ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Retten Sie die Welt (oder wenigstens sich selbst) vor schlechten Meetings

Filmed:
2,459,605 views

Eine Welle an schlechten, ineffizienten, überfüllten Meetings plagt die Geschäftswelt — und macht Arbeiter unglücklich. David Grady hat ein paar Ideen, wie man das aufhalten kann.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

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00:13
PictureBild this:
0
1272
1377
Stellen Sie sich vor:
00:14
It's MondayMontag morningMorgen,
1
2649
1093
Es ist Montagmorgen,
00:15
you're at the officeBüro,
2
3742
1119
Sie sind im Büro,
00:16
you're settlingBeilegung von in for the day at work,
3
4861
1754
bereiten sich auf den Arbeitstag vor.
00:18
and this guy that you sortSortieren of
recognizeerkenne from down the hallHalle,
4
6615
2822
Ein Mann, den Sie irgendwie
aus der Ferne kennen,
00:21
walksSpaziergänge right into your cubicleKabine
5
9437
1836
kommt einfach in Ihr Büro
00:23
and he stealsstiehlt your chairSessel.
6
11273
1402
und klaut Ihren Stuhl.
00:24
Doesn't say a wordWort
7
12675
1242
Er sagt nichts,
00:25
just rollsRollen away with it.
8
13917
1388
rollt ihn einfach weg.
00:27
Doesn't give you any informationInformation
about why he tookdauerte your chairSessel
9
15305
2483
Er sagt nicht, warum er
ausgerechnet Ihren Stuhl nimmt,
00:29
out of all the other chairsStühle
that are out there.
10
17788
2111
und nicht einen anderen.
00:31
Doesn't acknowledgebestätigen the factTatsache
that you mightMacht need your chairSessel
11
19899
2142
Es kümmert ihn nicht, dass
Sie ihn brauchen könnten,
00:34
to get some work doneerledigt todayheute.
12
22041
1541
um Ihre heutige Arbeit zu erledigen.
00:35
You wouldn'twürde nicht standStand for
it. You'dSie würde make a stinkstinken.
13
23582
2257
Das würden Sie sich nicht gefallen lassen.
00:37
You'dSie würde followFolgen that guy
back to his cubicleKabine
14
25839
2027
Sie würden ihm hinterhergehen
00:39
and you'ddu würdest say, "Why my chairSessel?"
15
27866
3312
und fragen: "Warum mein Stuhl?"
00:43
Okay, so now it's TuesdayDienstag morningMorgen
and you're at the officeBüro,
16
31178
4121
Jetzt ist es Dienstagmorgen
und Sie sind wieder im Büro.
00:47
and a meetingTreffen invitationEinladung popsPops
up in your calendarKalender.
17
35299
2729
In Ihrem Kalender erscheint
eine Einladung zu einem Meeting.
00:50
(LaughterLachen)
18
38028
1605
(Lachen)
00:51
And it's from this womanFrau who you
kindArt of know from down the hallHalle,
19
39633
3076
Sie kommt von einer Kollegin,
die Sie etwas kennen.
00:54
and the subjectFach lineLinie referencesVerweise some
projectProjekt that you heardgehört a little bitBit about.
20
42709
3805
Die Einladung betrifft etwas, von
dem Sie schon ein bisschen gehört haben.
00:58
But there's no agendaAgenda.
21
46514
1683
Aber es gibt keine Tagesordnung.
01:00
There's no informationInformation about why
you were invitedeingeladen to the meetingTreffen.
22
48197
3076
Sie wissen nicht, wieso gerade
Sie eingeladen wurden.
01:03
And yetnoch you acceptakzeptieren the
meetingTreffen invitationEinladung, and you go.
23
51273
4616
Aber dennoch sagen Sie zu
und gehen hin.
01:07
And when this highlyhöchst
unproductiveunproduktive sessionSession is over,
24
55889
2927
Sobald dieses unproduktive Treffen
vorbei ist,
01:10
you go back to your deskSchreibtisch,
25
58816
1683
sind Sie zurück an Ihrem Schreibtisch
01:12
and you standStand at your
deskSchreibtisch and you say,
26
60499
1509
und denken:
01:14
"BoyJunge, I wishWunsch I had those two hoursStd. back,
27
62008
2663
"Die zwei Stunden hätte ich gerne wieder.
01:16
like I wishWunsch I had my chairSessel back."
28
64671
2003
Genau wie meinen Stuhl."
01:18
(LaughterLachen)
29
66674
1506
(Lachen)
01:20
EveryJedes day, we allowzulassen our coworkersMitarbeiter,
30
68180
2571
Jeden Tag erlauben wir unseren Kollegen,
01:22
who are otherwiseAndernfalls very,
very nicenett people,
31
70751
2214
die sonst wirklich gute Menschen sind,
01:24
to stealstehlen from us.
32
72965
1667
etwas von uns zu stehlen.
01:26
And I'm talkingim Gespräch about something farweit
more valuablewertvoll than officeBüro furnitureMöbel.
33
74632
4078
Und ich meine etwas sehr
viel Wertvolleres als Büromöbel.
01:30
I'm talkingim Gespräch about time. Your time.
34
78710
3029
Ich rede von Zeit, Ihrer Zeit.
01:33
In factTatsache, I believe that
35
81739
2653
Ich glaube sogar,
dass wir uns
inmitten einer globalen Epidemie,
01:36
we are in the middleMitte
of a globalglobal epidemicEpidemie
36
84392
2485
01:38
of a terriblefurchtbar newneu illnessKrankheit
knownbekannt as MASMAS:
37
86877
5040
einer schrecklichen neuen
Krankheit befinden: MAS
01:43
MindlessGeistlose AcceptAkzeptieren SyndromeSyndrom.
38
91917
2273
-- Mindless Accept Syndrom
(Unüberlegtes-Zusage-Syndrom).
(Lachen)
01:46
(LaughterLachen)
39
94190
1894
Das erste Anzeichen
des Unüberlegtes-Zusage-Syndroms
01:48
The primaryprimär symptomSymptom of
MindlessGeistlose AcceptAkzeptieren SyndromeSyndrom
40
96084
2701
01:50
is just acceptingakzeptieren a meetingTreffen invitationEinladung
the minuteMinute it popsPops up in your calendarKalender.
41
98785
3920
ist das vorschnelle Annehmen
einer Einladung.
01:54
(LaughterLachen)
42
102705
1270
(Lachen)
01:55
It's an involuntaryunfreiwillig reflexReflexdingDing,
clickklicken, bingBing — it's in your calendarKalender,
43
103975
3668
Es ist ein ungewollter Reflex:
ding, klick, bing, es steht im Kalender.
"Ich muss los,
ich bin schon zu spät." (Lachen)
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadybereits latespät
for a meetingTreffen." (LaughterLachen)
44
107643
3293
02:02
MeetingsTreffen are importantwichtig, right?
45
110936
2387
Meetings sind wichtig, nicht wahr?
Zusammenarbeit ist der Schlüssel
zum Erfolg jedes Unternehmens.
02:05
And collaborationZusammenarbeit is keySchlüssel to
the successErfolg of any enterpriseUnternehmen.
46
113323
2946
02:08
And a well-rungut geführte meetingTreffen can yieldAusbeute
really positivepositiv, actionableumsetzbare resultsErgebnisse.
47
116269
3393
Ein gut geführtes Meeting kann
durchaus positive Resultate bringen.
Aber durch Globalisierung
02:11
But betweenzwischen globalizationGlobalisierung
48
119662
1758
02:13
and pervasivedurchdringend informationInformation technologyTechnologie,
49
121420
2315
und weit um sich fassender
Informationstechnologie
02:15
the way that we work
50
123735
1671
hat sich unsere Arbeitsweise
in den letzten Jahren drastisch verändert.
02:17
has really changedgeändert dramaticallydramatisch
over the last fewwenige yearsJahre.
51
125406
3229
02:20
And we're miserableelend. (LaughterLachen)
52
128635
3207
Wir sind unglücklich. (Lachen)
Wir sind nicht unglücklich, weil der
Kollege kein gutes Meeting leiten kann,
02:23
And we're miserableelend not because the
other guy can't runLauf a good meetingTreffen,
53
131842
3540
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessGeistlose AcceptAkzeptieren SyndromeSyndrom,
54
135382
2812
sondern wegen MAS,
unserem unüberlegtem Zusagen.
Und das ist selbstverschuldet.
02:30
whichwelche is a self-inflictedselbstverschuldete woundWunde.
55
138194
3776
02:33
ActuallyTatsächlich, I have evidenceBeweise to provebeweisen
that MASMAS is a globalglobal epidemicEpidemie.
56
141970
5147
Ich habe tatsächlich Beweise dafür,
dass MAS eine globale Epidemie ist.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
Ich erkläre Ihnen warum.
02:40
A couplePaar of yearsJahre agovor, I put a videoVideo
on YoutubeYouTube, and in the videoVideo,
58
148764
4272
Vor einigen Jahren habe ich ein Video
auf YouTube hochgeladen.
Ich hab jede schreckliche Telefonkonferenz
nachgestellt, die man haben kann.
02:45
I actedgehandelt out everyjeden terriblefurchtbar
conferenceKonferenz call you've ever been on.
59
153036
3198
Das Video ist etwa fünf Minuten lang.
02:48
It goesgeht on for about fivefünf minutesProtokoll,
60
156234
1659
02:49
and it has all the things that we
hateHass about really badschlecht meetingsSitzungen.
61
157893
3191
All das, was wir an schlechten Meetings
so hassen, ist dabei.
Der Moderator, der keine Ahnung hat,
wie er das Meeting leiten soll.
02:53
There's the moderatorModerator who has
no ideaIdee how to runLauf the meetingTreffen.
62
161084
3343
02:56
There are the participantsTeilnehmer who
have no ideaIdee why they're there.
63
164427
2558
Die Teilnehmer, die keine Ahnung haben,
wieso sie teilnehmen.
02:58
The wholeganze thing kindArt of collapsesbricht zusammen
into this collaborativekollaborativ trainZug wreckWrack.
64
166985
3703
Die ganze Konferenz verwandelt sich
in eine Katastrophe.
Jeder verlässt die Konferenz wütend.
03:02
And everybodyjeder leavesBlätter very angrywütend.
65
170688
2426
Es ist schon irgendwie lustig.
03:05
It's kindArt of funnykomisch.
66
173114
1789
03:06
(LaughterLachen)
67
174903
1583
(Lachen)
03:08
Let's take a quickschnell look.
68
176486
2152
Schauen wir uns das kurz mal an:
(Video) Unser heutiges Ziel ist es, uns
in einer wichtigen Sache zu einigen.
03:10
(VideoVideo) Our goalTor todayheute is to come to an
agreementZustimmung on a very importantwichtig proposalVorschlag.
69
178638
3827
03:14
As a groupGruppe, we need to decideentscheiden if —
70
182465
2087
Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --
blub blub --
03:16
bloopblubb bloopblubb
71
184552
2779
03:19
HiHallo, who just joinedbeigetreten?
72
187331
3567
Hallo, wer ist da?
03:22
HiHallo, it's JoeJoe. I'm workingArbeiten from home todayheute.
73
190898
3012
Hi, ich bin's, Joe!
Ich arbeite heute von zu Hause aus.
(Lachen)
03:25
(LaughterLachen)
74
193910
1890
03:27
HiHallo, JoeJoe. ThanksVielen Dank for
joiningBeitritt us todayheute, great.
75
195800
3068
Hallo Joe, danke für die Teilnahme.
03:30
I was just sayingSprichwort, we have a lot of people
on the call we'dheiraten like to get throughdurch,
76
198868
2790
Ich wollte gerade sagen, dass wir
heute viele Leute sind,
03:33
so let's skipüberspringen the rollrollen call
77
201658
1634
also überspringen wir mal
die Anwesenheitskontrolle.
03:35
and I'm gonna divetauchen right in.
78
203292
2673
Ich fange gleich
mit dem Wichtigen an.
03:37
Our goalTor todayheute is to come to an
agreementZustimmung on a very importantwichtig proposalVorschlag.
79
205965
3875
Unser heutiges Ziel ist es, uns
in einer wichtigen Sache zu einigen.
Als Gruppe müssen wir entscheiden, ob --
03:41
As a groupGruppe, we need to decideentscheiden if —
80
209840
2565
03:44
bloopblubb bloopblubb
81
212405
1293
blub blub --
(Lachen)
03:45
(LaughterLachen)
82
213698
1463
Hallo, wer ist da?
03:47
HiHallo, who just joinedbeigetreten?
83
215161
2023
Keiner? Ich dachte,
ich hätte etwas gehört. (Lachen)
03:49
No? I thought I heardgehört a beepPiep. (LaughterLachen)
84
217184
4809
03:53
SoundKlang familiarfamiliär?
85
221993
1636
Kommt Ihnen das bekannt vor?
03:55
Yeah, it soundsGeräusche familiarfamiliär
to me, too.
86
223629
1977
Ja? Mir auch.
03:57
A couplePaar of weeksWochen after I put that onlineonline,
87
225606
2056
Nur wenige Wochen nach dem Upload
hatten 500 000 Menschen
aus Dutzenden Ländern,
03:59
500,000 people in dozensDutzende of countriesLänder,
88
227662
2801
ich meine wirklich Dutzende Länder,
04:02
I mean dozensDutzende of countriesLänder,
89
230463
1640
04:04
watchedangesehen this videoVideo.
90
232103
1184
sich das Video angeschaut.
04:05
And threedrei yearsJahre laterspäter, it's still gettingbekommen
thousandsTausende of viewsAnsichten everyjeden monthMonat.
91
233287
3354
Selbst drei Jahre später
sind es monatlich noch Tausende.
Es ist jetzt fast bei einer Million.
04:08
It's closeschließen to about a millionMillion right now.
92
236641
1967
04:10
And in factTatsache, some of the biggestgrößte
companiesFirmen in the worldWelt,
93
238608
2008
Tatsächlich haben auch einige
der größten bekannten Unternehmen,
04:12
companiesFirmen that you've
heardgehört of but I won'tGewohnheit nameName,
94
240616
1910
die ich aber nicht nennen werde,
04:14
have askedaufgefordert for my permissionGenehmigung to use
this videoVideo in theirihr new-hireneue Mitarbeiter trainingAusbildung
95
242526
3895
um Erlaubnis gebeten, das Video
neuen Angestellten zu zeigen,
04:18
to teachlehren theirihr newneu employeesMitarbeiter how
not to runLauf a meetingTreffen at theirihr companyUnternehmen.
96
246421
4249
um zu demonstrieren, wie Meetings
nicht abgehalten werden sollten.
04:22
And if the numbersNummern
97
250670
1485
Wenn diese Zahlen --
04:24
there are a millionMillion viewsAnsichten and it's
beingSein used by all these companiesFirmen
98
252155
2381
die Millionen Klicks und
die Nutzung der Unternehmen --
04:26
aren'tsind nicht enoughgenug proofBeweis that we have
a globalglobal problemProblem with meetingsSitzungen,
99
254536
3526
nicht genug Beweis
für ein globales Problem sind,
dann sind da noch die vielen
tausend Kommentare,
04:30
there are the manyviele, manyviele thousandsTausende
100
258062
1777
04:31
of commentsBemerkungen postedGesendet onlineonline
101
259839
1620
die online gepostet wurden,
04:33
after the videoVideo wentging up.
102
261459
2188
nachdem das Video hochgeladen wurde.
04:35
ThousandsTausende of people wroteschrieb things like,
103
263647
1974
Tausende haben Sachen geschrieben wie:
04:37
"OMGOMG, that was my day todayheute!"
104
265621
1854
"Oh mein Gott,
genau so lief es heute!"
04:39
"That was my day everyjeden day!"
105
267475
1963
"So ging es bei mir jeden Tag!"
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
"Das beschreibt mein ganzes Leben."
04:42
One guy wroteschrieb,
107
270597
930
Einer schrieb:
04:43
"It's funnykomisch because it's truewahr.
108
271527
1539
"Es ist lustig, weil es wahr ist."
04:45
EerilyUnheimlich, sadlyLeider, depressinglydeprimierend truewahr.
109
273066
1907
Traurig, aber wahr.
04:46
It madegemacht me laughLachen untilbis I criedweinte.
110
274973
1718
Ich hab vor Lachen Tränen vergossen.
04:48
And criedweinte. And I criedweinte some more."
111
276691
2750
Immer mehr und mehr.
04:51
(LaughterLachen)
112
279441
1632
(Lachen)
04:53
This poorArm guy said,
113
281073
1461
Dieser arme Kerl schrieb:
04:54
"My dailyTäglich life untilbis
retirementRuhestand or deathTod, sighSeufzer."
114
282534
5077
"Mein Alltag bis zur Rente
oder dem Tod, seufz."
04:59
These are realecht quotesZitate
115
287611
1400
Das sind alles echte Kommentare,
05:01
and it's realecht sadtraurig.
116
289011
1799
und es ist wirklich traurig.
05:02
A commonverbreitet themeThema runningLaufen throughdurch
all of these commentsBemerkungen onlineonline
117
290810
2823
Was all die Kommentare gemeinsam haben,
05:05
is this fundamentalgrundlegend beliefGlauben
that we are powerlessmachtlos
118
293633
2541
ist der Glaube,
dass wir nichts tun können,
05:08
to do anything other
than go to meetingsSitzungen
119
296174
1901
außer schlecht geleitete Meetings
05:10
and sufferleiden throughdurch these
poorlyschlecht runLauf meetingsSitzungen
120
298075
2378
über uns ergehen zu lassen.
05:12
and liveLeben to meetTreffen anotherein anderer day.
121
300453
2089
Und den nächsten Tag auch wieder.
05:14
But the truthWahrheit is, we're
not powerlessmachtlos at all.
122
302542
3141
Doch die Wahrheit ist:
Wir sind überhaupt nicht machtlos.
05:17
In factTatsache, the cureheilen for MASMAS
is right here in our handsHände.
123
305683
3093
Wir halten das Heilmittel
sogar in unseren Händen.
05:20
It's right at our fingertipsFingerspitzen, literallybuchstäblich.
124
308792
2185
Es ist buchstäblich greifbar.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Ich nenne es:
¡No MAS! (es reicht)
05:26
(LaughterLachen)
126
314238
2230
(Lachen)
05:28
WhichDie, if I remembermerken my
highhoch schoolSchule SpanishSpanisch,
127
316468
2398
Wenn ich es aus meinem
Spanischunterricht richtig erinnere,
05:30
meansmeint something like,
"EnoughGenug alreadybereits, make it stop!"
128
318866
2791
heißt das:
"Es reicht! Schluss damit!"
05:33
Here'sHier ist how No MASMAS
worksWerke. It's very simpleeinfach.
129
321657
2752
Es funktioniert so, wirklich einfach:
05:36
First of all, the nextNächster time you
get a meetingTreffen invitationEinladung
130
324409
3197
Das nächste Mal, wenn Sie
eine Einladung erhalten,
05:39
that doesn't have a lot
of informationInformation in it at all,
131
327606
2847
in der kaum Informationen sind,
05:42
clickklicken the tentativemit Vorbehalt buttonTaste!
132
330453
1840
klicken Sie "Vielleicht".
05:44
It's okay, you're alloweddürfen,
that's why it's there.
133
332293
2450
Das ist in Ordnung, Sie dürfen das!
05:46
It's right nextNächster to the acceptakzeptieren buttonTaste.
134
334743
1509
Steht gleich neben Zusage.
05:48
Or the maybe buttonTaste, or whateverwas auch immer buttonTaste
is there for you not to acceptakzeptieren immediatelysofort.
135
336252
3594
Was auch immer Sie wählen können,
ohne sofort zuzusagen.
05:51
Then, get in touchberühren with the personPerson
who askedaufgefordert you to the meetingTreffen.
136
339846
3783
Außerdem kontaktieren Sie
denjenigen, der Sie eingeladen hat.
05:55
Tell them you're very excitedaufgeregt
to supportUnterstützung theirihr work,
137
343629
2586
Sagen Sie, Sie freuen sich,
ihn zu unterstützen,
05:58
askFragen them what the goalTor
of the meetingTreffen is,
138
346215
2015
fragen Sie nach dem Ziel des Meetings,
06:00
and tell them you're interestedinteressiert in learningLernen
how you can help them achieveleisten theirihr goalTor.
139
348230
3687
und dass Sie gerne wissen würden,
wie Sie ihn unterstützen können.
06:03
And if we do this oftenhäufig enoughgenug,
140
351917
1928
Wenn wir alle das oft genug
06:05
and we do it respectfullyrespektvoll,
141
353845
1338
und mit genug Respekt täten,
06:07
people mightMacht startAnfang to be
a little bitBit more thoughtfulnachdenklich
142
355183
2037
würde sich mancher mehr Gedanken machen
06:09
about the way they put togetherzusammen
meetingTreffen invitationsEinladungen.
143
357220
2462
über die Art und Weise
Einladungen zu versenden.
06:11
And you can make more thoughtfulnachdenklich
decisionsEntscheidungen about acceptingakzeptieren it.
144
359682
2852
Und Sie könnten besser entscheiden,
ob Sie teilnehmen oder absagen.
06:14
People mightMacht actuallytatsächlich startAnfang
sendingSenden out agendasAgenden. ImagineStellen Sie sich vor!
145
362534
3260
Wir hätten sogar Tagesordnungen.
Stellen Sie sich das vor.
06:17
Or they mightMacht not have a conferenceKonferenz call
with 12 people to talk about a statusStatus
146
365794
3748
Oder es gäbe keine Telefonkonferenz
mit zwölf Teilnehmern,
wenn es auch eine kurze E-Mail tun würde.
06:21
when they could just do a quickschnell
emailEmail and get it doneerledigt with.
147
369542
3283
06:24
People just mightMacht startAnfang to changeVeränderung theirihr
behaviorVerhalten because you changedgeändert yoursdeine.
148
372825
4834
Andere könnten ihr Verhalten ändern,
wenn Sie Ihr Verhalten ändern.
06:29
And they just mightMacht bringbringen
your chairSessel back, too. (LaughterLachen)
149
377659
3485
Sie bekämen vielleicht sogar
Ihren Stuhl wieder. (Lachen)
¡No MAS!
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Danke schön.
06:35
(ApplauseApplaus).
152
383959
2066
(Applaus)

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ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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David Grady | Speaker | TED.com