ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Rädda världen (eller åtminstone dig själv) från dåliga möten

Filmed:
2,459,605 views

En epidemi av dåliga, ineffektiva, överbefolkade möten plågar världens företag, och medarbetarna är bedrövade. David Grady framför här sina tankar kring hur man kan stoppa den.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Double-click the English transcript below to play the video.

00:13
PictureBild this:
0
1272
1377
Föreställ dig följande;
00:14
It's MondayMåndag morningmorgon-,
1
2649
1093
det är måndag morgon,
00:15
you're at the officekontor,
2
3742
1119
du är på kontoret,
00:16
you're settlingbosätta sig in for the day at work,
3
4861
1754
du förbereder dig för dagens arbete,
00:18
and this guy that you sortsortera of
recognizeerkänna from down the hallhall,
4
6615
2822
då killen som ser bekant ut
och sitter i samma korridor,
00:21
walkspromenader right into your cubicleskåp
5
9437
1836
går rakt in på din plats
00:23
and he stealsstjäl your chairstol.
6
11273
1402
och stjäl din stol.
00:24
Doesn't say a wordord
7
12675
1242
Säger inte ett ord,
00:25
just rollsrullar away with it.
8
13917
1388
bara rullar iväg med den.
00:27
Doesn't give you any informationinformation
about why he tooktog your chairstol
9
15305
2483
Säger ingeting om varför
han tog just din stol
00:29
out of all the other chairsstolar
that are out there.
10
17788
2111
av alla stolar som finns på kontoret.
00:31
Doesn't acknowledgeerkänna the factfaktum
that you mightmakt need your chairstol
11
19899
2142
Bryr sig inte om att du
kanske behöver stolen
00:34
to get some work doneGjort todayi dag.
12
22041
1541
för att få något gjort idag.
00:35
You wouldn'tskulle inte standstå for
it. You'dDu skulle make a stinkstinker.
13
23582
2257
Du skulle inte acceptera det.
Du skulle bråka.
00:37
You'dDu skulle followFölj that guy
back to his cubicleskåp
14
25839
2027
Du skulle följa efter honom
till hans plats
00:39
and you'ddu skulle say, "Why my chairstol?"
15
27866
3312
och säga, "Varför just min stol?"
00:43
Okay, so now it's TuesdayTisdag morningmorgon-
and you're at the officekontor,
16
31178
4121
Okej, nu är det tisdag morgon
och du är på kontoret,
00:47
and a meetingmöte invitationinbjudan popsdyker
up in your calendarkalender.
17
35299
2729
och en mötesinbjudan
dyker upp i din kalender.
00:50
(LaughterSkratt)
18
38028
1605
(Skratt)
00:51
And it's from this womankvinna who you
kindsnäll of know from down the hallhall,
19
39633
3076
Det är från kvinnan längre ner
i korridoren som du nästan känner igen,
00:54
and the subjectämne linelinje referencesreferenser some
projectprojekt that you heardhört a little bitbit about.
20
42709
3805
och ärenderaden refererar till
ett projekt som du hört lite om.
00:58
But there's no agendadagordning.
21
46514
1683
Men ingen agenda är bifogad.
01:00
There's no informationinformation about why
you were invitedinbjudna to the meetingmöte.
22
48197
3076
Det finns inget som talar om
varför just du är inbjuden.
01:03
And yetän you acceptacceptera the
meetingmöte invitationinbjudan, and you go.
23
51273
4616
Och ändå accepterar du mötesbokningen,
och du går dit.
01:07
And when this highlyi hög grad
unproductiveimproduktiva sessionsession is over,
24
55889
2927
Och när detta mycket
improduktiva möte är över
går du tillbaka till ditt skrivbord,
01:10
you go back to your deskskrivbord,
25
58816
1683
01:12
and you standstå at your
deskskrivbord and you say,
26
60499
1509
du står där och du säger,
01:14
"BoyPojke, I wishönskar I had those two hourstimmar back,
27
62008
2663
"Åh, jag önskar jag kunde
få tillbaka de där timmarna,
precis som jag önskar att
jag fick min stol."
01:16
like I wishönskar I had my chairstol back."
28
64671
2003
01:18
(LaughterSkratt)
29
66674
1506
(Skratt)
01:20
EveryVarje day, we allowtillåta our coworkersmedarbetare,
30
68180
2571
Varenda dag tillåter vi våra kollegor,
01:22
who are otherwiseannat very,
very nicetrevlig people,
31
70751
2214
vilka annars är väldigt, väldigt trevliga,
01:24
to stealstjäla from us.
32
72965
1667
att stjäla från oss.
01:26
And I'm talkingtalande about something farlångt
more valuablevärdefulla than officekontor furnituremöbel.
33
74632
4078
Jag pratar om något som är
bra mycket mer värdefullt
än kontorsmöbler.
01:30
I'm talkingtalande about time. Your time.
34
78710
3029
Jag pratar om tid. Er tid.
01:33
In factfaktum, I believe that
35
81739
2653
Jag tror faktiskt att,
01:36
we are in the middlemitten
of a globalglobal epidemicepidemi
36
84392
2485
vi befinner oss i en global epidemi
01:38
of a terriblefruktansvärd newny illnesssjukdom
knownkänd as MASMAS:
37
86877
5040
en fruktansvärd ny sjukdom känd som MAS:
01:43
MindlessMindless AcceptAcceptera SyndromeSyndrom.
38
91917
2273
"Mindless Accept Syndrome".
01:46
(LaughterSkratt)
39
94190
1894
(Skratt)
01:48
The primaryprimär symptomsymptom of
MindlessMindless AcceptAcceptera SyndromeSyndrom
40
96084
2701
Det viktigaste symtomet
på Mindless Accept Syndrome
01:50
is just acceptingatt acceptera a meetingmöte invitationinbjudan
the minuteminut it popsdyker up in your calendarkalender.
41
98785
3920
är att tacka ja till ett möte
direkt när det poppar upp i kalendern.
(Skratt)
01:54
(LaughterSkratt)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntaryoavsiktlig reflexReflexdingDing,
clickklick, bingBing — it's in your calendarkalender,
43
103975
3668
Det är en ofrivillig reflex - pling,
klick, plong - i kalendern,
"Måste rusa, jag är redan
sen till ett möte."
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadyredan latesent
for a meetingmöte." (LaughterSkratt)
44
107643
3293
(Skratt)
02:02
MeetingsMöten are importantViktig, right?
45
110936
2387
Men möten är väl viktiga?
02:05
And collaborationsamarbete is keynyckel- to
the successframgång of any enterpriseEnterprise.
46
113323
2946
Och samarbete är nyckeln
till framgång för företag.
02:08
And a well-runvälskött meetingmöte can yieldavkastning
really positivepositiv, actionableangripbara resultsresultat.
47
116269
3393
Och ett välplanerat möte,
kan ge verkligt positiva resultat.
02:11
But betweenmellan globalizationglobaliseringen
48
119662
1758
Men mellan globalisering
02:13
and pervasivegenomträngande informationinformation technologyteknologi,
49
121420
2315
och nydanande informationsteknologi,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
har sättet vi arbetar på
02:17
has really changedändrats dramaticallydramatiskt
over the last few yearsår.
51
125406
3229
verkligen förändrats dramatiskt
över de senaste åren.
02:20
And we're miserableeländig. (LaughterSkratt)
52
128635
3207
Och vi är bedrövade.
(Skratt)
Bedrövade, inte för att någon annan
inte skulle kunna hålla ett bra möte,
02:23
And we're miserableeländig not because the
other guy can't runspringa a good meetingmöte,
53
131842
3540
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptAcceptera SyndromeSyndrom,
54
135382
2812
utan på grund av MAS, vårt
Mindless Accept Syndrome,
02:30
whichsom is a self-inflictedsjälvförvållad woundsår.
55
138194
3776
vilket är ett självförvållat sår.
02:33
ActuallyFaktiskt, I have evidencebevis to provebevisa
that MASMAS is a globalglobal epidemicepidemi.
56
141970
5147
Jag har rentav bevis för
att MAS är en global epidemi.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Låt mig berätta varför.
02:40
A couplepar of yearsår agosedan, I put a videovideo-
on YoutubeYouTube, and in the videovideo-,
58
148764
4272
För några år sedan, lade jag ut
ett videoklipp på You Tube,
Jag imiterade varenda hemsk
telefonkonferens du någonsin deltagit i.
02:45
I actedagerat out everyvarje terriblefruktansvärd
conferencekonferens call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goesgår on for about fivefem minutesminuter,
60
156234
1659
Det håller på i cirka fem minuter,
02:49
and it has all the things that we
hatehata about really baddålig meetingsmöten.
61
157893
3191
och det återspeglar allt
som vi avskyr med riktigt dåliga möten.
02:53
There's the moderatormoderator who has
no ideaaning how to runspringa the meetingmöte.
62
161084
3343
Det finns en moderator som inte har
en aning om hur mötet ska hållas,
02:56
There are the participantsdeltagare who
have no ideaaning why they're there.
63
164427
2558
Det finns deltagare som inte har
en aning om varför de är där.
02:58
The wholehela thing kindsnäll of collapseskollapsar
into this collaborativesamarbete traintåg wreckvraket.
64
166985
3703
Alltihop liksom havererar.
03:02
And everybodyalla leaveslöv very angryarg.
65
170688
2426
Och alla lämnar mötet arga.
03:05
It's kindsnäll of funnyrolig.
66
173114
1789
Det är nästan roligt.
03:06
(LaughterSkratt)
67
174903
1583
(Skratt)
03:08
Let's take a quicksnabbt look.
68
176486
2152
Låt oss ta en snabb titt.
03:10
(VideoVideo) Our goalmål todayi dag is to come to an
agreementavtal on a very importantViktig proposalförslag.
69
178638
3827
(Video) Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:14
As a groupgrupp, we need to decidebesluta if —
70
182465
2087
Vi måste ta beslut om --
03:16
bloopbloop bloopbloop
71
184552
2779
pip pip --
(Skratt)
03:19
HiHej, who just joinedfogade?
72
187331
3567
Hallå, vem ringde precis in?
Hej, det är Joe. Jag jobbar hemifrån idag.
03:22
HiHej, it's JoeJoe. I'm workingarbetssätt from home todayi dag.
73
190898
3012
03:25
(LaughterSkratt)
74
193910
1890
(Skratt)
03:27
HiHej, JoeJoe. ThanksTack for
joiningsammanfogning us todayi dag, great.
75
195800
3068
Hej Joe. Tack för att
du ringde in, toppen.
Som jag precis sa,
vi har många med oss idag,
03:30
I was just sayingsäger, we have a lot of people
on the call we'dvI hADE like to get throughgenom,
76
198868
2790
03:33
so let's skiphoppa the rollrulle call
77
201658
1634
så låt oss skippa uppropet
03:35
and I'm gonna divedyka right in.
78
203292
2673
så dyker jag rakt på ämnet.
03:37
Our goalmål todayi dag is to come to an
agreementavtal on a very importantViktig proposalförslag.
79
205965
3875
Målet idag är att komma överens
kring ett väldigt viktigt förslag.
03:41
As a groupgrupp, we need to decidebesluta if —
80
209840
2565
Vi måste ta beslut om --
03:44
bloopbloop bloopbloop
81
212405
1293
pip pip --
03:45
(LaughterSkratt)
82
213698
1463
(Skratt)
03:47
HiHej, who just joinedfogade?
83
215161
2023
Hallå, vem ringde precis in?
03:49
No? I thought I heardhört a beeppip. (LaughterSkratt)
84
217184
4809
Ingen? Jag tyckte jag hörde ett pip.
(Skratt)
03:53
SoundLjud familiarbekant?
85
221993
1636
Känner ni igen detta?
03:55
Yeah, it soundsljud familiarbekant
to me, too.
86
223629
1977
Japp, det är välbekant för mig också.
03:57
A couplepar of weeksveckor after I put that onlineuppkopplad,
87
225606
2056
Några veckor efter att jag laddat upp det,
03:59
500,000 people in dozensdussintals of countriesländer,
88
227662
2801
hade 500 000 människor
i ett dussintal länder,
04:02
I mean dozensdussintals of countriesländer,
89
230463
1640
jag menar dussintals länder,
04:04
watchedbetraktade this videovideo-.
90
232103
1184
sett videoklippet.
04:05
And threetre yearsår latersenare, it's still getting
thousandstusentals of viewsvisningar everyvarje monthmånad.
91
233287
3354
Och tre år senare, får det fortfarande
tusentals tittare varje månad.
04:08
It's closestänga to about a millionmiljon right now.
92
236641
1967
Närmare en miljon har hittills sett det.
04:10
And in factfaktum, some of the biggeststörsta
companiesföretag in the worldvärld,
93
238608
2008
Faktum är, några av
världens största bolag,
04:12
companiesföretag that you've
heardhört of but I won'tvana namenamn,
94
240616
1910
välkända bolag, jag nämner inga namn,
04:14
have askedfrågade for my permissionlov to use
this videovideo- in theirderas new-hirenytt-hyra trainingutbildning
95
242526
3895
har bett om min tillåtelse
att använda videon
i sina internutbildningar
04:18
to teachlära theirderas newny employeesanställda how
not to runspringa a meetingmöte at theirderas companyföretag.
96
246421
4249
för att lära de nyanställda hur man
inte ska hålla möten i deras företag.
04:22
And if the numberstal
97
250670
1485
Och om siffrorna,
klippet har visats miljoner gånger
och använts av många företag,
04:24
there are a millionmiljon viewsvisningar and it's
beingvarelse used by all these companiesföretag
98
252155
2381
04:26
aren'tinte enoughtillräckligt proofbevis that we have
a globalglobal problemproblem with meetingsmöten,
99
254536
3526
inte räcker för att bevisa
att vi har ett globalt problem,
04:30
there are the manymånga, manymånga thousandstusentals
100
258062
1777
finns det flera, flera tusen
04:31
of commentskommentarer postedPostad onlineuppkopplad
101
259839
1620
kommentarer som postades
04:33
after the videovideo- wentåkte up.
102
261459
2188
efter att videon lades upp.
04:35
ThousandsTusentals of people wroteskrev things like,
103
263647
1974
Tusentals människor skrev saker som,
04:37
"OMGOMG, that was my day todayi dag!"
104
265621
1854
"Ojoj, så såg min dag ut idag!"
04:39
"That was my day everyvarje day!"
105
267475
1963
"Sån ser varenda dag ut för mig!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Det där är mitt liv."
04:42
One guy wroteskrev,
107
270597
930
En kille skrev,
04:43
"It's funnyrolig because it's truesann.
108
271527
1539
"Det är roligt för det är sant.
04:45
EerilyKusligt, sadlyTyvärr, depressinglydeprimerande truesann.
109
273066
1907
Hemskt, sorgligt och deprimerande sant.
04:46
It madegjord me laughskratt untilfram tills I criedropade.
110
274973
1718
Jag skrattade tills jag grät.
04:48
And criedropade. And I criedropade some more."
111
276691
2750
Och grät. Och grät lite till."
04:51
(LaughterSkratt)
112
279441
1632
(Skratt)
04:53
This poorfattig guy said,
113
281073
1461
Den stackars killen sade,
04:54
"My dailydagligen life untilfram tills
retirementpensionering or deathdöd, sighsuck."
114
282534
5077
"Det är min vardag fram tills jag
pensioneras eller dör, suck."
04:59
These are realverklig quotescitat
115
287611
1400
Detta är riktiga citat
05:01
and it's realverklig sadledsen.
116
289011
1799
och det är riktigt sorgligt.
05:02
A commonallmänning themetema runninglöpning throughgenom
all of these commentskommentarer onlineuppkopplad
117
290810
2823
Ett genomgående tema
för alla kommentarer online
05:05
is this fundamentalgrundläggande belieftro
that we are powerlessmaktlös
118
293633
2541
är den grundläggande övertygelsen
att vi är maktlösa
05:08
to do anything other
than go to meetingsmöten
119
296174
1901
och inte kan göra något annat än gå dit
05:10
and sufferlida throughgenom these
poorlydåligt runspringa meetingsmöten
120
298075
2378
och genomlida dessa
dåligt genomförda möten
05:12
and liveleva to meetträffa anotherannan day.
121
300453
2089
i hopp om att nästa möte ska bli bättre.
05:14
But the truthsanning is, we're
not powerlessmaktlös at all.
122
302542
3141
Men sanningen är
att vi inte alls är maktlösa.
05:17
In factfaktum, the curebota for MASMAS
is right here in our handshänder.
123
305683
3093
Faktum är att botemedlet
mot MAS finns i våra händer.
05:20
It's right at our fingertipsfingertoppar, literallybokstavligen.
124
308792
2185
Det finns bokstavligt talat
i fingertopparna.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Det är nånting som jag kallar,
Nej till MAS!
(Skratt)
05:26
(LaughterSkratt)
126
314238
2230
05:28
WhichSom, if I rememberkom ihåg my
highhög schoolskola SpanishSpanska,
127
316468
2398
Vilket, om jag minns min skolspanska,
05:30
meansbetyder something like,
"EnoughTillräckligt alreadyredan, make it stop!"
128
318866
2791
betyder ungefär, "Det räcker nu,
sätt stopp för det!"
05:33
Here'sHär är how No MASMAS
worksArbetar. It's very simpleenkel.
129
321657
2752
Så här fungerar Nej till MAS.
Det är väldigt enkelt.
05:36
First of all, the nextNästa time you
get a meetingmöte invitationinbjudan
130
324409
3197
För det första, nästa gång
du får en mötesinbjudan
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformation in it at all,
131
327606
2847
som inte innehåller
någon vettig information,
05:42
clickklick the tentativetrevande buttonknapp!
132
330453
1840
klicka på Preliminärt-knappen!
05:44
It's okay, you're allowedtillåten,
that's why it's there.
133
332293
2450
Det är tillåtet, det är därför den är där.
05:46
It's right nextNästa to the acceptacceptera buttonknapp.
134
334743
1509
Den finns bredvid Ja-knappen.
05:48
Or the maybe buttonknapp, or whatevervad som helst buttonknapp
is there for you not to acceptacceptera immediatelyomedelbart.
135
336252
3594
Eller Kanske-knappen, eller vilken
annan så att du inte klickar ja direkt.
05:51
Then, get in touchRör with the personperson
who askedfrågade you to the meetingmöte.
136
339846
3783
Därefter, kontakta personen
som bjöd in dig till mötet.
05:55
Tell them you're very excitedupphetsad
to supportStöd theirderas work,
137
343629
2586
Tala om att du är glad
att kunna stötta deras arbete,
05:58
askfråga them what the goalmål
of the meetingmöte is,
138
346215
2015
fråga vad syftet med mötet är,
06:00
and tell them you're interestedintresserad in learninginlärning
how you can help them achieveuppnå theirderas goalmål.
139
348230
3687
och säg att du är intresserad av
att hjälpa dem uppnå sina mål.
06:03
And if we do this oftenofta enoughtillräckligt,
140
351917
1928
Om vi gör så här tillräckligt ofta,
06:05
and we do it respectfullyrespektfullt,
141
353845
1338
och vi gör det med respekt,
06:07
people mightmakt startStart to be
a little bitbit more thoughtfulomtänksam
142
355183
2037
kommer folk att tänka efter lite mer
06:09
about the way they put togethertillsammans
meetingmöte invitationsinbjudningar.
143
357220
2462
kring hur de sätter ihop
mötesinbjudningar.
Och du kan göra mer genomtänkta val
om att delta eller inte.
06:11
And you can make more thoughtfulomtänksam
decisionsbeslut about acceptingatt acceptera it.
144
359682
2852
Folk kanske till och med börjar skicka
med mötesagendor. Tänk er det!
06:14
People mightmakt actuallyfaktiskt startStart
sendingsändning out agendasföredragningslistor. ImagineFöreställ dig!
145
362534
3260
De håller kanske inte telefonmöte
med tolv personer
06:17
Or they mightmakt not have a conferencekonferens call
with 12 people to talk about a statusstatus
146
365794
3748
för att prata om en status
06:21
when they could just do a quicksnabbt
emaile-post and get it doneGjort with.
147
369542
3283
när de istället kan skicka
ett snabbt email och få det avklarat.
06:24
People just mightmakt startStart to changeByta theirderas
behaviorbeteende because you changedändrats yoursdin.
148
372825
4834
Folk kanske till och med börjar ändra
sitt beteende eftersom du har ändrat ditt.
06:29
And they just mightmakt bringföra
your chairstol back, too. (LaughterSkratt)
149
377659
3485
Och de kanske till och med
lämnar tillbaka din stol. (Skratt)
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
Inget mer MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Tack.
(Applåder)
06:35
(ApplauseApplåder).
152
383959
2066
Translated by Anette Smedberg
Reviewed by Annika Bidner

▲Back to top

ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com