English-Video.net comment policy

The comment field is common to all languages

Let's write in your language and use "Google Translate" together

Please refer to informative community guidelines on TED.com

[email protected] Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Rädda världen (eller åtminstone dig själv) från dåliga möten

Filmed
Views 2,181,663

En epidemi av dåliga, ineffektiva, överbefolkade möten plågar världens företag, och medarbetarna är bedrövade. David Grady framför här sina tankar kring hur man kan stoppa den.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Föreställ dig följande;
00:13
PictureBild this:
det är måndag morgon,
00:14
It's MondayMåndag morningmorgon-,
du är på kontoret,
00:15
you're at the officekontor,
du förbereder dig för dagens arbete,
00:16
you're settlingbosätta sig in for the day at work,
00:18
and this guy that you sortsortera of
recognizeerkänna from down the hallhall,
då killen som ser bekant ut
och sitter i samma korridor,
00:21
walkspromenader right into your cubicleskåp
går rakt in på din plats
och stjäl din stol.
00:23
and he stealsstjäl your chairstol.
Säger inte ett ord,
00:24
Doesn't say a wordord
bara rullar iväg med den.
00:25
just rollsrullar away with it.
Säger ingeting om varför
han tog just din stol
00:27
Doesn't give you any informationinformation
about why he tooktog your chairstol
av alla stolar som finns på kontoret.
00:29
out of all the other chairsstolar
that are out there.
Bryr sig inte om att du
kanske behöver stolen
00:31
Doesn't acknowledgeerkänna the factfaktum
that you mightmakt need your chairstol
för att få något gjort idag.
00:34
to get some work doneGjort todayi dag.
Du skulle inte acceptera det.
Du skulle bråka.
00:35
You wouldn'tskulle inte standstå for
it. You'dDu skulle make a stinkstinker.
Du skulle följa efter honom
till hans plats
00:37
You'dDu skulle followFölj that guy
back to his cubicleskåp
och säga, "Varför just min stol?"
00:39
and you'ddu skulle say, "Why my chairstol?"
00:43
Okay, so now it's TuesdayTisdag morningmorgon-
and you're at the officekontor,
Okej, nu är det tisdag morgon
och du är på kontoret,
och en mötesinbjudan
dyker upp i din kalender.
00:47
and a meetingmöte invitationinbjudan popsdyker
up in your calendarkalender.
(Skratt)
00:50
(LaughterSkratt)
Det är från kvinnan längre ner
i korridoren som du nästan känner igen,
00:51
And it's from this womankvinna who you
kindsnäll of know from down the hallhall,
00:54
and the subjectämne linelinje referencesreferenser some
projectprojekt that you heardhört a little bitbit about.
och ärenderaden refererar till
ett projekt som du hört lite om.
Men ingen agenda är bifogad.
00:58
But there's no agendadagordning.
01:00
There's no informationinformation about why
you were invitedinbjudna to the meetingmöte.
Det finns inget som talar om
varför just du är inbjuden.
01:03
And yetän you acceptacceptera the
meetingmöte invitationinbjudan, and you go.
Och ändå accepterar du mötesbokningen,
och du går dit.
01:07
And when this highlyi hög grad
unproductiveimproduktiva sessionsession is over,
Och när detta mycket
improduktiva möte är över
går du tillbaka till ditt skrivbord,
01:10
you go back to your deskskrivbord,
du står där och du säger,
01:12
and you standstå at your
deskskrivbord and you say,
"Åh, jag önskar jag kunde
få tillbaka de där timmarna,
01:14
"BoyPojke, I wishönskar I had those two hourstimmar back,
precis som jag önskar att
jag fick min stol."
01:16
like I wishönskar I had my chairstol back."
(Skratt)
01:18
(LaughterSkratt)
Varenda dag tillåter vi våra kollegor,
01:20
EveryVarje day, we allowtillåta our coworkersmedarbetare,
vilka annars är väldigt, väldigt trevliga,
01:22
who are otherwiseannat very,
very nicetrevlig people,
att stjäla från oss.
01:24
to stealstjäla from us.
Jag pratar om något som är
bra mycket mer värdefullt
01:26
And I'm talkingtalande about something farlångt
more valuablevärdefulla than officekontor furnituremöbel.
än kontorsmöbler.
01:30
I'm talkingtalande about time. Your time.
Jag pratar om tid. Er tid.
Jag tror faktiskt att,
01:33
In factfaktum, I believe that
vi befinner oss i en global epidemi
01:36
we are in the middlemitten
of a globalglobal epidemicepidemi
en fruktansvärd ny sjukdom känd som MAS:
01:38
of a terriblefruktansvärd newny illnesssjukdom
knownkänd as MASMAS:
"Mindless Accept Syndrome".
01:43
MindlessMindless AcceptAcceptera SyndromeSyndrom.
(Skratt)
01:46
(LaughterSkratt)
Det viktigaste symtomet
på Mindless Accept Syndrome
01:48
The primaryprimär symptomsymptom of
MindlessMindless AcceptAcceptera SyndromeSyndrom
är att tacka ja till ett möte
direkt när det poppar upp i kalendern.
01:50
is just acceptingatt acceptera a meetingmöte invitationinbjudan
the minuteminut it popsdyker up in your calendarkalender.
(Skratt)
01:54
(LaughterSkratt)
Det är en ofrivillig reflex - pling,
klick, plong - i kalendern,
01:55
It's an involuntaryoavsiktlig reflexReflexdingDing,
clickklick, bingBing — it's in your calendarkalender,
"Måste rusa, jag är redan
sen till ett möte."
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadyredan latesent
for a meetingmöte." (LaughterSkratt)
(Skratt)
02:02
MeetingsMöten are importantViktig, right?
Men möten är väl viktiga?
Och samarbete är nyckeln
till framgång för företag.
02:05
And collaborationsamarbete is keynyckel- to
the successframgång of any enterpriseEnterprise.
Och ett välplanerat möte,
kan ge verkligt positiva resultat.
02:08
And a well-runvälskött meetingmöte can yieldavkastning
really positivepositiv, actionableangripbara resultsresultat.
Men mellan globalisering
02:11
But betweenmellan globalizationglobaliseringen
och nydanande informationsteknologi,
02:13
and pervasivegenomträngande informationinformation technologyteknologi,
har sättet vi arbetar på
02:15
the way that we work
verkligen förändrats dramatiskt
över de senaste åren.
02:17
has really changedändrats dramaticallydramatiskt
over the last few yearsår.
Och vi är bedrövade.
02:20
And we're miserableeländig. (LaughterSkratt)
(Skratt)
Bedrövade, inte för att någon annan
inte skulle kunna hålla ett bra möte,
02:23
And we're miserableeländig not because the
other guy can't runspringa a good meetingmöte,
utan på grund av MAS, vårt
Mindless Accept Syndrome,
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptAcceptera SyndromeSyndrom,
vilket är ett självförvållat sår.
02:30
whichsom is a self-inflictedsjälvförvållad woundsår.
02:33
ActuallyFaktiskt, I have evidencebevis to provebevisa
that MASMAS is a globalglobal epidemicepidemi.
Jag har rentav bevis för
att MAS är en global epidemi.
Låt mig berätta varför.
02:39
Let me tell you why.
För några år sedan, lade jag ut
ett videoklipp på You Tube,
02:40
A couplepar of yearsår agosedan, I put a videovideo-
on YoutubeYouTube, and in the videovideo-,
Jag imiterade varenda hemsk
telefonkonferens du någonsin deltagit i.
02:45
I actedagerat out everyvarje terriblefruktansvärd
conferencekonferens call you've ever been on.
Det håller på i cirka fem minuter,
02:48
It goesgår on for about fivefem minutesminuter,
och det återspeglar allt
som vi avskyr med riktigt dåliga möten.
02:49
and it has all the things that we
hatehata about really baddålig meetingsmöten.
Det finns en moderator som inte har
en aning om hur mötet ska hållas,
02:53
There's the moderatormoderator who has
no ideaaning how to runspringa the meetingmöte.
Det finns deltagare som inte har
en aning om varför de är där.
02:56
There are the participantsdeltagare who
have no ideaaning why they're there.
02:58
The wholehela thing kindsnäll of collapseskollapsar
into this collaborativesamarbete traintåg wreckvraket.
Alltihop liksom havererar.
Och alla lämnar mötet arga.
03:02
And everybodyalla leaveslöv very angryarg.
Det är nästan roligt.
03:05
It's kindsnäll of funnyrolig.
(Skratt)
03:06
(LaughterSkratt)
03:08
Let's take a quicksnabbt look.
Låt oss ta en snabb titt.
03:10
(VideoVideo) Our goalmål todayi dag is to come to an
agreementavtal on a very importantViktig proposalförslag.
(Video) Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:14
As a groupgrupp, we need to decidebesluta if —
Vi måste ta beslut om --
pip pip --
03:16
bloopbloop bloopbloop
(Skratt)
03:19
HiHej, who just joinedfogade?
Hallå, vem ringde precis in?
Hej, det är Joe. Jag jobbar hemifrån idag.
03:22
HiHej, it's JoeJoe. I'm workingarbetssätt from home todayi dag.
(Skratt)
03:25
(LaughterSkratt)
03:27
HiHej, JoeJoe. ThanksTack for
joiningsammanfogning us todayi dag, great.
Hej Joe. Tack för att
du ringde in, toppen.
Som jag precis sa,
vi har många med oss idag,
03:30
I was just sayingsäger, we have a lot of people
on the call we'dvI hADE like to get throughgenom,
så låt oss skippa uppropet
03:33
so let's skiphoppa the rollrulle call
så dyker jag rakt på ämnet.
03:35
and I'm gonna divedyka right in.
Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:37
Our goalmål todayi dag is to come to an
agreementavtal on a very importantViktig proposalförslag.
Vi måste ta beslut om --
03:41
As a groupgrupp, we need to decidebesluta if —
pip pip --
03:44
bloopbloop bloopbloop
(Skratt)
03:45
(LaughterSkratt)
Hallå, vem ringde precis in?
03:47
HiHej, who just joinedfogade?
Ingen? Jag tyckte jag hörde ett pip.
(Skratt)
03:49
No? I thought I heardhört a beeppip. (LaughterSkratt)
Känner ni igen detta?
03:53
SoundLjud familiarbekant?
Japp, det är välbekant för mig också.
03:55
Yeah, it soundsljud familiarbekant
to me, too.
Några veckor efter att jag laddat upp det,
03:57
A couplepar of weeksveckor after I put that onlineuppkopplad,
hade 500 000 människor
i ett dussintal länder,
03:59
500,000 people in dozensdussintals of countriesländer,
jag menar dussintals länder,
04:02
I mean dozensdussintals of countriesländer,
sett videoklippet.
04:04
watchedbetraktade this videovideo-.
Och tre år senare, får det fortfarande
tusentals tittare varje månad.
04:05
And threetre yearsår latersenare, it's still getting
thousandstusentals of viewsvisningar everyvarje monthmånad.
Närmare en miljon har hittills sett det.
04:08
It's closestänga to about a millionmiljon right now.
Faktum är, några av
världens största bolag,
04:10
And in factfaktum, some of the biggeststörsta
companiesföretag in the worldvärld,
välkända bolag, jag nämner inga namn,
04:12
companiesföretag that you've
heardhört of but I won'tvana namenamn,
har bett om min tillåtelse
att använda videon
04:14
have askedfrågade for my permissionlov to use
this videovideo- in theirderas new-hirenytt-hyra trainingutbildning
i sina internutbildningar
04:18
to teachlära theirderas newny employeesanställda how
not to runspringa a meetingmöte at theirderas companyföretag.
för att lära de nyanställda hur man
inte ska hålla möten i deras företag.
Och om siffrorna,
04:22
And if the numberstal
klippet har visats miljoner gånger
och använts av många företag,
04:24
there are a millionmiljon viewsvisningar and it's
beingvarelse used by all these companiesföretag
04:26
aren'tinte enoughtillräckligt proofbevis that we have
a globalglobal problemproblem with meetingsmöten,
inte räcker för att bevisa
att vi har ett globalt problem,
finns det flera, flera tusen
04:30
there are the manymånga, manymånga thousandstusentals
kommentarer som postades
04:31
of commentskommentarer postedPostad onlineuppkopplad
efter att videon lades upp.
04:33
after the videovideo- wentåkte up.
Tusentals människor skrev saker som,
04:35
ThousandsTusentals of people wroteskrev things like,
"Ojoj, så såg min dag ut idag!"
04:37
"OMGOMG, that was my day todayi dag!"
"Sån ser varenda dag ut för mig!"
04:39
"That was my day everyvarje day!"
"Det där är mitt liv."
04:41
"This is my life."
En kille skrev,
04:42
One guy wroteskrev,
"Det är roligt för det är sant.
04:43
"It's funnyrolig because it's truesann.
Hemskt, sorgligt och deprimerande sant.
04:45
EerilyKusligt, sadlyTyvärr, depressinglydeprimerande truesann.
Jag skrattade tills jag grät.
04:46
It madegjord me laughskratt untilfram tills I criedropade.
Och grät. Och grät lite till."
04:48
And criedropade. And I criedropade some more."
(Skratt)
04:51
(LaughterSkratt)
Den stackars killen sade,
04:53
This poorfattig guy said,
"Det är min vardag fram tills jag
pensioneras eller dör, suck."
04:54
"My dailydagligen life untilfram tills
retirementpensionering or deathdöd, sighsuck."
Detta är riktiga citat
04:59
These are realverklig quotescitat
och det är riktigt sorgligt.
05:01
and it's realverklig sadledsen.
Ett genomgående tema
för alla kommentarer online
05:02
A commonallmänning themetema runninglöpning throughgenom
all of these commentskommentarer onlineuppkopplad
är den grundläggande övertygelsen
att vi är maktlösa
05:05
is this fundamentalgrundläggande belieftro
that we are powerlessmaktlös
och inte kan göra något annat än gå dit
05:08
to do anything other
than go to meetingsmöten
och genomlida dessa
dåligt genomförda möten
05:10
and sufferlida throughgenom these
poorlydåligt runspringa meetingsmöten
i hopp om att nästa möte ska bli bättre.
05:12
and liveleva to meetträffa anotherannan day.
Men sanningen är
att vi inte alls är maktlösa.
05:14
But the truthsanning is, we're
not powerlessmaktlös at all.
Faktum är att botemedlet
mot MAS finns i våra händer.
05:17
In factfaktum, the curebota for MASMAS
is right here in our handshänder.
05:20
It's right at our fingertipsfingertoppar, literallybokstavligen.
Det finns bokstavligt talat
i fingertopparna.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
Det är nånting som jag kallar,
Nej till MAS!
(Skratt)
05:26
(LaughterSkratt)
Vilket, om jag minns min skolspanska,
05:28
WhichSom, if I rememberkom ihåg my
highhög schoolskola SpanishSpanska,
betyder ungefär, "Det räcker nu,
sätt stopp för det!"
05:30
meansbetyder something like,
"EnoughTillräckligt alreadyredan, make it stop!"
Så här fungerar Nej till MAS.
Det är väldigt enkelt.
05:33
Here'sHär är how No MASMAS
worksArbetar. It's very simpleenkel.
För det första, nästa gång
du får en mötesinbjudan
05:36
First of all, the nextNästa time you
get a meetingmöte invitationinbjudan
som inte innehåller
någon vettig information,
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformation in it at all,
klicka på Preliminärt-knappen!
05:42
clickklick the tentativetrevande buttonknapp!
Det är tillåtet, det är därför den är där.
05:44
It's okay, you're allowedtillåten,
that's why it's there.
Den finns bredvid Ja-knappen.
05:46
It's right nextNästa to the acceptacceptera buttonknapp.
Eller Kanske-knappen, eller vilken
annan så att du inte klickar ja direkt.
05:48
Or the maybe buttonknapp, or whatevervad som helst buttonknapp
is there for you not to acceptacceptera immediatelyomedelbart.
Därefter, kontakta personen
som bjöd in dig till mötet.
05:51
Then, get in touchRör with the personperson
who askedfrågade you to the meetingmöte.
Tala om att du är glad
att kunna stötta deras arbete,
05:55
Tell them you're very excitedupphetsad
to supportStöd theirderas work,
fråga vad syftet med mötet är,
05:58
askfråga them what the goalmål
of the meetingmöte is,
och säg att du är intresserad av
att hjälpa dem uppnå sina mål.
06:00
and tell them you're interestedintresserad in learninginlärning
how you can help them achieveuppnå theirderas goalmål.
Om vi gör så här tillräckligt ofta,
06:03
And if we do this oftenofta enoughtillräckligt,
och vi gör det med respekt,
06:05
and we do it respectfullyrespektfullt,
kommer folk att tänka efter lite mer
06:07
people mightmakt startStart to be
a little bitbit more thoughtfulomtänksam
kring hur de sätter ihop
mötesinbjudningar.
06:09
about the way they put togethertillsammans
meetingmöte invitationsinbjudningar.
Och du kan göra mer genomtänkta val
om att delta eller inte.
06:11
And you can make more thoughtfulomtänksam
decisionsbeslut about acceptingatt acceptera it.
Folk kanske till och med börjar skicka
med mötesagendor. Tänk er det!
06:14
People mightmakt actuallyfaktiskt startStart
sendingsändning out agendasföredragningslistor. ImagineFöreställ dig!
De håller kanske inte telefonmöte
med tolv personer
06:17
Or they mightmakt not have a conferencekonferens call
with 12 people to talk about a statusstatus
för att prata om en status
06:21
when they could just do a quicksnabbt
emaile-post and get it doneGjort with.
när de istället kan skicka
ett snabbt email och få det avklarat.
Folk kanske till och med börjar ändra
sitt beteende eftersom du har ändrat ditt.
06:24
People just mightmakt startStart to changeByta theirderas
behaviorbeteende because you changedändrats yoursdin.
Och de kanske till och med
lämnar tillbaka din stol. (Skratt)
06:29
And they just mightmakt bringföra
your chairstol back, too. (LaughterSkratt)
Inget mer MAS!
06:33
No MASMAS!
Tack.
06:34
Thank you.
(Applåder)
06:35
(ApplauseApplåder).
Translated by Anette Smedberg
Reviewed by Annika Bidner

▲Back to top

About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com