ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Como salvar o mundo (ou pelo menos a nós mesmos) de más reuniões

Filmed:
2,459,605 views

Uma epidemia de reuniões más e ineficazes está a assolar o mundo dos negócios — e a tornar os trabalhadores infelizes. David Grady tem algumas ideias sobre como a parar.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Double-click the English transcript below to play the video.

00:13
PictureImagens this:
0
1272
1377
Imaginem:
00:14
It's MondaySegunda-feira morningmanhã,
1
2649
1093
Segunda-feira de manhã,
estão no escritório,
00:15
you're at the officeescritório,
2
3742
1119
00:16
you're settlingestabelecendo-se in for the day at work,
3
4861
1754
a preparar-se para um dia de trabalho.
00:18
and this guy that you sortordenar of
recognizereconhecer from down the hallcorredor,
4
6615
2822
Um homem, que vos é
mais ou menos familiar,
00:21
walksanda em right into your cubiclecubículo
5
9437
1836
entra no vosso cubículo
00:23
and he stealsrouba your chaircadeira.
6
11273
1402
e rouba a vossa cadeira.
00:24
Doesn't say a wordpalavra
7
12675
1242
Não diz uma palavra,
apenas sai com ela.
00:25
just rollsrolos away with it.
8
13917
1388
00:27
Doesn't give you any informationem formação
about why he tooktomou your chaircadeira
9
15305
2483
Não vos dá qualquer informação
sobre porque retirou a cadeira
00:29
out of all the other chairscadeiras
that are out there.
10
17788
2111
entre todas as cadeiras
que estavam por ali.
00:31
Doesn't acknowledgereconhecer the factfacto
that you mightpoderia need your chaircadeira
11
19899
2142
Nem pensa que podem
precisar da vossa cadeira
00:34
to get some work donefeito todayhoje.
12
22041
1541
para fazer algum trabalho hoje.
00:35
You wouldn'tnão seria standficar de pé for
it. You'dVocê faria make a stinkfedor.
13
23582
2257
Não iriam aceitar. Fariam barulho.
00:37
You'dVocê faria followSegue that guy
back to his cubiclecubículo
14
25839
2027
Seguiriam esse homem
até ao seu cubículo e diriam:
00:39
and you'dvocê gostaria say, "Why my chaircadeira?"
15
27866
3312
"Porquê a minha cadeira?"
00:43
Okay, so now it's TuesdayTerça-feira morningmanhã
and you're at the officeescritório,
16
31178
4121
Agora é terça-feira de manhã,
vocês estão no escritório.
00:47
and a meetingencontro invitationconvite popsaparece
up in your calendarcalendário.
17
35299
2729
Aparece no vosso calendário
um convite para uma reunião.
00:50
(LaughterRiso)
18
38028
1605
(Risos)
00:51
And it's from this womanmulher who you
kindtipo of know from down the hallcorredor,
19
39633
3076
Vem de uma mulher que vos é
mais ou menos familiar.
00:54
and the subjectsujeito linelinha referencesreferências some
projectprojeto that you heardouviu a little bitpouco about.
20
42709
3805
O assunto da reunião é sobre
um projeto de que ouviram falar um pouco.
00:58
But there's no agendaagenda.
21
46514
1683
Mas não tem tópicos.
01:00
There's no informationem formação about why
you were invitedconvidamos to the meetingencontro.
22
48197
3076
Não há informação sobre
porque é que foram convidados.
01:03
And yetainda you acceptaceitar the
meetingencontro invitationconvite, and you go.
23
51273
4616
No entanto, aceitam o convite
e vão à reunião.
01:07
And when this highlyaltamente
unproductiveimprodutivo sessionsessão is over,
24
55889
2927
Quando esta sessão
extremamente improdutiva acaba,
01:10
you go back to your deskescrivaninha,
25
58816
1683
voltam à vossa secretária,
param em frente dela e dizem:
01:12
and you standficar de pé at your
deskescrivaninha and you say,
26
60499
1509
01:14
"BoyMenino, I wishdesejo I had those two hourshoras back,
27
62008
2663
"Quem me dera ter
estas duas horas de volta,
01:16
like I wishdesejo I had my chaircadeira back."
28
64671
2003
"assim como a minha cadeira."
01:18
(LaughterRiso)
29
66674
1506
(Risos)
01:20
EveryCada day, we allowpermitir our coworkerscolegas de trabalho,
30
68180
2571
Todos os dias, permitimos
que os nossos colegas
01:22
who are otherwisede outra forma very,
very nicebom people,
31
70751
2214
que, no geral, são muito boas pessoas,
01:24
to stealroubar from us.
32
72965
1667
nos roubem.
01:26
And I'm talkingfalando about something farlonge
more valuablevalioso than officeescritório furnituremobília.
33
74632
4078
Estou a falar de algo muito mais
valioso do que mobiliário de escritório.
01:30
I'm talkingfalando about time. Your time.
34
78710
3029
Estou a falar do tempo. O vosso tempo.
01:33
In factfacto, I believe that
35
81739
2653
Na realidade,
01:36
we are in the middlemeio
of a globalglobal epidemicepidemia
36
84392
2485
acredito que estamos no meio
de uma epidemia global,
01:38
of a terribleterrivel newNovo illnessdoença
knownconhecido as MASMAS:
37
86877
5040
de uma nova doença terrível
conhecida como SAI:
01:43
MindlessSem cérebro AcceptAceitar SyndromeSíndrome de.
38
91917
2273
"Síndroma da Aceitação Irracional".
01:46
(LaughterRiso)
39
94190
1894
(Risos)
01:48
The primaryprimário symptomsintoma of
MindlessSem cérebro AcceptAceitar SyndromeSíndrome de
40
96084
2701
O sintoma principal do SAI
01:50
is just acceptingaceitando a meetingencontro invitationconvite
the minuteminuto it popsaparece up in your calendarcalendário.
41
98785
3920
é aceitar um convite para uma reunião
mal este aparece na vossa agenda.
(Risos)
01:54
(LaughterRiso)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntaryinvoluntário reflexreflexodingDing,
clickclique, bingBing — it's in your calendarcalendário,
43
103975
3668
É um reflexo involuntário — "ding,
click, bing" — está na vossa agenda,
"Tenho que ir, já estou
atrasado para uma reunião."
01:59
"GottaTem que go, I'm already lateatrasado
for a meetingencontro." (LaughterRiso)
44
107643
3293
(Risos)
02:02
MeetingsReuniões are importantimportante, right?
45
110936
2387
As reuniões são importantes, certo?
02:05
And collaborationcolaboração is keychave to
the successsucesso of any enterpriseempresa.
46
113323
2946
A colaboração é a chave para
o sucesso de qualquer empresa.
02:08
And a well-runbem gerido meetingencontro can yieldprodução
really positivepositivo, actionableacionáveis resultsresultados.
47
116269
3393
E uma reunião bem-sucedida pode
produzir resultados positivos e úteis.
02:11
But betweenentre globalizationglobalização
48
119662
1758
Mas entre a globalização
02:13
and pervasivepenetrante informationem formação technologytecnologia,
49
121420
2315
e a invasão da tecnologia da informação,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
a maneira como trabalhamos
02:17
has really changedmudou dramaticallydramaticamente
over the last fewpoucos yearsanos.
51
125406
3229
mudou drasticamente durante
os últimos anos.
02:20
And we're miserablemiserável. (LaughterRiso)
52
128635
3207
E somos infelizes.
(Risos)
02:23
And we're miserablemiserável not because the
other guy can't runcorre a good meetingencontro,
53
131842
3540
Somos infelizes não só porque
alguém não sabe gerir uma boa reunião,
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessSem cérebro AcceptAceitar SyndromeSíndrome de,
54
135382
2812
mas por causa do SAI, o
Síndroma da Aceitação Irracional,
02:30
whichqual is a self-inflictedauto-infligida woundferida.
55
138194
3776
que é uma ferida autoinflingida.
(Risos)
02:33
ActuallyNa verdade, I have evidenceevidência to proveprovar
that MASMAS is a globalglobal epidemicepidemia.
56
141970
5147
Na realidade, eu tenho provas que
o SAI é uma epidemia global.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Vou dizer-vos porquê.
02:40
A couplecasal of yearsanos agoatrás, I put a videovídeo
on YoutubeYouTube, and in the videovídeo,
58
148764
4272
Há alguns anos, coloquei um vídeo
no Youtube,
onde encenava todas as horríveis reuniões
para que somos chamados.
02:45
I actedatuou out everycada terribleterrivel
conferenceconferência call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goesvai on for about fivecinco minutesminutos,
60
156234
1659
Dura cerca de cinco minutos
02:49
and it has all the things that we
hateódio about really badmau meetingsreuniões.
61
157893
3191
e tem todas as coisas que
odiamos em reuniões muito más.
02:53
There's the moderatorModerador who has
no ideaidéia how to runcorre the meetingencontro.
62
161084
3343
Temos o moderador que não faz
a menor ideia de como se gere uma reunião.
02:56
There are the participantsparticipantes who
have no ideaidéia why they're there.
63
164427
2558
Temos os participantes
que não sabem porque estão ali.
02:58
The wholetodo thing kindtipo of collapsescolapsos
into this collaborativecolaborativo traintrem wrecknaufrágio.
64
166985
3703
Tudo se funde para criar um
desastre colaborativo.
03:02
And everybodytodo mundo leavessai very angryBravo.
65
170688
2426
E todos saem da reunião muito chateados.
03:05
It's kindtipo of funnyengraçado.
66
173114
1789
Até é divertido.
(Risos)
03:06
(LaughterRiso)
67
174903
1583
03:08
Let's take a quickrápido look.
68
176486
2152
Vamos dar uma vista de olhos.
03:10
(VideoVídeo) Our goalobjetivo todayhoje is to come to an
agreementacordo on a very importantimportante proposalproposta.
69
178638
3827
(Vídeo) O nosso objetivo é chegar a um
acordo sobre uma proposta muito importante
03:14
As a groupgrupo, we need to decidedecidir if —
70
182465
2087
Em grupo, precisamos de decidir se...
03:16
bloopBloop bloopBloop
71
184552
2779
— bip bip —
(Risos)
03:19
HiOi, who just joinedingressou?
72
187331
3567
Olá, quem está aí?
03:22
HiOi, it's JoeJoe. I'm workingtrabalhando from home todayhoje.
73
190898
3012
Olá, sou o Joe.
Hoje, estou a trabalhar em casa.
03:25
(LaughterRiso)
74
193910
1890
(Risos)
03:27
HiOi, JoeJoe. ThanksObrigado for
joiningjuntando-se us todayhoje, great.
75
195800
3068
Olá Joe. Obrigado por te juntares a nós.
03:30
I was just sayingdizendo, we have a lot of people
on the call we'dqua like to get throughatravés,
76
198868
2790
Há muitas pessoas ao telefone
que gostaríamos de contactar,
03:33
so let's skippular the rolllista call
77
201658
1634
por isso não vamos fazer a chamada
03:35
and I'm gonna divemergulho right in.
78
203292
2673
e vamos começar já.
(Risos)
03:37
Our goalobjetivo todayhoje is to come to an
agreementacordo on a very importantimportante proposalproposta.
79
205965
3875
O nosso objetivo é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.
03:41
As a groupgrupo, we need to decidedecidir if —
80
209840
2565
Em grupo, precisamos de decidir se...
03:44
bloopBloop bloopBloop
81
212405
1293
— bip bip —
03:45
(LaughterRiso)
82
213698
1463
(Risos)
03:47
HiOi, who just joinedingressou?
83
215161
2023
Olá, quem está aí?
03:49
No? I thought I heardouviu a beepbip. (LaughterRiso)
84
217184
4809
Não? Pensava ter ouvido um som.
(Risos)
03:53
SoundSom familiarfamiliar?
85
221993
1636
É-vos familiar?
03:55
Yeah, it soundssoa familiarfamiliar
to me, too.
86
223629
1977
A mim também.
03:57
A couplecasal of weekssemanas after I put that onlineconectados,
87
225606
2056
Semanas depois de pôr o vídeo "online",
03:59
500,000 people in dozensdezenas of countriespaíses,
88
227662
2801
meio milhão de pessoas
em dezenas de países,
04:02
I mean dozensdezenas of countriespaíses,
89
230463
1640
repito, dezenas de países,
04:04
watchedassisti this videovídeo.
90
232103
1184
viram este vídeo.
04:05
And threetrês yearsanos latermais tarde, it's still gettingobtendo
thousandsmilhares of viewsvisualizações everycada monthmês.
91
233287
3354
Três anos depois, ainda é visto
milhares de vezes todos os meses.
04:08
It's closefechar to about a millionmilhão right now.
92
236641
1967
Está quase num milhão de visualizações.
04:10
And in factfacto, some of the biggestmaior
companiesempresas in the worldmundo,
93
238608
2008
Algumas das maiores empresas do mundo,
04:12
companiesempresas that you've
heardouviu of but I won'tnão vai namenome,
94
240616
1910
empresas conhecidas
mas que não vou mencionar,
04:14
have askedperguntei for my permissionpermissão to use
this videovídeo in theirdeles new-hirenovo-aluguer trainingTreinamento
95
242526
3895
pediram a minha permissão para usar
este vídeo na formação de novatos,
04:18
to teachEnsinar theirdeles newNovo employeesempregados how
not to runcorre a meetingencontro at theirdeles companyempresa.
96
246421
4249
para ensinar aos seus novos empregados
como não se faz uma reunião
na sua empresa.
04:22
And if the numbersnúmeros
97
250670
1485
E se o número de visualizações
04:24
there are a millionmilhão viewsvisualizações and it's
beingser used by all these companiesempresas
98
252155
2381
— e o seu uso por todas essas empresas —
04:26
aren'tnão são enoughsuficiente proofprova that we have
a globalglobal problemproblema with meetingsreuniões,
99
254536
3526
não é prova suficiente de que temos
um problema global com reuniões,
04:30
there are the manymuitos, manymuitos thousandsmilhares
100
258062
1777
há os muitos, muitos milhares
de comentários publicados "online"
04:31
of commentscomentários postedpostou onlineconectados
101
259839
1620
04:33
after the videovídeo wentfoi up.
102
261459
2188
depois da publicação do vídeo.
04:35
ThousandsMilhares of people wroteescrevi things like,
103
263647
1974
Milhares de pessoas escreveram:
04:37
"OMGOMG, that was my day todayhoje!"
104
265621
1854
"Meu Deus, foi assim o meu dia!"
04:39
"That was my day everycada day!"
105
267475
1963
"São assim todos os meus dias!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Esta é a minha vida."
04:42
One guy wroteescrevi,
107
270597
930
Alguém escreveu,
04:43
"It's funnyengraçado because it's trueverdade.
108
271527
1539
"É divertido porque é verdade.
04:45
EerilyAssustadoramente, sadlyInfelizmente, depressinglydeprimentemente trueverdade.
109
273066
1907
"Estranha e tristemente verdadeiro.
04:46
It madefeito me laughrir untilaté I criedchorou.
110
274973
1718
"Fez-me rir até chorar.
04:48
And criedchorou. And I criedchorou some more."
111
276691
2750
"E chorei. Chorei um pouco mais."
(Risos)
04:51
(LaughterRiso)
112
279441
1632
04:53
This poorpobre guy said,
113
281073
1461
Este pobre homem disse,
04:54
"My dailydiariamente life untilaté
retirementaposentadoria or deathmorte, sighsuspiro."
114
282534
5077
"O meu dia-a-dia até me
reformar ou morrer. (suspiro)"
(Risos)
04:59
These are realreal quotescitações
115
287611
1400
São testemunhos reais,
e é realmente triste.
05:01
and it's realreal sadtriste.
116
289011
1799
05:02
A commoncomum themetema runningcorrida throughatravés
all of these commentscomentários onlineconectados
117
290810
2823
Um tema comum a todos
estes comentários "online"
05:05
is this fundamentalfundamental beliefcrença
that we are powerlessimpotente
118
293633
2541
é a crença universal de que
não temos qualquer poder
05:08
to do anything other
than go to meetingsreuniões
119
296174
1901
para fazer algo diferente
de ir a reuniões,
05:10
and sufferSofra throughatravés these
poorlymal runcorre meetingsreuniões
120
298075
2378
aguentar estas reuniões mal geridas,
05:12
and liveviver to meetConheça anotheroutro day.
121
300453
2089
e sobreviver para chegar ao dia seguinte.
05:14
But the truthverdade is, we're
not powerlessimpotente at all.
122
302542
3141
Mas a verdade é que nós temos poder.
05:17
In factfacto, the curecura for MASMAS
is right here in our handsmãos.
123
305683
3093
Na realidade, a cura para o SAI
está nas nossas mãos.
05:20
It's right at our fingertipspontas dos dedos, literallyliteralmente.
124
308792
2185
Está na ponta dos nossos dedos,
literalmente.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
É algo a que eu chamo: "Basta!"
05:26
(LaughterRiso)
126
314238
2230
(Risos)
05:28
WhichQue, if I rememberlembrar my
highAlto schoolescola SpanishEspanhol,
127
316468
2398
O que, se me lembro do
espanhol que aprendi,
05:30
meanssignifica something like,
"EnoughSuficiente already, make it stop!"
128
318866
2791
significa algo como: "Já chega!"
05:33
Here'sAqui é how No MASMAS
workstrabalho. It's very simplesimples.
129
321657
2752
É assim que o BASTA
funciona. É muito simples.
05:36
First of all, the nextPróximo time you
get a meetingencontro invitationconvite
130
324409
3197
Primeiro, a próxima vez que
receberem um convite para uma reunião
05:39
that doesn't have a lot
of informationem formação in it at all,
131
327606
2847
que não tem qualquer informação
sobre essa mesma reunião
05:42
clickclique the tentativeprovisória buttonbotão!
132
330453
1840
cliquem no botão "talvez"!
05:44
It's okay, you're allowedpermitido,
that's why it's there.
133
332293
2450
É permitido, por isso é que está ali.
05:46
It's right nextPróximo to the acceptaceitar buttonbotão.
134
334743
1509
É mesmo ao lado do "aceitar".
05:48
Or the maybe buttonbotão, or whatevertanto faz buttonbotão
is there for you not to acceptaceitar immediatelyimediatamente.
135
336252
3594
Cliquem em qualquer botão
que vos permita não aceitar imediatamente.
05:51
Then, get in touchtocar with the personpessoa
who askedperguntei you to the meetingencontro.
136
339846
3783
Depois, entrem em contacto com a pessoa
que vos pediu para estar na reunião.
05:55
Tell them you're very excitedanimado
to supportApoio, suporte theirdeles work,
137
343629
2586
Digam que estão entusiasmados
em apoiar o seu trabalho,
05:58
askpergunte them what the goalobjetivo
of the meetingencontro is,
138
346215
2015
perguntem-lhe qual o objetivo
dessa reunião,
06:00
and tell them you're interestedinteressado in learningAprendendo
how you can help them achievealcançar theirdeles goalobjetivo.
139
348230
3687
e perguntem-lhe como
a podem ajudar a atingir esse objetivo.
06:03
And if we do this oftenfrequentemente enoughsuficiente,
140
351917
1928
Se fizermos isto vezes suficientes,
06:05
and we do it respectfullycom todo o respeito,
141
353845
1338
com respeito,
06:07
people mightpoderia startcomeçar to be
a little bitpouco more thoughtfulpensativo
142
355183
2037
talvez se comece a ter mais de cuidado
06:09
about the way they put togetherjuntos
meetingencontro invitationsconvites.
143
357220
2462
a comunicar estes convites
para reuniões.
Podemos ponderar melhor
sobre se os aceitamos ou não.
06:11
And you can make more thoughtfulpensativo
decisionsdecisões about acceptingaceitando it.
144
359682
2852
06:14
People mightpoderia actuallyna realidade startcomeçar
sendingenviando out agendasagendas. ImagineImagine!
145
362534
3260
As pessoas podem até começar a enviar
os tópicos. Imaginem!
06:17
Or they mightpoderia not have a conferenceconferência call
with 12 people to talk about a statusstatus
146
365794
3748
Talvez deixem de marcar videoconferências
com 12 pessoas para falar de algo
06:21
when they could just do a quickrápido
emailo email and get it donefeito with.
147
369542
3283
que poderia ser decidido
rapidamente com um "email".
06:24
People just mightpoderia startcomeçar to changemudança theirdeles
behaviorcomportamento because you changedmudou yoursSua.
148
372825
4834
As pessoas podem começar a mudar de
comportamento por vocês mudarem o vosso
06:29
And they just mightpoderia bringtrazer
your chaircadeira back, too. (LaughterRiso)
149
377659
3485
E talvez também vos devolvam a cadeira.
(Risos)
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
BASTA!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Obrigado.
06:35
(ApplauseAplausos).
152
383959
2066
(Aplausos)
Translated by Ricardo Couto
Reviewed by Margarida Ferreira

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ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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David Grady | Speaker | TED.com