English-Video.net comment policy

The comment field is common to all languages

Let's write in your language and use "Google Translate" together

Please refer to informative community guidelines on TED.com

TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Hoe je de wereld (of tenminste jezelf) slechte vergaderingen kunt besparen

Filmed
Views 2,140,492

Een epidemie van slechte, inefficiënte vergaderingen teistert de bedrijven in de wereld -- en maakt de werknemers doodongelukkig. David Grady heeft wat ideeën om daar een einde aan te maken.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Stel je voor:
00:13
Picture this:
het is maandagochtend,
00:14
It's Monday morning,
je bent op kantoor,
00:15
you're at the office,
je bereidt je voor op de werkdag,
00:16
you're settling in for the day at work,
en iemand die je vaag herkent
van beneden in de hal
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
loopt naar jouw werkplek
00:21
walks right into your cubicle
en pikt jouw stoel.
00:23
and he steals your chair.
Hij zegt niks --
00:24
Doesn't say a word —
hij rolt hem gewoon weg.
00:25
just rolls away with it.
Hij zegt niet waarom
hij jouw stoel meeneemt
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
en niet een andere.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
Hij staat er niet bij stil
dat je je stoel nodig hebt
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
00:34
to get some work done today.
om je werk te kunnen doen.
Dat zou je niet pikken.
Je haalt verhaal.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Je zou die man volgen
naar zijn werkplek
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
en hem vragen:
"Waarom mijn stoel?"
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
Dan wordt het dinsdagochtend
en je bent weer op kantoor.
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
Er plopt een uitnodiging in beeld
voor een vergadering in je agenda.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
00:50
(Laughter)
(Gelach)
Verstuurd door een vrouw die
je kent uit de hal beneden.
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
Het onderwerp is een project
waar je ooit wel van gehoord hebt.
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
Maar er is geen agenda.
00:58
But there's no agenda.
Er staat niet waarom ze jou uitnodigt
voor de vergadering.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
Toch accepteer je de uitnodiging
en je gaat erheen.
Na deze erg improductieve bijeenkomst
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
loop je terug naar je bureau.
01:10
you go back to your desk,
Je staat daar en zegt:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
"Ik wou dat ik die twee uur
terug kon krijgen,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
net als mijn stoel."
01:16
like I wish I had my chair back."
01:18
(Laughter)
(Gelach)
Iedere dag mogen onze collega's,
01:20
Every day, we allow our coworkers,
die overigens heel erg aardig zijn,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
van ons stelen.
01:24
to steal from us.
Dan bedoel ik iets veel
kostbaarders dan kantoormeubilair.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
Ik bedoel tijd. Jouw tijd.
01:30
I'm talking about time. Your time.
Ik denk dat we midden in
een wereldwijde epidemie zitten
01:33
In fact, I believe that
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
van een vreselijke ziekte
die bekend staat als MAS:
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
Meteen Accepteren Syndroom.
01:43
Mindless Accept Syndrome.
(Gelach)
01:46
(Laughter)
Het eerste symptoom van het
Meteen Accepteren Syndroom
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
is het accepteren van een uitnodiging
zodra deze opduikt in je agenda.
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
(Gelach)
01:54
(Laughter)
Het is een onvrijwillige reflex -
pling, klik - hij staat in je agenda.
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
"Ik moet weg, ik ben al te laat
voor een vergadering." (Gelach)
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
Vergaderingen zijn belangrijk, toch?
02:02
Meetings are important, right?
Samenwerken is de sleutel tot
het succes van elke onderneming.
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
Een goede vergadering kan positieve,
bruikbare resultaten opleveren.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
Door globalisering en
02:11
But between globalization
de doorgedrongen informatietechnologie
02:13
and pervasive information technology,
is de manier van werken
02:15
the way that we work
de laatste jaren ingrijpend veranderd.
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
En we zijn diepongelukkig. (Gelach)
02:20
And we're miserable. (Laughter)
Niet alleen omdat een collega
geen vergadering kan leiden.
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
Het komt door MAS, ons
Meteen Accepteren Syndroom,
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
wat een vorm van zelfverwonding is.
02:30
which is a self-inflicted wound.
Ik kan zelfs bewijzen dat
MAS een wereldwijde epidemie is.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
Ik zal vertellen waarom.
02:39
Let me tell you why.
Jaren geleden zette ik een video
op Youtube, waarin ik stukjes naspeelde
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
uit al die erge vergaderingen op afstand
die ik heb meegemaakt.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
Het duurt ongeveer vijf minuten
02:48
It goes on for about five minutes,
en er zit alles in dat we haten
aan slechte vergaderingen.
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
Een voorzitter die geen
vergadering kan leiden.
Deelnemers die geen idee hebben
waarom ze erbij zitten.
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
Alles ontspoort uiteindelijk in een
rampzalige poging om samen te werken.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
En iedereen vertrekt heel boos.
03:02
And everybody leaves very angry.
Het is best wel grappig.
03:05
It's kind of funny.
(Gelach)
03:06
(Laughter)
We zullen eens even kijken.
03:08
Let's take a quick look.
(Video) Vandaag moeten we het eens
worden over een belangrijk voorstel.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Als groep moeten we besluiten of...
03:14
As a group, we need to decide if —
bloep bloep --
03:16
bloop bloop —
Hoi, wie is erbij gekomen?
03:19
Hi, who just joined?
Hoi, ik ben Joe. Ik werk thuis vandaag.
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
(Gelach)
03:25
(Laughter)
Hoi, Joe. Bedankt dat je
erbij bent vandaag.
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Ik zei net dat er veel mensen
in de groep zitten. We willen door,
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
dus ik noem ze niet allemaal op
03:33
so let's skip the roll call
en ik kom meteen ter zake.
03:35
and I'm gonna dive right in.
Vandaag moeten we het eens
worden over een belangrijk voorstel.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Als groep moeten we besluiten of --
03:41
As a group, we need to decide if —
Bloep bloep ...
03:44
bloop bloop —
(Gelach)
03:45
(Laughter)
Hoi, wie is erbij gekomen?
03:47
Hi, who just joined?
Niemand? Ik dacht dat ik
een piep hoorde. (Gelach)
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Komt dit je bekend voor?
03:53
Sound familiar?
Ja, ik herken het ook.
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Een paar weken nadat ik deze
video online had gezet
03:57
A couple of weeks after I put that online,
03:59
500,000 people in dozens of countries,
was hij bekeken door 500.000 mensen
uit tientallen landen.
04:02
I mean dozens of countries,
Echt tientallen landen.
04:04
watched this video.
En na drie jaar wordt hij elke maand
nog steeds duizenden keren bekeken.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Nu al bijna een miljoen keer.
04:08
It's close to about a million right now.
Enkele van de grootste bedrijven,
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
je kent ze, maar ik noem geen namen,
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
hebben mij gevraagd of ze deze video
mogen tonen aan nieuwe medewerkers
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
om ze te leren hoe een vergadering
niet hoort te verlopen in hun bedrijf.
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
En alsof de aantallen --
04:22
And if the numbers —
een miljoen keer bekeken en
gebruikt door die bedrijven --
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
niet voldoende bewijs zijn dat er een
wereldwijd probleem is met vergaderingen,
04:30
there are the many, many thousands
zijn er vele duizenden online reacties
op de video geplaatst.
04:31
of comments posted online
04:33
after the video went up.
Duizenden mensen schreven dingen als:
04:35
Thousands of people wrote things like,
"Hé, zo ging het vandaag bij mij ook!",
04:37
"OMG, that was my day today!"
"Zo gaat het elke dag bij mij!",
04:39
"That was my day every day!"
"Dit is mijn leven."
04:41
"This is my life."
Een man schreef:
"Het is grappig, omdat het waar is.
04:42
One guy wrote,
04:43
"It's funny because it's true.
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
Griezelig, treurig en deprimerend waar.
Ik moest huilen van het lachen.
04:46
It made me laugh until I cried.
En ik huilde nog wat door."
04:48
And cried. And I cried some more."
(Gelach)
04:51
(Laughter)
Deze zielige man zei:
04:53
This poor guy said,
"Mijn dagelijks leven tot mijn
pensioen of mijn dood. Zucht."
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
Dit zijn echte citaten
04:59
These are real quotes
en het is echt verdrietig.
05:01
and it's real sad.
Een rode draad door
al deze reacties
05:02
A common theme running through
all of these comments online
is de gedachte
dat we machteloos zijn
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
05:08
to do anything other
than go to meetings
om iets anders te doen dan
naar slecht geleide vergaderingen
te gaan en ze maar uit te zitten.
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
05:12
and live to meet another day.
in de hoop dat het verbetert.
Maar in werkelijkheid zijn
we helemaal niet machteloos.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
In feite hebben we de oplossing
voor MAS in eigen hand.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
Letterlijk op onze vingertoppen.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
Ik noem het: ¡No MAS!
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
(Gelach)
05:26
(Laughter)
Als ik me het Spaans op mijn
middelbare school goed herinner
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
betekent dat zoiets als:
"Het is genoeg geweest, hou op!"
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
No MAS werkt als volgt.
Het is heel eenvoudig.
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
Ten eerste. De volgende keer dat
je een uitnodiging ontvangt
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
zonder een hoop informatie erin,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
klik op de Voorlopig-knop!
05:42
click the tentative button!
Dat mag hoor, daar is hij voor.
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
Hij zit net naast
de Accepteren-knop.
05:46
It's right next to the accept button.
Of de Misschien-knop, of welke knop
er is om niet meteen te accepteren.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
Neem dan contact op met de persoon
die je uitnodigde voor de vergadering.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
Vertel dat je hem graag
helpt bij zijn werk
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
en vraag wat het doel
van de vergadering is.
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
En vertel dat je graag wilt leren hoe je
kunt helpen om zijn doel te bereiken.
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
Als we dat vaak genoeg doen,
06:03
And if we do this often enough,
en met respect,
06:05
and we do it respectfully,
zullen mensen er beter
over gaan nadenken
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
hoe ze uitnodigingen
moeten opstellen.
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
Dan kun je weloverwogen besluiten
om ze te accepteren.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
Mensen zullen misschien zelfs
een agenda opstellen. Stel je voor!
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
Of misschien geen conferentiegesprek
met 12 personen over een status
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
als het ook met een korte e-mail
afgedaan kan worden.
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
Andere mensen zouden hun gedrag
aan dat van jou kunnen aanpassen.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
En misschien brengen ze
jouw stoel ook wel terug. (Gelach)
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
¡No MAS!
06:33
No MAS!
Dank je.
06:34
Thank you.
(Applaus)
06:35
(Applause).
Translated by Roel Verbunt
Reviewed by Dick Stada

▲Back to top

About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com