ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Jak zachránit svět (nebo přinejmenším sebe) před špatně vedenými poradami

Filmed:
2,459,605 views

Epidemie špatných, neefektivních porad, se spoustou účastníků, sužuje společnosti všude na světě a způsobuje, že se zaměstnanci kvůli ztracenému času cítí mizerně. David Grady má pár nápadů, jak to zastavit.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Double-click the English transcript below to play the video.

00:13
PictureObrázek this:
0
1272
1377
Představte si tu situaci:
Je pondělní ráno,
00:14
It's MondayPondělí morningráno,
1
2649
1093
jste v kanceláři,
chystáte se strávit den v práci,
00:15
you're at the officekancelář,
2
3742
1119
00:16
you're settlingusazovací in for the day at work,
3
4861
1754
00:18
and this guy that you sorttřídění of
recognizeuznat from down the hallhala,
4
6615
2822
a člověk, se kterým jste se
letmo potkali dole v hale,
vkráčí přímo do vaší kóje
a ukradne vám vaši židli.
00:21
walksprocházky right into your cubiclepracovní kóje
5
9437
1836
00:23
and he stealskrade your chairžidle.
6
11273
1402
00:24
Doesn't say a wordslovo
7
12675
1242
Neřekne ani slovo ‒
prostě s ní odjede.
00:25
just rollsrolí away with it.
8
13917
1388
00:27
Doesn't give you any informationinformace
about why he tookvzal your chairžidle
9
15305
2483
Nezmíní se ani slovem o tom,
proč si z těch všech židlí kolem
00:29
out of all the other chairsžidle
that are out there.
10
17788
2111
vybral zrovna tu vaši.
Vůbec si nepřipouští,
že byste tu židli mohli potřebovat,
00:31
Doesn't acknowledgepotvrdit the factskutečnost
that you mightmohl need your chairžidle
11
19899
2142
00:34
to get some work doneHotovo todaydnes.
12
22041
1541
abyste dnes odvedli nějakou práci.
00:35
You wouldn'tby ne standvydržet for
it. You'dVy byste make a stinksmrad.
13
23582
2257
Nestrpěli byste to.
Ztropili byste povyk.
00:37
You'dVy byste follownásledovat that guy
back to his cubiclepracovní kóje
14
25839
2027
Šli byste za ním do jeho kóje
00:39
and you'dže ano say, "Why my chairžidle?"
15
27866
3312
a zeptali se: „Proč zrovna moji židli?“
00:43
Okay, so now it's TuesdayÚterý morningráno
and you're at the officekancelář,
16
31178
4121
OK, takže teď je úterý ráno
a vy jste v kanceláři
00:47
and a meetingSetkání invitationPozvánka popsPops
up in your calendarkalendář.
17
35299
2729
a v kalendáři vám vyskočí
pozvánka na poradu.
00:50
(LaughterSmích)
18
38028
1605
(Smích)
00:51
And it's from this womanžena who you
kinddruh of know from down the hallhala,
19
39633
3076
A je od ženy, kterou
znáte od vidění z haly
00:54
and the subjectpředmět linečára referencesReference some
projectprojekt that you heardslyšel a little bitbit about.
20
42709
3805
a předmět se týká projektu,
o kterém jste trochu slyšeli.
00:58
But there's no agendadenní program.
21
46514
1683
Ale není tam program.
01:00
There's no informationinformace about why
you were invitedpozván to the meetingSetkání.
22
48197
3076
A žádná informace o tom,
proč jste pozváni na poradu.
01:03
And yetdosud you acceptakceptovat the
meetingSetkání invitationPozvánka, and you go.
23
51273
4616
A přesto pozvánku přijímáte
a na poradu jdete.
01:07
And when this highlyvysoce
unproductiveneproduktivní sessionzasedání is over,
24
55889
2927
A když je tento vysoce
neproduktivní sedánek za vámi,
01:10
you go back to your desklavice,
25
58816
1683
vracíte se ke svému stolu,
stojíte tam a říkáte si:
01:12
and you standvydržet at your
desklavice and you say,
26
60499
1509
01:14
"BoyChlapec, I wishpřání I had those two hourshodin back,
27
62008
2663
„Kéž bych tak měl ty dvě hodiny zpátky,
01:16
like I wishpřání I had my chairžidle back."
28
64671
2003
a kéž bych měl zpátky svou židli.“
01:18
(LaughterSmích)
29
66674
1506
(Smích)
01:20
EveryKaždý day, we allowdovolit our coworkersspolupracovníci,
30
68180
2571
Každý den dovolujeme
svým spolupracovníkům,
01:22
who are otherwisev opačném případě very,
very nicepěkný people,
31
70751
2214
kteří jsou jinak velmi příjemnými lidmi,
aby nás okrádali.
01:24
to stealukrást from us.
32
72965
1667
01:26
And I'm talkingmluvící about something fardaleko
more valuablecenný than officekancelář furniturenábytek.
33
74632
4078
Hovořím o něčem daleko cennějším,
než je kancelářský nábytek.
01:30
I'm talkingmluvící about time. Your time.
34
78710
3029
Hovořím o čase. Vašem čase.
01:33
In factskutečnost, I believe that
35
81739
2653
Vlastně si myslím,
že jsme uprostřed globální epidemie
01:36
we are in the middlestřední
of a globalglobální epidemicepidemie
36
84392
2485
01:38
of a terriblehrozný newNový illnessnemoc
knownznámý as MASMAS:
37
86877
5040
nové příšerné nemoci, známé jako MAS:
(Mindless Accept Syndrome)
01:43
MindlessBezduché AcceptPřijmout SyndromeSyndrom.
38
91917
2273
Syndrom bezmyšlenkovitého přijímání.
01:46
(LaughterSmích)
39
94190
1894
(Smích)
01:48
The primaryhlavní symptompříznak of
MindlessBezduché AcceptPřijmout SyndromeSyndrom
40
96084
2701
Prvotním symptomem nemoci
01:50
is just acceptingpřijetí a meetingSetkání invitationPozvánka
the minuteminuta it popsPops up in your calendarkalendář.
41
98785
3920
je přijímání pozvánek na porady
ve chvíli, kdy vám vyskočí v kalendáři.
(Smích)
01:54
(LaughterSmích)
42
102705
1270
01:55
It's an involuntarynedobrovolné reflexReflexdingDing,
clickklikněte na tlačítko, bingBing — it's in your calendarkalendář,
43
103975
3668
Je to mimovolný reflex ‒ ding, klik, bang ‒
a je to ve vašem kalendáři:
„Musím jít, už jdu pozdě na poradu.“
01:59
"GottaMusím go, I'm alreadyjiž latepozdě
for a meetingSetkání." (LaughterSmích)
44
107643
3293
(Smích)
02:02
MeetingsSetkání are importantdůležité, right?
45
110936
2387
Porady jsou důležité, že?
02:05
And collaborationspolupráce is keyklíč to
the successúspěch of any enterprisepodnik.
46
113323
2946
A spolupráce je klíčem
k úspěchu každého podniku.
02:08
And a well-rundobře-běh meetingSetkání can yieldvýtěžek
really positivepozitivní, actionabležalovatelné resultsvýsledky.
47
116269
3393
A dobře vedená porada může přinést
opravdu pozitivní, praktické výsledky.
02:11
But betweenmezi globalizationglobalizace
48
119662
1758
Ale mezi globalizací
02:13
and pervasivevšudypřítomné informationinformace technologytechnika,
49
121420
2315
a všudypřítomnými
informačními technologiemi
02:15
the way that we work
50
123735
1671
se způsob, jakým pracujeme,
02:17
has really changedzměněna dramaticallydramaticky
over the last fewpár yearsroky.
51
125406
3229
za posledních pár let
opravdu dramaticky změnil.
02:20
And we're miserablebídný. (LaughterSmích)
52
128635
3207
A my jsme na tom bídně.
(Smích)
02:23
And we're miserablebídný not because the
other guy can't runběh a good meetingSetkání,
53
131842
3540
A nejsme na tom mizerně proto,
že někdo jiný neumí vést poradu,
ale kvůli MAS, kvůli vlastnímu
Syndromu bezmyšlenkovitého přijímání,
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessBezduché AcceptPřijmout SyndromeSyndrom,
54
135382
2812
02:30
whichkterý is a self-inflictedsamo woundrána.
55
138194
3776
kterým se sami poškozujeme.
02:33
ActuallyVe skutečnosti, I have evidencedůkaz to provedokázat
that MASMAS is a globalglobální epidemicepidemie.
56
141970
5147
Vlastně mám důkazy o tom,
že MAS je globální epidemií.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Dovolte mi, abych to vysvětlil.
02:40
A couplepár of yearsroky agopřed, I put a videovideo
on YoutubeYouTube, and in the videovideo,
58
148764
4272
Před pár lety jsem dal na Youtube video
a v tom videu jsem přehrál nejhrůznější
konferenční hovor, který byste kdy zažili.
02:45
I actedjednala out everykaždý terriblehrozný
conferencekonference call you've ever been on.
59
153036
3198
02:48
It goesjde on for about fivePět minutesminut,
60
156234
1659
Trvá tak pět minut
02:49
and it has all the things that we
hatenenávist about really badšpatný meetingsschůzky.
61
157893
3191
a je charakteristický vším tím, co na
opravdu špatných poradách nenávidíte.
02:53
There's the moderatormoderátor who has
no ideaidea how to runběh the meetingSetkání.
62
161084
3343
Je tam moderátor, který nemá
ani páru o tom, jak vést poradu.
02:56
There are the participantsúčastníků who
have no ideaidea why they're there.
63
164427
2558
Někteří účastníci vůbec
netuší, proč tam jsou.
02:58
The wholeCelý thing kinddruh of collapsessbalí
into this collaborativespolupráce trainvlak wreckvrak.
64
166985
3703
Celé se to tak nějak sesypalo v chaos,
na kterém se všichni podílí.
03:02
And everybodyvšichni leaveslisty very angryrozzlobený.
65
170688
2426
A každý odchází velmi naštvaný.
03:05
It's kinddruh of funnylegrační.
66
173114
1789
Je to trochu legrační.
03:06
(LaughterSmích)
67
174903
1583
(Smích)
03:08
Let's take a quickrychlý look.
68
176486
2152
Koukněme se na kousek.
03:10
(VideoVideo) Our goalfotbalová branka todaydnes is to come to an
agreementdohoda on a very importantdůležité proposalnávrh.
69
178638
3827
(Video) Naším cílem je dnes dosáhnout
shody ohledně důležitého návrhu.
03:14
As a groupskupina, we need to deciderozhodni se if —
70
182465
2087
Potřebujeme se kolektivně
rozhodnout, jestli ‒
03:16
bloopBloop bloopBloop
71
184552
2779
blop blop ‒
(Smích)
03:19
HiAhoj, who just joinedpřipojeno?
72
187331
3567
Ahoj, kdo se to připojil?
(Smích)
03:22
HiAhoj, it's JoeJoe. I'm workingpracovní from home todaydnes.
73
190898
3012
Ahoj, tady je Joe. Dneska dělám z domu.
03:25
(LaughterSmích)
74
193910
1890
(Smích)
03:27
HiAhoj, JoeJoe. ThanksDík for
joiningspojování us todaydnes, great.
75
195800
3068
Ahoj, Joe. Díky, že ses k nám
dnes přidal, skvělé.
03:30
I was just sayingrčení, we have a lot of people
on the call we'dmy jsme like to get throughpřes,
76
198868
2790
Právě jsem říkal, že bychom se rádi
spojili se spoustou lidí po telefonu,
03:33
so let's skippřeskočit the rollválec call
77
201658
1634
takže přeskočme prezenci
a já se do toho hned pustím. (Smích)
03:35
and I'm gonna divepotápět right in.
78
203292
2673
03:37
Our goalfotbalová branka todaydnes is to come to an
agreementdohoda on a very importantdůležité proposalnávrh.
79
205965
3875
Dnes je naším cílem se dohodnout
na velmi důležitém návrhu.
03:41
As a groupskupina, we need to deciderozhodni se if —
80
209840
2565
Potřebujeme se kolektivně
rozhodnout, zda ‒
03:44
bloopBloop bloopBloop
81
212405
1293
blop blop ‒
(Smích)
03:45
(LaughterSmích)
82
213698
1463
03:47
HiAhoj, who just joinedpřipojeno?
83
215161
2023
Ahoj, kdo se připojil?
03:49
No? I thought I heardslyšel a beeppípnutí. (LaughterSmích)
84
217184
4809
Ne? Myslel jsem, že slyším zvonění.
(Smích)
03:53
SoundZvuk familiarznát?
85
221993
1636
Neznělo vám to povědomě?
03:55
Yeah, it soundszvuky familiarznát
to me, too.
86
223629
1977
Jo, mně to taky zní povědomě.
03:57
A couplepár of weekstýdny after I put that onlineonline,
87
225606
2056
Po pár týdnech, co jsem ho dal na web,
03:59
500,000 people in dozensdesítky of countrieszemí,
88
227662
2801
vidělo toto video půl milionu lidí
ze spousty zemí, opravdu spousty zemí.
04:02
I mean dozensdesítky of countrieszemí,
89
230463
1640
04:04
watchedsledoval this videovideo.
90
232103
1184
I teď po třech letech má to video
stále tisíce shlédnutí každý měsíc.
04:05
And threetři yearsroky laterpozději, it's still gettingdostat
thousandstisíce of viewszobrazení everykaždý monthMěsíc.
91
233287
3354
04:08
It's closezavřít to about a millionmilión right now.
92
236641
1967
Blíží se to milionu.
04:10
And in factskutečnost, some of the biggestnejvětší
companiesspolečnosti in the worldsvět,
93
238608
2008
A některé z největších firem světa,
04:12
companiesspolečnosti that you've
heardslyšel of but I won'tzvyklý namenázev,
94
240616
1910
znáte je, ale nebudu jmenovat,
04:14
have askedzeptal se for my permissionpovolení to use
this videovideo in theirjejich new-hirenové pronájem trainingvýcvik
95
242526
3895
mně vlastně požádaly o svolení používat ho
při školení svých nových zaměstnanců,
04:18
to teachučit theirjejich newNový employeeszaměstnanců how
not to runběh a meetingSetkání at theirjejich companyspolečnost.
96
246421
4249
aby je naučily, jak se u nich
nemají vést porady.
04:22
And if the numbersčísla
97
250670
1485
A pokud ta čísla ‒
viděli ho miliony lidí a používají
ho všechny tyhle společnosti ‒
04:24
there are a millionmilión viewszobrazení and it's
beingbytost used by all these companiesspolečnosti
98
252155
2381
04:26
aren'tnejsou enoughdost proofdůkaz that we have
a globalglobální problemproblém with meetingsschůzky,
99
254536
3526
nejsou dostatečným důkazem toho,
že máme globální problém s poradami,
04:30
there are the manymnoho, manymnoho thousandstisíce
100
258062
1777
jsou tu ještě tisíce komentářů
zaslaných po zveřejnění videa on-line.
04:31
of commentskomentáře postedvyslán onlineonline
101
259839
1620
04:33
after the videovideo wentšel up.
102
261459
2188
04:35
ThousandsTisíce of people wrotenapsal things like,
103
263647
1974
Tisíce lidí třeba napsaly:
04:37
"OMGOMG, that was my day todaydnes!"
104
265621
1854
„Ježíši, to bylo jako dneska!“
04:39
"That was my day everykaždý day!"
105
267475
1963
„To zažívám každý den!“
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
„Tohle je můj život.“
04:42
One guy wrotenapsal,
107
270597
930
Jeden člověk napsal:
04:43
"It's funnylegrační because it's trueskutečný.
108
271527
1539
„Je to legrační, protože to je pravda.
Děsivá, smutná, depresivní pravda.
04:45
EerilyStrašidelně, sadlyBohužel, depressinglydepresivně trueskutečný.
109
273066
1907
04:46
It madevyrobeno me laughsmát se untilaž do I criedzvolal.
110
274973
1718
Rozesmálo mě to až k slzám.
A řval jsem u toho smíchy pořád dokola.“
04:48
And criedzvolal. And I criedzvolal some more."
111
276691
2750
(Smích)
04:51
(LaughterSmích)
112
279441
1632
04:53
This poorchudý guy said,
113
281073
1461
Tenhle nebohý chlapík řekl:
04:54
"My dailydenně life untilaž do
retirementodchod do důchodu or deathsmrt, sighpovzdech."
114
282534
5077
„Můj každodenní chleba
až do důchodu anebo smrti, ach jo.“
04:59
These are realnemovitý quotescitáty
115
287611
1400
Toto jsou reálné citace
a je to skutečně smutné.
05:01
and it's realnemovitý sadsmutný.
116
289011
1799
05:02
A commonběžný themetéma runningběh throughpřes
all of these commentskomentáře onlineonline
117
290810
2823
Společným tématem všech těchto komentářů
05:05
is this fundamentalzákladní beliefvíra
that we are powerlessbezmocný
118
293633
2541
je základní domněka, že nemůžeme dělat
05:08
to do anything other
than go to meetingsschůzky
119
296174
1901
nic jiného než chodit na porady
05:10
and suffertrpět throughpřes these
poorlyšpatně runběh meetingsschůzky
120
298075
2378
a přetrpět mizerně vedené porady,
05:12
and livežít to meetsetkat anotherdalší day.
121
300453
2089
abychom přežili do dalšího dne.
05:14
But the truthpravda is, we're
not powerlessbezmocný at all.
122
302542
3141
Pravdou ale je, že nejsme vůbec bezmocní.
05:17
In factskutečnost, the curelék for MASMAS
is right here in our handsruce.
123
305683
3093
Lék na MAS je přímo ve vašich rukou.
05:20
It's right at our fingertipskonečky prstů, literallydoslovně.
124
308792
2185
Doslova na konečcích prstů.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Říkám tomu „!No MAS!“
05:26
(LaughterSmích)
126
314238
2230
(Smích)
05:28
WhichKterý, if I rememberpamatovat my
highvysoký schoolškola SpanishŠpanělština,
127
316468
2398
Což, pokud si pamatuji
svou středoškolskou španělštinu,
05:30
meansprostředek something like,
"EnoughDostatečně alreadyjiž, make it stop!"
128
318866
2791
znamená něco jako
„Už dost, zastavte to!“
05:33
Here'sTady je how No MASMAS
workspráce. It's very simplejednoduchý.
129
321657
2752
No MAS funguje následovně.
Je to velmi jednoduché.
05:36
First of all, the nextdalší time you
get a meetingSetkání invitationPozvánka
130
324409
3197
Především, až příště dostanete pozvánku,
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformace in it at all,
131
327606
2847
která neobsahuje dost informací,
05:42
clickklikněte na tlačítko the tentativenezávazně buttontlačítko!
132
330453
1840
klikněte na tlačítko „nezávazně ano“!
05:44
It's okay, you're allowedpovoleno,
that's why it's there.
133
332293
2450
Je to OK, je to dovolené, proto to tam je.
05:46
It's right nextdalší to the acceptakceptovat buttontlačítko.
134
334743
1509
Je hned vedle tlačítka „přijímám“.
05:48
Or the maybe buttontlačítko, or whateverTo je jedno buttontlačítko
is there for you not to acceptakceptovat immediatelyihned.
135
336252
3594
Nebo stiskněte „možná“ nebo jakékoli
tlačítko, kterým pozvánku hned nepřijmete.
05:51
Then, get in touchdotek with the personosoba
who askedzeptal se you to the meetingSetkání.
136
339846
3783
Pak kontaktujte člověka,
který vás na poradu pozval.
05:55
Tell them you're very excitedvzrušený
to supportPodpěra, podpora theirjejich work,
137
343629
2586
Řekněte mu, že ho při práci
velmi rádi podpoříte,
05:58
askdotázat se them what the goalfotbalová branka
of the meetingSetkání is,
138
346215
2015
zeptejte se, co je cílem porady
06:00
and tell them you're interestedzájem in learningučení se
how you can help them achievedosáhnout theirjejich goalfotbalová branka.
139
348230
3687
a dále mu řekněte, že vás zajímá,
jak mu můžete pomoci dosáhnout cíle.
06:03
And if we do this oftenčasto enoughdost,
140
351917
1928
Pokud to takhle budeme dělat dost často
06:05
and we do it respectfullys úctou,
141
353845
1338
a pokud to uděláme zdvořile,
06:07
people mightmohl startStart to be
a little bitbit more thoughtfulohleduplný
142
355183
2037
lidé se možná začnou víc zamýšlet nad tím,
06:09
about the way they put togetherspolu
meetingSetkání invitationspozvánky.
143
357220
2462
koho na porady pozvou.
06:11
And you can make more thoughtfulohleduplný
decisionsrozhodnutí about acceptingpřijetí it.
144
359682
2852
A vy se můžete více rozmýšlet,
jestli pozvánku přijmete.
06:14
People mightmohl actuallyvlastně startStart
sendingodesílání out agendaspořady jednání. ImaginePředstavte si!
145
362534
3260
Lidé možná skutečně začnou zasílat
programy porad. Představte si to!
06:17
Or they mightmohl not have a conferencekonference call
with 12 people to talk about a statuspostavení
146
365794
3748
Nebo možná nebudou pořádat konferenční
hovor s 12 lidmi kvůli zjišťování stavu,
06:21
when they could just do a quickrychlý
emaile-mailem and get it doneHotovo with.
147
369542
3283
když mohou rychleji poslat e-mail
a mít to hotovo.
06:24
People just mightmohl startStart to changezměna theirjejich
behaviorchování because you changedzměněna yoursvaše.
148
372825
4834
Lidé se možná prostě začnou chovat jinak
díky tomu, že se jinak začnete chovat vy.
06:29
And they just mightmohl bringpřinést
your chairžidle back, too. (LaughterSmích)
149
377659
3485
A taky vám možná vrátí vaši židli.
(Smích)
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
No MAS!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Děkuji
06:35
(ApplausePotlesk).
152
383959
2066
(Potlesk)
Translated by Katerina Jaburkova
Reviewed by Vladimír Harašta

▲Back to top

ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com