04:45
EerilyEerily, sadlytristemente, depressinglydeprimentemente truecierto.
La verdad inquietante,
triste y deprimente.
04:46
It madehecho me laughrisa untilhasta I criedllorado.
Me hizo reír hasta llorar.
Y lloré. Y lloré un poco más."
04:48
And criedllorado. And I criedllorado some more."
(Risas)
04:51
(LaughterRisa)
Este pobre hombre dijo:
04:53
This poorpobre guy said,
04:54
"My dailydiariamente life untilhasta
retirementJubilación or deathmuerte, sighsuspiro."
"Mi vida diaria hasta la jubilación
o la muerte. Suspiro."
Son citas reales y es muy triste.
04:59
These are realreal quotescitas
05:01
and it's realreal sadtriste.
Un tema común que surge
en todos esos comentarios en línea
05:02
A commoncomún themetema runningcorriendo throughmediante
all of these commentscomentarios onlineen línea
es esta creencia fundamental
en nuestra impotencia
05:05
is this fundamentalfundamental beliefcreencia
that we are powerlessimpotente
para cualquiera otra cosa
que no sea ir a reuniones
05:08
to do anything other
than go to meetingsreuniones
05:10
and suffersufrir throughmediante these
poorlymal runcorrer meetingsreuniones
y sufrir con estas reuniones
mal conducidas
05:12
and livevivir to meetreunirse anotherotro day.
y vivir para cumplir un día más.
Pero la verdad es que no somos
de manera alguna impotentes.
05:14
But the truthverdad is, we're
not powerlessimpotente at all.
De hecho, el remedio del SAI
está en nuestras manos.
05:17
In facthecho, the curecura for MASMAS
is right here in our handsmanos.
Literalmente al alcance de nuestras manos.
05:20
It's right at our fingertipspuntas de los dedos, literallyliteralmente.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
Es algo que llamo ¡No SAI!
[No MAS]
(Risas)
05:26
(LaughterRisa)
Que si no recuerdo mal
a mi profesora de español,
05:28
WhichCual, if I rememberrecuerda my
highalto schoolcolegio SpanishEspañol,
significa algo como:
[No MAS] "¡Basta, ya!"
05:30
meansmedio something like,
"EnoughSuficiente alreadyya, make it stop!"
Como funciona el No MAS SAI .
Es muy simple.
05:33
Here'sAquí está how No MASMAS
workstrabajos. It's very simplesencillo.
Primero, la próxima vez que Uds.
reciban una invitación
05:36
First of all, the nextsiguiente time you
get a meetingreunión invitationinvitación
sin mucha información en sí,
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformación in it at all,
hagan clic en el botón
de provisional.
05:42
clickhacer clic the tentativetentativo buttonbotón!
Está bien, pueden hacerlo,
por eso está allá.
05:44
It's okay, you're allowedpermitido,
that's why it's there.
Está al lado del botón de Aceptar.
05:46
It's right nextsiguiente to the acceptaceptar buttonbotón.
Es el botón Quizás
o cualquier botón
05:48
Or the maybe buttonbotón, or whateverlo que sea buttonbotón
is there for you not to acceptaceptar immediatelyinmediatamente.
existente para no aceptar
inmediatamente.
05:51
Then, get in touchtoque with the personpersona
who askedpreguntó you to the meetingreunión.
Después, pónganse en contacto
con quien les invitó a la reunión.
05:55
Tell them you're very excitedemocionado
to supportapoyo theirsu work,
Díganle de su entusiasmo
para respaldar su trabajo,
05:58
askpedir them what the goalGol
of the meetingreunión is,
pregúntenle cuál es
el objetivo de la reunión,
06:00
and tell them you're interestedinteresado in learningaprendizaje
how you can help them achievelograr theirsu goalGol.
y díganle que les gustaría saber
cómo pueden ayudarlo
a alcanzar su objetivo.
06:03
And if we do this oftena menudo enoughsuficiente,
Y si lo hacemos frecuentemente,
y con respecto,
06:05
and we do it respectfullyrespetuosamente,
06:07
people mightpodría startcomienzo to be
a little bitpoco more thoughtfulpensativo
quizás se vuelven los otros
más concienzudos
sobre como crean las invitaciones.
06:09
about the way they put togetherjuntos
meetingreunión invitationsinvitaciones.
Y Uds. pueden decidir más
concienzudamente si las aceptan.
06:11
And you can make more thoughtfulpensativo
decisionsdecisiones about acceptingaceptando it.
Pueden incluso mismo empezar
a enviar programas. ¡Imaginen!
06:14
People mightpodría actuallyactualmente startcomienzo
sendingenviando out agendasagendas. ImagineImagina!
O pueden no convocar una conferencia
06:17
Or they mightpodría not have a conferenceconferencia call
with 12 people to talk about a statusestado
con 12 personas
para hablar de un estatus,
06:21
when they could just do a quickrápido
emailcorreo electrónico and get it donehecho with.
si pueden tan solo
enviar un corto e-mail
y resolverlo luego.
06:24
People just mightpodría startcomienzo to changecambio theirsu
behaviorcomportamiento because you changedcambiado yourstuya.
Los otros pueden empezar
a cambiar su comportamiento
a causa de sus cambios.
06:29
And they just mightpodría bringtraer
your chairsilla back, too. (LaughterRisa)
Y quizás incluso
le devuelvan la silla. (Risas)
06:33
No MASMAS!
¡No MAS SAI!
Gracias.
06:34
Thank you.
(Aplausos)
06:35
(ApplauseAplausos).
Translated by Gustavo Rocha
Reviewed by Lidia Cámara de la Fuente

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About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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