ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Hoe je de wereld (of tenminste jezelf) slechte vergaderingen kunt besparen

Filmed:
2,459,605 views

Een epidemie van slechte, inefficiënte vergaderingen teistert de bedrijven in de wereld -- en maakt de werknemers doodongelukkig. David Grady heeft wat ideeën om daar een einde aan te maken.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Double-click the English transcript below to play the video.

00:13
PictureFoto this:
0
1272
1377
Stel je voor:
het is maandagochtend,
00:14
It's MondayMaandag morningochtend-,
1
2649
1093
00:15
you're at the officekantoor,
2
3742
1119
je bent op kantoor,
00:16
you're settlingafwikkeling in for the day at work,
3
4861
1754
je bereidt je voor op de werkdag,
00:18
and this guy that you sortsoort of
recognizeherken from down the hallhal,
4
6615
2822
en iemand die je vaag herkent
van beneden in de hal
00:21
walkswandelingen right into your cubiclekast
5
9437
1836
loopt naar jouw werkplek
00:23
and he stealssteelt your chairstoel.
6
11273
1402
en pikt jouw stoel.
00:24
Doesn't say a wordwoord
7
12675
1242
Hij zegt niks --
00:25
just rollsbroodjes away with it.
8
13917
1388
hij rolt hem gewoon weg.
00:27
Doesn't give you any informationinformatie
about why he tooknam your chairstoel
9
15305
2483
Hij zegt niet waarom
hij jouw stoel meeneemt
00:29
out of all the other chairsstoelen
that are out there.
10
17788
2111
en niet een andere.
Hij staat er niet bij stil
dat je je stoel nodig hebt
00:31
Doesn't acknowledgeerkennen the factfeit
that you mightmacht need your chairstoel
11
19899
2142
00:34
to get some work donegedaan todayvandaag.
12
22041
1541
om je werk te kunnen doen.
00:35
You wouldn'tzou het niet standstand for
it. You'dU zou make a stinkstinken.
13
23582
2257
Dat zou je niet pikken.
Je haalt verhaal.
00:37
You'dU zou followvolgen that guy
back to his cubiclekast
14
25839
2027
Je zou die man volgen
naar zijn werkplek
00:39
and you'dje zou say, "Why my chairstoel?"
15
27866
3312
en hem vragen:
"Waarom mijn stoel?"
00:43
Okay, so now it's TuesdayDinsdag morningochtend-
and you're at the officekantoor,
16
31178
4121
Dan wordt het dinsdagochtend
en je bent weer op kantoor.
Er plopt een uitnodiging in beeld
voor een vergadering in je agenda.
00:47
and a meetingvergadering invitationuitnodiging popsPOP 's
up in your calendarkalender.
17
35299
2729
00:50
(LaughterGelach)
18
38028
1605
(Gelach)
00:51
And it's from this womanvrouw who you
kindsoort of know from down the hallhal,
19
39633
3076
Verstuurd door een vrouw die
je kent uit de hal beneden.
00:54
and the subjectonderwerpen linelijn referencesreferenties some
projectproject that you heardgehoord a little bitbeetje about.
20
42709
3805
Het onderwerp is een project
waar je ooit wel van gehoord hebt.
00:58
But there's no agendaagenda.
21
46514
1683
Maar er is geen agenda.
01:00
There's no informationinformatie about why
you were inviteduitgenodigd to the meetingvergadering.
22
48197
3076
Er staat niet waarom ze jou uitnodigt
voor de vergadering.
01:03
And yetnog you acceptaccepteren the
meetingvergadering invitationuitnodiging, and you go.
23
51273
4616
Toch accepteer je de uitnodiging
en je gaat erheen.
01:07
And when this highlyzeer
unproductiveonproductieve sessionsessie is over,
24
55889
2927
Na deze erg improductieve bijeenkomst
01:10
you go back to your deskbureau,
25
58816
1683
loop je terug naar je bureau.
01:12
and you standstand at your
deskbureau and you say,
26
60499
1509
Je staat daar en zegt:
01:14
"BoyJongen, I wishwens I had those two hoursuur back,
27
62008
2663
"Ik wou dat ik die twee uur
terug kon krijgen,
01:16
like I wishwens I had my chairstoel back."
28
64671
2003
net als mijn stoel."
01:18
(LaughterGelach)
29
66674
1506
(Gelach)
01:20
EveryElke day, we allowtoestaan our coworkerscollega 's,
30
68180
2571
Iedere dag mogen onze collega's,
01:22
who are otherwiseanders- very,
very niceleuk people,
31
70751
2214
die overigens heel erg aardig zijn,
01:24
to stealstelen from us.
32
72965
1667
van ons stelen.
01:26
And I'm talkingpratend about something farver
more valuablewaardevol than officekantoor furnituremeubilair.
33
74632
4078
Dan bedoel ik iets veel
kostbaarders dan kantoormeubilair.
01:30
I'm talkingpratend about time. Your time.
34
78710
3029
Ik bedoel tijd. Jouw tijd.
01:33
In factfeit, I believe that
35
81739
2653
Ik denk dat we midden in
een wereldwijde epidemie zitten
01:36
we are in the middlemidden-
of a globalglobaal epidemicepidemie
36
84392
2485
01:38
of a terribleverschrikkelijk newnieuwe illnessziekte
knownbekend as MASMAS:
37
86877
5040
van een vreselijke ziekte
die bekend staat als MAS:
01:43
MindlessMindless AcceptAccepteren SyndromeSyndroom.
38
91917
2273
Meteen Accepteren Syndroom.
01:46
(LaughterGelach)
39
94190
1894
(Gelach)
01:48
The primaryprimair symptomsymptoom of
MindlessMindless AcceptAccepteren SyndromeSyndroom
40
96084
2701
Het eerste symptoom van het
Meteen Accepteren Syndroom
01:50
is just acceptingaccepteren a meetingvergadering invitationuitnodiging
the minuteminuut it popsPOP 's up in your calendarkalender.
41
98785
3920
is het accepteren van een uitnodiging
zodra deze opduikt in je agenda.
01:54
(LaughterGelach)
42
102705
1270
(Gelach)
01:55
It's an involuntaryonwillekeurig reflexreflexdingding,
clickKlik, bingBing — it's in your calendarkalender,
43
103975
3668
Het is een onvrijwillige reflex -
pling, klik - hij staat in je agenda.
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadynu al latelaat
for a meetingvergadering." (LaughterGelach)
44
107643
3293
"Ik moet weg, ik ben al te laat
voor een vergadering." (Gelach)
02:02
MeetingsVergaderingen are importantbelangrijk, right?
45
110936
2387
Vergaderingen zijn belangrijk, toch?
02:05
And collaborationsamenwerking is keysleutel to
the successsucces of any enterpriseonderneming.
46
113323
2946
Samenwerken is de sleutel tot
het succes van elke onderneming.
02:08
And a well-rungoed beheerde meetingvergadering can yieldopbrengst
really positivepositief, actionableberoep resultsuitslagen.
47
116269
3393
Een goede vergadering kan positieve,
bruikbare resultaten opleveren.
02:11
But betweentussen globalizationglobalisering
48
119662
1758
Door globalisering en
02:13
and pervasivedoordringend informationinformatie technologytechnologie,
49
121420
2315
de doorgedrongen informatietechnologie
02:15
the way that we work
50
123735
1671
is de manier van werken
02:17
has really changedveranderd dramaticallydramatisch
over the last fewweinig yearsjaar.
51
125406
3229
de laatste jaren ingrijpend veranderd.
02:20
And we're miserableellendig. (LaughterGelach)
52
128635
3207
En we zijn diepongelukkig. (Gelach)
02:23
And we're miserableellendig not because the
other guy can't runrennen a good meetingvergadering,
53
131842
3540
Niet alleen omdat een collega
geen vergadering kan leiden.
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptAccepteren SyndromeSyndroom,
54
135382
2812
Het komt door MAS, ons
Meteen Accepteren Syndroom,
02:30
whichwelke is a self-inflictedSelf-Inflicted woundwond.
55
138194
3776
wat een vorm van zelfverwonding is.
02:33
ActuallyEigenlijk, I have evidencebewijsmateriaal to provebewijzen
that MASMAS is a globalglobaal epidemicepidemie.
56
141970
5147
Ik kan zelfs bewijzen dat
MAS een wereldwijde epidemie is.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Ik zal vertellen waarom.
02:40
A couplepaar of yearsjaar agogeleden, I put a videovideo-
on YoutubeYouTube, and in the videovideo-,
58
148764
4272
Jaren geleden zette ik een video
op Youtube, waarin ik stukjes naspeelde
02:45
I actedgehandeld out everyelk terribleverschrikkelijk
conferenceconferentie call you've ever been on.
59
153036
3198
uit al die erge vergaderingen op afstand
die ik heb meegemaakt.
02:48
It goesgaat on for about fivevijf minutesnotulen,
60
156234
1659
Het duurt ongeveer vijf minuten
02:49
and it has all the things that we
hatehaat about really badslecht meetingsvergaderingen.
61
157893
3191
en er zit alles in dat we haten
aan slechte vergaderingen.
02:53
There's the moderatorModerator who has
no ideaidee how to runrennen the meetingvergadering.
62
161084
3343
Een voorzitter die geen
vergadering kan leiden.
Deelnemers die geen idee hebben
waarom ze erbij zitten.
02:56
There are the participantsdeelnemers who
have no ideaidee why they're there.
63
164427
2558
02:58
The wholegeheel thing kindsoort of collapsesinstort
into this collaborativesamenwerkend traintrein wreckwrak.
64
166985
3703
Alles ontspoort uiteindelijk in een
rampzalige poging om samen te werken.
03:02
And everybodyiedereen leavesbladeren very angryboos.
65
170688
2426
En iedereen vertrekt heel boos.
03:05
It's kindsoort of funnygrappig.
66
173114
1789
Het is best wel grappig.
03:06
(LaughterGelach)
67
174903
1583
(Gelach)
03:08
Let's take a quicksnel look.
68
176486
2152
We zullen eens even kijken.
03:10
(VideoVideo) Our goaldoel todayvandaag is to come to an
agreementovereenkomst on a very importantbelangrijk proposalvoorstel.
69
178638
3827
(Video) Vandaag moeten we het eens
worden over een belangrijk voorstel.
03:14
As a groupgroep, we need to decidebesluiten if —
70
182465
2087
Als groep moeten we besluiten of...
03:16
bloopbloop bloopbloop
71
184552
2779
bloep bloep --
03:19
HiHallo, who just joinedtoegetreden?
72
187331
3567
Hoi, wie is erbij gekomen?
03:22
HiHallo, it's JoeJoe. I'm workingwerkend from home todayvandaag.
73
190898
3012
Hoi, ik ben Joe. Ik werk thuis vandaag.
03:25
(LaughterGelach)
74
193910
1890
(Gelach)
03:27
HiHallo, JoeJoe. ThanksBedankt for
joiningaansluiting us todayvandaag, great.
75
195800
3068
Hoi, Joe. Bedankt dat je
erbij bent vandaag.
03:30
I was just sayinggezegde, we have a lot of people
on the call we'dwij hadden like to get throughdoor,
76
198868
2790
Ik zei net dat er veel mensen
in de groep zitten. We willen door,
03:33
so let's skipoverspringen the rollrollen call
77
201658
1634
dus ik noem ze niet allemaal op
03:35
and I'm gonna diveduiken right in.
78
203292
2673
en ik kom meteen ter zake.
03:37
Our goaldoel todayvandaag is to come to an
agreementovereenkomst on a very importantbelangrijk proposalvoorstel.
79
205965
3875
Vandaag moeten we het eens
worden over een belangrijk voorstel.
03:41
As a groupgroep, we need to decidebesluiten if —
80
209840
2565
Als groep moeten we besluiten of --
03:44
bloopbloop bloopbloop
81
212405
1293
Bloep bloep ...
03:45
(LaughterGelach)
82
213698
1463
(Gelach)
03:47
HiHallo, who just joinedtoegetreden?
83
215161
2023
Hoi, wie is erbij gekomen?
03:49
No? I thought I heardgehoord a beepsignaal. (LaughterGelach)
84
217184
4809
Niemand? Ik dacht dat ik
een piep hoorde. (Gelach)
03:53
SoundGeluid familiarvertrouwd?
85
221993
1636
Komt dit je bekend voor?
03:55
Yeah, it soundsklanken familiarvertrouwd
to me, too.
86
223629
1977
Ja, ik herken het ook.
Een paar weken nadat ik deze
video online had gezet
03:57
A couplepaar of weeksweken after I put that onlineonline,
87
225606
2056
03:59
500,000 people in dozenstientallen of countrieslanden,
88
227662
2801
was hij bekeken door 500.000 mensen
uit tientallen landen.
04:02
I mean dozenstientallen of countrieslanden,
89
230463
1640
Echt tientallen landen.
04:04
watchedbekeken this videovideo-.
90
232103
1184
En na drie jaar wordt hij elke maand
nog steeds duizenden keren bekeken.
04:05
And threedrie yearsjaar laterlater, it's still gettingkrijgen
thousandsduizenden of viewskeer bekeken everyelk monthmaand.
91
233287
3354
04:08
It's closedichtbij to about a millionmiljoen right now.
92
236641
1967
Nu al bijna een miljoen keer.
04:10
And in factfeit, some of the biggestgrootste
companiesbedrijven in the worldwereld-,
93
238608
2008
Enkele van de grootste bedrijven,
04:12
companiesbedrijven that you've
heardgehoord of but I won'tzal niet namenaam,
94
240616
1910
je kent ze, maar ik noem geen namen,
04:14
have askedgevraagd for my permissiontoestemming to use
this videovideo- in theirhun new-hirenieuwe-huren trainingopleiding
95
242526
3895
hebben mij gevraagd of ze deze video
mogen tonen aan nieuwe medewerkers
04:18
to teachonderwijzen theirhun newnieuwe employeeswerknemers how
not to runrennen a meetingvergadering at theirhun companybedrijf.
96
246421
4249
om ze te leren hoe een vergadering
niet hoort te verlopen in hun bedrijf.
04:22
And if the numbersgetallen
97
250670
1485
En alsof de aantallen --
een miljoen keer bekeken en
gebruikt door die bedrijven --
04:24
there are a millionmiljoen viewskeer bekeken and it's
beingwezen used by all these companiesbedrijven
98
252155
2381
04:26
aren'tzijn niet enoughgenoeg proofbewijs that we have
a globalglobaal problemprobleem with meetingsvergaderingen,
99
254536
3526
niet voldoende bewijs zijn dat er een
wereldwijd probleem is met vergaderingen,
04:30
there are the manyveel, manyveel thousandsduizenden
100
258062
1777
zijn er vele duizenden online reacties
op de video geplaatst.
04:31
of commentsopmerkingen postedGeplaatst onlineonline
101
259839
1620
04:33
after the videovideo- wentgegaan up.
102
261459
2188
Duizenden mensen schreven dingen als:
04:35
ThousandsDuizenden of people wroteschreef things like,
103
263647
1974
"Hé, zo ging het vandaag bij mij ook!",
04:37
"OMGOMG, that was my day todayvandaag!"
104
265621
1854
04:39
"That was my day everyelk day!"
105
267475
1963
"Zo gaat het elke dag bij mij!",
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Dit is mijn leven."
04:42
One guy wroteschreef,
107
270597
930
Een man schreef:
"Het is grappig, omdat het waar is.
04:43
"It's funnygrappig because it's truewaar.
108
271527
1539
04:45
EerilyGriezelig, sadlyHelaas, depressinglydeprimerend truewaar.
109
273066
1907
Griezelig, treurig en deprimerend waar.
04:46
It madegemaakt me laughlach untiltot I criedriep.
110
274973
1718
Ik moest huilen van het lachen.
04:48
And criedriep. And I criedriep some more."
111
276691
2750
En ik huilde nog wat door."
04:51
(LaughterGelach)
112
279441
1632
(Gelach)
04:53
This poorarm guy said,
113
281073
1461
Deze zielige man zei:
04:54
"My dailydagelijks life untiltot
retirementpensioen or deathdood, sighzucht."
114
282534
5077
"Mijn dagelijks leven tot mijn
pensioen of mijn dood. Zucht."
04:59
These are realecht quotescitaten
115
287611
1400
Dit zijn echte citaten
05:01
and it's realecht sadverdrietig.
116
289011
1799
en het is echt verdrietig.
05:02
A commongemeenschappelijk themethema runninglopend throughdoor
all of these commentsopmerkingen onlineonline
117
290810
2823
Een rode draad door
al deze reacties
is de gedachte
dat we machteloos zijn
05:05
is this fundamentalfundamenteel beliefgeloof
that we are powerlessmachteloos
118
293633
2541
05:08
to do anything other
than go to meetingsvergaderingen
119
296174
1901
om iets anders te doen dan
naar slecht geleide vergaderingen
te gaan en ze maar uit te zitten.
05:10
and sufferlijden throughdoor these
poorlyslecht runrennen meetingsvergaderingen
120
298075
2378
05:12
and liveleven to meetontmoeten anothereen ander day.
121
300453
2089
in de hoop dat het verbetert.
05:14
But the truthwaarheid is, we're
not powerlessmachteloos at all.
122
302542
3141
Maar in werkelijkheid zijn
we helemaal niet machteloos.
05:17
In factfeit, the curegenezen for MASMAS
is right here in our handshanden.
123
305683
3093
In feite hebben we de oplossing
voor MAS in eigen hand.
05:20
It's right at our fingertipsvingertoppen, literallyletterlijk.
124
308792
2185
Letterlijk op onze vingertoppen.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Ik noem het: ¡No MAS!
05:26
(LaughterGelach)
126
314238
2230
(Gelach)
Als ik me het Spaans op mijn
middelbare school goed herinner
05:28
WhichDie, if I rememberonthouden my
highhoog schoolschool- SpanishSpaans,
127
316468
2398
05:30
meansmiddelen something like,
"EnoughGenoeg alreadynu al, make it stop!"
128
318866
2791
betekent dat zoiets als:
"Het is genoeg geweest, hou op!"
05:33
Here'sHier is how No MASMAS
workswerken. It's very simpleeenvoudig.
129
321657
2752
No MAS werkt als volgt.
Het is heel eenvoudig.
05:36
First of all, the nextvolgende time you
get a meetingvergadering invitationuitnodiging
130
324409
3197
Ten eerste. De volgende keer dat
je een uitnodiging ontvangt
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformatie in it at all,
131
327606
2847
zonder een hoop informatie erin,
05:42
clickKlik the tentativevoorlopig buttonknop!
132
330453
1840
klik op de Voorlopig-knop!
05:44
It's okay, you're allowedtoegestaan,
that's why it's there.
133
332293
2450
Dat mag hoor, daar is hij voor.
Hij zit net naast
de Accepteren-knop.
05:46
It's right nextvolgende to the acceptaccepteren buttonknop.
134
334743
1509
05:48
Or the maybe buttonknop, or whateverwat dan ook buttonknop
is there for you not to acceptaccepteren immediatelyper direct.
135
336252
3594
Of de Misschien-knop, of welke knop
er is om niet meteen te accepteren.
05:51
Then, get in touchaanraken with the personpersoon
who askedgevraagd you to the meetingvergadering.
136
339846
3783
Neem dan contact op met de persoon
die je uitnodigde voor de vergadering.
05:55
Tell them you're very excitedopgewonden
to supportondersteuning theirhun work,
137
343629
2586
Vertel dat je hem graag
helpt bij zijn werk
en vraag wat het doel
van de vergadering is.
05:58
askvragen them what the goaldoel
of the meetingvergadering is,
138
346215
2015
06:00
and tell them you're interestedgeïnteresseerd in learningaan het leren
how you can help them achievebereiken theirhun goaldoel.
139
348230
3687
En vertel dat je graag wilt leren hoe je
kunt helpen om zijn doel te bereiken.
06:03
And if we do this oftenvaak enoughgenoeg,
140
351917
1928
Als we dat vaak genoeg doen,
06:05
and we do it respectfullymet alle respect,
141
353845
1338
en met respect,
06:07
people mightmacht startbegin to be
a little bitbeetje more thoughtfulnadenkend
142
355183
2037
zullen mensen er beter
over gaan nadenken
06:09
about the way they put togethersamen
meetingvergadering invitationsuitnodigingen.
143
357220
2462
hoe ze uitnodigingen
moeten opstellen.
06:11
And you can make more thoughtfulnadenkend
decisionsbeslissingen about acceptingaccepteren it.
144
359682
2852
Dan kun je weloverwogen besluiten
om ze te accepteren.
06:14
People mightmacht actuallywerkelijk startbegin
sendingBezig met verzenden out agendasagenda 's. ImagineStel je voor!
145
362534
3260
Mensen zullen misschien zelfs
een agenda opstellen. Stel je voor!
06:17
Or they mightmacht not have a conferenceconferentie call
with 12 people to talk about a statusstaat
146
365794
3748
Of misschien geen conferentiegesprek
met 12 personen over een status
06:21
when they could just do a quicksnel
emaile-mail and get it donegedaan with.
147
369542
3283
als het ook met een korte e-mail
afgedaan kan worden.
06:24
People just mightmacht startbegin to changeverandering theirhun
behaviorgedrag because you changedveranderd yoursde jouwe.
148
372825
4834
Andere mensen zouden hun gedrag
aan dat van jou kunnen aanpassen.
06:29
And they just mightmacht bringbrengen
your chairstoel back, too. (LaughterGelach)
149
377659
3485
En misschien brengen ze
jouw stoel ook wel terug. (Gelach)
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
¡No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Dank je.
06:35
(ApplauseApplaus).
152
383959
2066
(Applaus)
Translated by Roel Verbunt
Reviewed by Dick Stada

▲Back to top

ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com