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TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Como salvar o mundo (ou pelo menos a si mesmo) de reuniões ruins

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Uma epidemia de reuniões ruins, ineficientes e cheias demais está trazendo uma praga às empresas do mundo — e tornando os trabalhadores infelizes. David Grandy tem algumas ideias de como impedir isso.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Imaginem o seguinte:
00:13
Picture this:
É segunda-feira de manhã,
você está no escritório,
00:14
It's Monday morning,
00:15
you're at the office,
00:16
you're settling in for the day at work,
se preparando para um dia de trabalho
00:18
and this guy that you sort of
recognize from down the hall,
e um cara que você
reconhece dos corredores
entra no seu cubículo
00:21
walks right into your cubicle
e rouba a sua cadeira.
00:23
and he steals your chair.
00:24
Doesn't say a word —
Não diz nada,
apenas sai e a leva embora.
00:25
just rolls away with it.
00:27
Doesn't give you any information
about why he took your chair
Não te dá explicação
para ter pego a cadeira
entre tantas outras
cadeiras que estavam ali.
00:29
out of all the other chairs
that are out there.
Nem percebe que você
pode precisar da sua cadeira
00:31
Doesn't acknowledge the fact
that you might need your chair
00:34
to get some work done today.
para fazer seu trabalho.
00:35
You wouldn't stand for
it. You'd make a stink.
Você não aceitaria. Você faria uma cena.
Você seguiria o cara até o cubículo dele
00:37
You'd follow that guy
back to his cubicle
e diria: "Por que a minha cadeira?"
00:39
and you'd say, "Why my chair?"
Certo, agora é terça-feira de manhã
e você está no escritório,
00:43
Okay, so now it's Tuesday morning
and you're at the office,
e um convite para uma reunião
aparece no seu calendário.
00:47
and a meeting invitation pops
up in your calendar.
00:50
(Laughter)
(Risos)
00:51
And it's from this woman who you
kind of know from down the hall,
E é dessa mulher que você
reconhece dos corredores,
00:54
and the subject line references some
project that you heard a little bit about.
e o assunto menciona um
projeto de que você já ouviu falar.
Mas não tem uma pauta.
00:58
But there's no agenda.
01:00
There's no information about why
you were invited to the meeting.
Não explica por que
você foi convidado à reunião,
01:03
And yet you accept the
meeting invitation, and you go.
E ainda assim você aceita o convite e vai.
E quando essa sessão
extremamente improdutiva termina,
01:07
And when this highly
unproductive session is over,
01:10
you go back to your desk,
e você volta à sua mesa,
fica em pé ali, e diz:
01:12
and you stand at your
desk and you say,
01:14
"Boy, I wish I had those two hours back,
"Cara, como eu queria ter essas
duas horas de volta,
assim como queria minha cadeira de volta."
01:16
like I wish I had my chair back."
(Risos)
01:18
(Laughter)
01:20
Every day, we allow our coworkers,
Todos os dias, nós permitimos
que os nosso colegas,
que são pessoas bacanas
em outros aspectos,
01:22
who are otherwise very,
very nice people,
nos roubem.
01:24
to steal from us.
e eu estou falando de algo muito
mais valioso do que móveis de escritório.
01:26
And I'm talking about something far
more valuable than office furniture.
Eu estou falando de tempo. O seu tempo.
01:30
I'm talking about time. Your time.
De fato, eu acredito que
01:33
In fact, I believe that
estamos no meio de uma epidemia global
01:36
we are in the middle
of a global epidemic
de uma nova doença terrível
conhecida como "SAI":
01:38
of a terrible new illness
known as MAS:
Síndrome da Aceitação Impensada
01:43
Mindless Accept Syndrome.
(Risos)
01:46
(Laughter)
O principal sintoma da
Síndrome da Aceitação Impensada
01:48
The primary symptom of
Mindless Accept Syndrome
é aceitar um convite de reunião
assim que ele aparece no seu calendário.
01:50
is just accepting a meeting invitation
the minute it pops up in your calendar.
(Risos)
01:54
(Laughter)
É um reflexo involuntário;
ding, click, bing; está no seu calendário.
01:55
It's an involuntary reflex — ding,
click, bing — it's in your calendar,
"Tenho que ir, já estou atrasado
para uma reunião." (Risos)
01:59
"Gotta go, I'm already late
for a meeting." (Laughter)
02:02
Meetings are important, right?
Reuniões são importantes, certo?
02:05
And collaboration is key to
the success of any enterprise.
Colaboração é a chave
do sucesso de qualquer empresa.
E uma reunião bem organizada pode gerar
resultados positivos e aplicáveis.
02:08
And a well-run meeting can yield
really positive, actionable results.
02:11
But between globalization
Mas em meio à globalização
e ao acesso à tecnologia da informação
02:13
and pervasive information technology,
02:15
the way that we work
a forma como trabalhamos mudou
drasticamente ao longo dos últimos anos.
02:17
has really changed dramatically
over the last few years.
02:20
And we're miserable. (Laughter)
E nós estamos infelizes. (Risos)
E nós estamos infelizes não porque
o outro não sabe conduzir uma reunião,
02:23
And we're miserable not because the
other guy can't run a good meeting,
É por causa da SAI, a nossa
Síndrome da Aceitação Impensada
02:27
it's because of MAS, our
Mindless Accept Syndrome,
que é um ferimento
infligido por nós mesmos.
02:30
which is a self-inflicted wound.
02:33
Actually, I have evidence to prove
that MAS is a global epidemic.
Na verdade, eu tenho evidências
de que a SAI é uma epidemia global.
02:39
Let me tell you why.
Deixem-me dizer porque.
Há dois anos, eu postei
um vídeo no Youtube
02:40
A couple of years ago, I put a video
on Youtube, and in the video,
E no vídeo eu reproduzi todas as terríveis
videoconferências que vocês já viram.
02:45
I acted out every terrible
conference call you've ever been on.
02:48
It goes on for about five minutes,
Ele dura cerca de cinco minutos,
02:49
and it has all the things that we
hate about really bad meetings.
e tem todas as coisas que nós odiamos
sobre reuniões muito ruins.
Tem o moderador que não faz ideia
de como conduzir a reunião.
02:53
There's the moderator who has
no idea how to run the meeting.
Tem os participantes que não fazem
ideia de porque estão ali
02:56
There are the participants who
have no idea why they're there.
02:58
The whole thing kind of collapses
into this collaborative train wreck.
A coisa toda meio que desaba
em um desastre colaborativo.
E todo mundo vai embora muito bravo.
03:02
And everybody leaves very angry.
É até engraçado.
03:05
It's kind of funny.
(Risos)
03:06
(Laughter)
Vamos dar uma olhada.
03:08
Let's take a quick look.
Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.
03:10
(Video) Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
03:14
As a group, we need to decide if —
Enquanto grupo, temos que decidir se...
Bloop! Bloop!
03:16
bloop bloop —
03:19
Hi, who just joined?
Olá, quem acabou de entrar?
03:22
Hi, it's Joe. I'm working from home today.
Oi, é o Joe, estou trabalhando
em casa hoje.
(Risos)
03:25
(Laughter)
03:27
Hi, Joe. Thanks for
joining us today, great.
Oi, Joe. Obrigado
por se juntar a nós hoje.
Eu estava dizendo que somos muitos
na chamada e queremos terminá-la
03:30
I was just saying, we have a lot of people
on the call we'd like to get through,
03:33
so let's skip the roll call
então vamos pular as apresentações
e ir direto ao assunto.
03:35
and I'm gonna dive right in.
03:37
Our goal today is to come to an
agreement on a very important proposal.
Nosso objetivo hoje é chegar a um acordo
sobre uma proposta muito importante.
Enquanto grupo, temos que decidir se...
03:41
As a group, we need to decide if —
Bloop! Bloop!
03:44
bloop bloop —
(Risos)
03:45
(Laughter)
Olá, quem acabou de entrar?
03:47
Hi, who just joined?
03:49
No? I thought I heard a beep. (Laughter)
Ninguém? Eu achei que
tinha ouvido um bipe.
(Risos)
03:53
Sound familiar?
Soa familiar?
Sim, me soa familiar também.
03:55
Yeah, it sounds familiar
to me, too.
Algumas semanas depois de postá-lo,
03:57
A couple of weeks after I put that online,
500.000 pessoas em dezenas de países
03:59
500,000 people in dozens of countries,
04:02
I mean dozens of countries,
04:04
watched this video.
assistiram a esse vídeo.
E três anos depois, ainda há
milhares de visualizações todos os meses.
04:05
And three years later, it's still getting
thousands of views every month.
Agora está perto de um milhão.
04:08
It's close to about a million right now.
E algumas das maiores empresas do mundo,
04:10
And in fact, some of the biggest
companies in the world,
empresas conhecidas, mas que não vou citar
04:12
companies that you've
heard of but I won't name,
04:14
have asked for my permission to use
this video in their new-hire training
me pediram permissão para usar esse
vídeo nos treinamentos de novo pessoal
para ensinar aos novos funcionários
como não conduzir uma reunião na empresa.
04:18
to teach their new employees how
not to run a meeting at their company.
04:22
And if the numbers —
E se os números,
um milhão de visualizações,
04:24
there are a million views and it's
being used by all these companies —
e ser usado por tantas empresas,
04:26
aren't enough proof that we have
a global problem with meetings,
não são provas suficientes para mostrar
que temos problemas com reuniões
04:30
there are the many, many thousands
há os milhares de comentários feitos
depois que o vídeo foi postado.
04:31
of comments posted online
04:33
after the video went up.
04:35
Thousands of people wrote things like,
Milhares de pessoas
escreveram coisas como:
04:37
"OMG, that was my day today!"
"Meu Deus, esse foi o meu dia hoje!"
04:39
"That was my day every day!"
"Esse é o meu dia todo dia!"
"Essa é a minha vida."
04:41
"This is my life."
Um cara comentou:
04:42
One guy wrote,
"É engraçado porque é verdade,
04:43
"It's funny because it's true.
assustadora e triste verdade,
04:45
Eerily, sadly, depressingly true.
E me fez chorar de rir.
04:46
It made me laugh until I cried.
E chorar. E chorar
e chorar um pouco mais."
04:48
And cried. And I cried some more."
(Risos)
04:51
(Laughter)
04:53
This poor guy said,
Este outro disse:
04:54
"My daily life until
retirement or death, sigh."
"Minha vida cotidiana até
a aposentadoria ou a morte (suspiro)."
04:59
These are real quotes
Essas são citações reais,
e isso é muito triste.
05:01
and it's real sad.
Um tema comum que passa por
esses comentários online
05:02
A common theme running through
all of these comments online
é a crença fundamental de que
nós somos impotentes
05:05
is this fundamental belief
that we are powerless
para fazer algo além de ir a reuniões
05:08
to do anything other
than go to meetings
e sofrer ao longo essas reuniões
mal conduzidas
05:10
and suffer through these
poorly run meetings
e viver para nos reunir um outro dia.
05:12
and live to meet another day.
Mas a verdade é, que nós
não somos nem um pouco impotentes.
05:14
But the truth is, we're
not powerless at all.
De fato, a cura para a SAI
está bem aqui nas nossas mãos.
05:17
In fact, the cure for MAS
is right here in our hands.
05:20
It's right at our fingertips, literally.
Está bem na ponta dos
nossos dedos, literalmente.
05:22
It's something that I call ¡No MAS!
É algo que eu chamo de "Sai SAI!"
(Risos)
05:26
(Laughter)
Precisamos espantar o SAI,
05:28
Which, if I remember my
high school Spanish,
e dizer "Já chega, pare com isso!"
05:30
means something like,
"Enough already, make it stop!"
O Sai SAI funciona assim, é muito simples.
05:33
Here's how No MAS
works. It's very simple.
Primeiro, a próxima vez que você for
convidado a uma reunião
05:36
First of all, the next time you
get a meeting invitation
que não tem muita informação no convite,
05:39
that doesn't have a lot
of information in it at all,
clique no botão "Provisório"!
05:42
click the tentative button!
Você pode fazer isso,
é por isso que ele existe,
05:44
It's okay, you're allowed,
that's why it's there.
está ao lado do botão "Aceitar".
05:46
It's right next to the accept button.
Ou o botão "Talvez", ou qualquer botão
que não aceite imediatamente.
05:48
Or the maybe button, or whatever button
is there for you not to accept immediately.
E então, entre em contato com a pessoa
que enviou o convite.
05:51
Then, get in touch with the person
who asked you to the meeting.
05:55
Tell them you're very excited
to support their work,
Diga-lhe que você está muito
entusiasmado em apoiá-lo,
05:58
ask them what the goal
of the meeting is,
pergunte-lhe qual é o
objetivo da reunião,
06:00
and tell them you're interested in learning
how you can help them achieve their goal.
e diga-lhe que você quer saber como
ajudá-lo a alcançar seus objetivos.
E se nós fizermos isso com frequência,
06:03
And if we do this often enough,
e de forma respeitosa,
06:05
and we do it respectfully,
as pessoas podem se tornar
mais atenciosas
06:07
people might start to be
a little bit more thoughtful
com a forma com a qual elas
fazem convites para reuniões.
06:09
about the way they put together
meeting invitations.
06:11
And you can make more thoughtful
decisions about accepting it.
E você pode tomar decisões mais
informadas sobre aceitar.
06:14
People might actually start
sending out agendas. Imagine!
As pessoas podem até começar
a mandar pautas, imaginam?
Ou eles podem evitar uma videoconferência
com doze pessoas para tratar de algo
06:17
Or they might not have a conference call
with 12 people to talk about a status
quando eles poderiam resolver isso
com um email rápido.
06:21
when they could just do a quick
email and get it done with.
As pessoas podem até começar a mudar
o seu comportamento pois você mudou o seu.
06:24
People just might start to change their
behavior because you changed yours.
E elas podem começar a trazer
a sua cadeira de volta, também.
06:29
And they just might bring
your chair back, too. (Laughter)
(Risos)
06:33
No MAS!
Sai SAI!
06:34
Thank you.
Obrigado.
(Aplausos).
06:35
(Applause).
Translated by Mario Curiki
Reviewed by Thiago Hilger

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About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com