ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

More profile about the speaker
David Grady | Speaker | TED.com
TED@State Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Comment sauver le monde (ou du moins vous-même) des mauvaises réunions

Filmed:
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Une épidémie de mauvaises réunions, inefficaces et bondées, harcèle le monde des entreprises, et rend les travailleurs malheureux. David Grady a quelques idées pour arrêter ça.
- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

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00:13
PicturePhoto this:
0
1272
1377
Imaginez ceci :
00:14
It's MondayLundi morningMatin,
1
2649
1093
c'est lundi matin,
00:15
you're at the officeBureau,
2
3742
1119
vous êtes au bureau,
00:16
you're settlingdécantation in for the day at work,
3
4861
1754
vous vous installez pour
une journée de travail,
00:18
and this guy that you sortTrier of
recognizereconnaître from down the hallsalle,
4
6615
2822
et ce gars du fond du couloir,
que vous pensez reconnaître
se précipite vers votre espace de travail.
00:21
walksdes promenades right into your cubiclecabine
5
9437
1836
et pique votre chaise.
00:23
and he stealsvole your chairchaise.
6
11273
1402
00:24
Doesn't say a wordmot
7
12675
1242
Il ne dit pas un mot,
00:25
just rollsRouleaux away with it.
8
13917
1388
et il s'en va avec.
00:27
Doesn't give you any informationinformation
about why he tooka pris your chairchaise
9
15305
2483
Il ne dit pas pourquoi il a choisi
votre chaise en particulier.
00:29
out of all the other chairschaises
that are out there.
10
17788
2111
Il s'en fiche que vous puissiez
en avoir besoin
00:31
Doesn't acknowledgereconnaître the factfait
that you mightpourrait need your chairchaise
11
19899
2142
pour travailler
normalement aujourd’hui.
00:34
to get some work doneterminé todayaujourd'hui.
12
22041
1541
00:35
You wouldn'tne serait pas standsupporter for
it. You'dVous le feriez make a stinkpuer.
13
23582
2257
Ça vous énerve et vous avez envie
d'en faire un scandale.
00:37
You'dVous le feriez followsuivre that guy
back to his cubiclecabine
14
25839
2027
Vous poursuivriez bien ce gars à son poste
00:39
and you'dtu aurais say, "Why my chairchaise?"
15
27866
3312
et lui demanderiez :
« Pourquoi ma chaise ? »
00:43
Okay, so now it's TuesdayMardi morningMatin
and you're at the officeBureau,
16
31178
4121
Bon, eh bien, c’est mardi matin
et vous êtes au bureau,
00:47
and a meetingréunion invitationinvitation popspolluants organiques persistants
up in your calendarcalendrier.
17
35299
2729
une demande de réunion
apparaît dans votre calendrier.
00:50
(LaughterRires)
18
38028
1605
(Rires)
00:51
And it's from this womanfemme who you
kindgentil of know from down the hallsalle,
19
39633
3076
Et elle provient de cette femme,
du fond du couloir,
qu’il vous semble connaître,
00:54
and the subjectassujettir lineligne referencesles références some
projectprojet that you heardentendu a little bitbit about.
20
42709
3805
l’objet fait référence à un projet
dont vous avez entendu parler.
00:58
But there's no agendaordre du jour.
21
46514
1683
Mais il n’y a pas d’ordre du jour.
01:00
There's no informationinformation about why
you were invitedinvité to the meetingréunion.
22
48197
3076
Et rien ne dit pourquoi
vous avez été invité.
01:03
And yetencore you acceptAcceptez the
meetingréunion invitationinvitation, and you go.
23
51273
4616
Vous acceptez,
et y participez.
01:07
And when this highlytrès
unproductiveimproductifs sessionsession is over,
24
55889
2927
A la fin de cette séance
très improductive,
01:10
you go back to your deskbureau,
25
58816
1683
vous retournez
à votre bureau
01:12
and you standsupporter at your
deskbureau and you say,
26
60499
1509
et vous restez debout en pensant,
01:14
"BoyGarçon, I wishsouhait I had those two hoursheures back,
27
62008
2663
« Ah ! si je pouvais
récupérer ces 2 heures,
01:16
like I wishsouhait I had my chairchaise back."
28
64671
2003
ou aussi bien
récupérer ma chaise. »
01:18
(LaughterRires)
29
66674
1506
(Rires)
01:20
EveryChaque day, we allowpermettre our coworkerscollègues de travail,
30
68180
2571
Tous les jours,
nous permettons à nos collègues,
01:22
who are otherwiseautrement very,
very niceagréable people,
31
70751
2214
qui sont souvent,
des gens très, très gentils,
01:24
to stealvoler from us.
32
72965
1667
de nous voler.
01:26
And I'm talkingparlant about something farloin
more valuablede valeur than officeBureau furnituremeubles.
33
74632
4078
Et je parle de quelque chose
de bien plus précieux que votre chaise.
01:30
I'm talkingparlant about time. Your time.
34
78710
3029
Je parle du temps.
De votre temps.
En fait, je crois que nous traversons
une épidémie mondiale
01:33
In factfait, I believe that
35
81739
2653
01:36
we are in the middlemilieu
of a globalglobal epidemicépidémie
36
84392
2485
01:38
of a terribleterrible newNouveau illnessmaladie
knownconnu as MASMAS:
37
86877
5040
d’une nouvelle maladie terrible
connue sous le nom de SAA :
01:43
MindlessMindless AcceptAccepter SyndromeSyndrome de.
38
91917
2273
Syndrome d’Acceptation Automatique.
01:46
(LaughterRires)
39
94190
1894
(Rires)
01:48
The primaryprimaire symptomsymptôme of
MindlessMindless AcceptAccepter SyndromeSyndrome de
40
96084
2701
Le premier symptôme
du Syndrome d’Acceptation Automatique
01:50
is just acceptingacceptant a meetingréunion invitationinvitation
the minuteminute it popspolluants organiques persistants up in your calendarcalendrier.
41
98785
3920
consiste à accepter
une demande de réunion
dès qu’elle apparaît
dans votre calendrier.
01:54
(LaughterRires)
42
102705
1270
(Rires)
01:55
It's an involuntaryinvolontaire reflexréflexedingDing,
clickCliquez, bingBing — it's in your calendarcalendrier,
43
103975
3668
C’est un réflexe involontaire
– ding, clic, bing -
c’est dans cotre calendrier,
« Je dois filer,
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadydéjà lateen retard
for a meetingréunion." (LaughterRires)
44
107643
3293
je suis déjà en retard
pour une réunion. » (Rires)
02:02
MeetingsRencontres are importantimportant, right?
45
110936
2387
Les réunions, c’est important ?
N’est-ce pas ?
02:05
And collaborationcollaboration is keyclé to
the successSuccès of any enterpriseentreprise.
46
113323
2946
La collaboration est essentielle
au succès de l'entreprise ?
02:08
And a well-runbien gérée meetingréunion can yieldrendement
really positivepositif, actionableune action resultsrésultats.
47
116269
3393
Certes, une réunion bien gérée
peut générer des résultats
positifs qui mènent à des actions.
02:11
But betweenentre globalizationmondialisation
48
119662
1758
Mais la mondialisation
02:13
and pervasiveenvahissant informationinformation technologyLa technologie,
49
121420
2315
et l’omniprésence de
la technologie de l’information,
02:15
the way that we work
50
123735
1671
ont profondément transformé
02:17
has really changedmodifié dramaticallydramatiquement
over the last fewpeu yearsannées.
51
125406
3229
la façon dont nous travaillons.
02:20
And we're miserablemisérable. (LaughterRires)
52
128635
3207
Ça nous rend malheureux.
(Rires)
Ça nous rend malheureux,
02:23
And we're miserablemisérable not because the
other guy can't runcourir a good meetingréunion,
53
131842
3540
pas à cause de cette personne,
incapable de gérer une réunion
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptAccepter SyndromeSyndrome de,
54
135382
2812
mais à cause du SAA,
notre Syndrome d’Acceptation Automatique,
02:30
whichlequel is a self-inflictedauto-infligées woundblessure.
55
138194
3776
qui est une blessure
que nous nous infligeons.
02:33
ActuallyEn fait, I have evidencepreuve to proveprouver
that MASMAS is a globalglobal epidemicépidémie.
56
141970
5147
En fait, j’ai la preuve que le SAA
est une épidémie mondiale.
Je vais vous dire pourquoi.
02:39
Let me tell you why.
57
147117
1647
02:40
A couplecouple of yearsannées agodepuis, I put a videovidéo
on YoutubeYouTube, and in the videovidéo,
58
148764
4272
Il y a quelques années,
j’ai posté une vidéo sur YouTube.
Je fais le tour
de toutes les mauvaises téléconférences
02:45
I actedagi out everychaque terribleterrible
conferenceconférence call you've ever been on.
59
153036
3198
auxquelles vous avez assisté.
02:48
It goesva on for about fivecinq minutesminutes,
60
156234
1659
La vidéo dure à peu près 5 minutes,
02:49
and it has all the things that we
hatehaine about really badmal meetingsréunions.
61
157893
3191
et contient tout ce que nous haïssons
à propos des mauvaises réunions.
Il y a le modérateur
qui n’a aucune idée
02:53
There's the moderatorModérateur who has
no ideaidée how to runcourir the meetingréunion.
62
161084
3343
de comment mener une réunion.
Il y a les participants qui ne savent pas
02:56
There are the participantsparticipants who
have no ideaidée why they're there.
63
164427
2558
pourquoi ils sont présents.
02:58
The wholeentier thing kindgentil of collapsess’effondre
into this collaborativecollaboratif traintrain wrecképave.
64
166985
3703
Tout implose comme dans un accident
de train collaboratif.
03:02
And everybodyTout le monde leavesfeuilles very angryen colère.
65
170688
2426
Tout le monde quitte la réunion en colère.
03:05
It's kindgentil of funnydrôle.
66
173114
1789
Il vaut mieux en rire qu'en pleurer.
03:06
(LaughterRires)
67
174903
1583
(Rires)
03:08
Let's take a quickrapide look.
68
176486
2152
Et si on y jetait un coup d’œil.
03:10
(VideoVidéo) Our goalobjectif todayaujourd'hui is to come to an
agreementaccord on a very importantimportant proposalproposition.
69
178638
3827
(Vidéo) Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
sur une proposition très importante.
03:14
As a groupgroupe, we need to decidedécider if —
70
182465
2087
En tant que groupe,
nous devons décider si-
03:16
bloopBloop bloopBloop
71
184552
2779
ploup ploup —
03:19
HiSalut, who just joinedrejoint?
72
187331
3567
Allo ? Qui est-ce qui vient
de nous rejoindre ?
03:22
HiSalut, it's JoeJoe. I'm workingtravail from home todayaujourd'hui.
73
190898
3012
Salut, c’est Joe.
Je travaille de la maison aujourd’hui.
03:25
(LaughterRires)
74
193910
1890
(Rires)
03:27
HiSalut, JoeJoe. ThanksMerci for
joiningjoindre us todayaujourd'hui, great.
75
195800
3068
Salut Joe.
Merci de nous avoir rejoints, génial.
Je disais donc, nous avons
beaucoup de personnes en ligne
03:30
I was just sayingen disant, we have a lot of people
on the call we'dmer like to get throughpar,
76
198868
2790
qui participent à cette téléconférence.
03:33
so let's skipsauter the rollrouleau call
77
201658
1634
On ne va pas noter les présents,
03:35
and I'm gonna divese plonger right in.
78
203292
2673
pour entrer directement
dans le vif du sujet.
03:37
Our goalobjectif todayaujourd'hui is to come to an
agreementaccord on a very importantimportant proposalproposition.
79
205965
3875
Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
sur une proposition très importante.
03:41
As a groupgroupe, we need to decidedécider if —
80
209840
2565
En tant que groupe,
nous devons décider si-
03:44
bloopBloop bloopBloop
81
212405
1293
ploup ploup -
03:45
(LaughterRires)
82
213698
1463
(Rires)
03:47
HiSalut, who just joinedrejoint?
83
215161
2023
Allo ! Bonjour.
Qui est-ce qui nous rejoint ?
03:49
No? I thought I heardentendu a beepbip. (LaughterRires)
84
217184
4809
Non ?
J’ai cru entendre un bip. (Rires)
03:53
SoundSon familiarfamilier?
85
221993
1636
Ça vous dit quelque chose ?
03:55
Yeah, it soundsdes sons familiarfamilier
to me, too.
86
223629
1977
Ouais, pour moi aussi ça sent le vécu.
03:57
A couplecouple of weekssemaines after I put that onlineen ligne,
87
225606
2056
Quelques semaines
après avoir posté ça,
03:59
500,000 people in dozensdouzaines of countriesdes pays,
88
227662
2801
500 000 personnes
dans des dizaines de pays,
04:02
I mean dozensdouzaines of countriesdes pays,
89
230463
1640
je dis bien
des dizaines de pays,
04:04
watchedregardé this videovidéo.
90
232103
1184
ont regardé cette vidéo.
04:05
And threeTrois yearsannées laterplus tard, it's still gettingobtenir
thousandsmilliers of viewsvues everychaque monthmois.
91
233287
3354
Et trois ans après, elle obtient encore
des milliers de vues tous les mois.
04:08
It's closeFermer to about a millionmillion right now.
92
236641
1967
Là, ça a presque
atteint le million.
04:10
And in factfait, some of the biggestplus grand
companiesentreprises in the worldmonde,
93
238608
2008
En fait, la plupart
des plus grandes sociétés au monde,
des sociétés très connues,
04:12
companiesentreprises that you've
heardentendu of but I won'thabitude nameprénom,
94
240616
1910
mais que je ne citerais pas
04:14
have askeda demandé for my permissionautorisation to use
this videovidéo in theirleur new-hirenouveau-Location trainingentraînement
95
242526
3895
ont demandé mon autorisation
pour utiliser cette vidéo
dans leurs formations
pour leurs nouvelles recrues
04:18
to teachapprendre theirleur newNouveau employeesemployés how
not to runcourir a meetingréunion at theirleur companycompagnie.
96
246421
4249
pour leur apprendre
comment ne pas gérer une réunion.
Et si ce chiffre-
04:22
And if the numbersNombres
97
250670
1485
04:24
there are a millionmillion viewsvues and it's
beingétant used by all these companiesentreprises
98
252155
2381
un million de vues et l'utilisation
par toutes ces sociétés-
04:26
aren'tne sont pas enoughassez proofpreuve that we have
a globalglobal problemproblème with meetingsréunions,
99
254536
3526
ne vous convainquent pas
qu'il y a un problème mondial,
04:30
there are the manybeaucoup, manybeaucoup thousandsmilliers
100
258062
1777
allez lire les milliers de commentaires
publiés en ligne.
04:31
of commentscommentaires postedposté onlineen ligne
101
259839
1620
04:33
after the videovidéo wentest allé up.
102
261459
2188
04:35
ThousandsMilliers of people wrotea écrit things like,
103
263647
1974
Des milliers de personnes
ont écrit des choses comme,
« Mon Dieu,
ma journée en une vidéo ! »
04:37
"OMGOMG, that was my day todayaujourd'hui!"
104
265621
1854
04:39
"That was my day everychaque day!"
105
267475
1963
« Ma journée typique ! »
04:41
"This is my life."
106
269438
1159
« Le résumé de ma vie ! »
04:42
One guy wrotea écrit,
107
270597
930
Un gars a écrit :
04:43
"It's funnydrôle because it's truevrai.
108
271527
1539
« C’est comique
parce que c’est vrai.
04:45
EerilyÉtrangement, sadlyMalheureusement, depressinglytristement truevrai.
109
273066
1907
Bizarrement, malheureusement,
terriblement vrai.
04:46
It madefabriqué me laughrire untiljusqu'à I crieds’écria.
110
274973
1718
Ça m’a fait rire aux larmes.
04:48
And crieds’écria. And I crieds’écria some more."
111
276691
2750
Et j'ai pleuré, sans pouvoir m'arrêter. »
04:51
(LaughterRires)
112
279441
1632
(Rires)
04:53
This poorpauvre guy said,
113
281073
1461
Ce pauvre gars-là a dit :
04:54
"My dailydu quotidien life untiljusqu'à
retirementretraite or deathdécès, sighsoupir."
114
282534
5077
« Ma vie quotidienne jusqu’à la retraite
ou la mort, soupir. »
Ce sont de vraies citations
04:59
These are realréal quotescitations
115
287611
1400
05:01
and it's realréal sadtriste.
116
289011
1799
Et c’est vraiment triste.
05:02
A commoncommun themethème runningfonctionnement throughpar
all of these commentscommentaires onlineen ligne
117
290810
2823
Le thème commun à travers
tous ces commentaires
05:05
is this fundamentalfondamental beliefcroyance
that we are powerlessimpuissant
118
293633
2541
est la croyance fondamentale
que nous sommes impuissants
05:08
to do anything other
than go to meetingsréunions
119
296174
1901
de faire autre chose
qu’aller à des réunions
05:10
and suffersouffrir throughpar these
poorlypauvrement runcourir meetingsréunions
120
298075
2378
et de souffrir parce qu’elles sont
médiocrement menées
05:12
and livevivre to meetrencontrer anotherun autre day.
121
300453
2089
et de les subir
en attendant le lendemain.
05:14
But the truthvérité is, we're
not powerlessimpuissant at all.
122
302542
3141
Mais en fait, nous ne sommes pas
impuissants du tout.
05:17
In factfait, the cureguérir for MASMAS
is right here in our handsmains.
123
305683
3093
En fait, le remède contre le SAA
est entre nos mains.
05:20
It's right at our fingertipsbout des doigts, literallyLittéralement.
124
308792
2185
Il est littéralement,
sur le bout de nos doigts.
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
125
310977
3261
Et je pourrais l’appeler
¡ Plus de SAA ! [No MAS]
05:26
(LaughterRires)
126
314238
2230
(Rires)
05:28
WhichQui, if I rememberrappelles toi my
highhaute schoolécole SpanishEspagnol,
127
316468
2398
Si je me souviens de mon espagnol
du temps du lycée,
05:30
meansveux dire something like,
"EnoughAssez alreadydéjà, make it stop!"
128
318866
2791
« Assez ! Basta ! »
05:33
Here'sVoici how No MASMAS
workstravaux. It's very simplesimple.
129
321657
2752
Voici comment le principe
du « Plus de SAA » fonctionne.
C’est très simple.
05:36
First of all, the nextprochain time you
get a meetingréunion invitationinvitation
130
324409
3197
Tout d’abord, la prochaine fois
que vous recevez une demande de réunion,
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformation in it at all,
131
327606
2847
sans information sur celle-ci,
05:42
clickCliquez the tentativeindicatives buttonbouton!
132
330453
1840
cliquez sur bouton « Provisoire» !
05:44
It's okay, you're allowedpermis,
that's why it's there.
133
332293
2450
C’est bon, vous y êtes autorisé,
c’est pour ça qu’il existe.
05:46
It's right nextprochain to the acceptAcceptez buttonbouton.
134
334743
1509
Il est juste à côté du bouton « Accepter ».
05:48
Or the maybe buttonbouton, or whateverpeu importe buttonbouton
is there for you not to acceptAcceptez immediatelyimmédiatement.
135
336252
3594
Ou le bouton « Peut-être »,
qui vous permet
de reporter votre décision.
05:51
Then, get in touchtoucher with the personla personne
who askeda demandé you to the meetingréunion.
136
339846
3783
Ensuite, contactez la personne
qui vous a invité à cette réunion.
05:55
Tell them you're very excitedexcité
to supportsoutien theirleur work,
137
343629
2586
Dites-lui que vous êtes très enthousiaste
à l’idée de soutenir son travail,
05:58
askdemander them what the goalobjectif
of the meetingréunion is,
138
346215
2015
demandez-lui quel est l’objectif
de la réunion.
06:00
and tell them you're interestedintéressé in learningapprentissage
how you can help them achieveatteindre theirleur goalobjectif.
139
348230
3687
Précisez que vous voudriez savoir
comment l’aider à atteindre son but.
06:03
And if we do this oftensouvent enoughassez,
140
351917
1928
Et en faisant ça assez souvent,
06:05
and we do it respectfullyrespectueusement,
141
353845
1338
et de façon respectueuse,
06:07
people mightpourrait startdébut to be
a little bitbit more thoughtfulréfléchi
142
355183
2037
les gens finiront par réfléchir davantage
06:09
about the way they put togetherensemble
meetingréunion invitationsinvitations.
143
357220
2462
avant d'envoyer leurs invitations
à participer à une réunion.
06:11
And you can make more thoughtfulréfléchi
decisionsles décisions about acceptingacceptant it.
144
359682
2852
Et ça vous permettra de les accepter
en connaissance de cause.
06:14
People mightpourrait actuallyréellement startdébut
sendingenvoi out agendasordres du jour. ImagineImaginez!
145
362534
3260
Les gens pourront même commencer
à envoyer des ordres du jour. Imaginez !
06:17
Or they mightpourrait not have a conferenceconférence call
with 12 people to talk about a statusstatut
146
365794
3748
Ou même éviter une conférence téléphonique
avec 12 personnes pour parler d'un sujet
06:21
when they could just do a quickrapide
emailemail and get it doneterminé with.
147
369542
3283
quand un mail est suffisant.
06:24
People just mightpourrait startdébut to changechangement theirleur
behaviorcomportement because you changedmodifié yoursle tiens.
148
372825
4834
Les gens pourraient commencer
à changer de comportement
parce que vous avez changé le vôtre.
06:29
And they just mightpourrait bringapporter
your chairchaise back, too. (LaughterRires)
149
377659
3485
Ils pourraient même
vous rendre votre chaise ! (Rires)
06:33
No MASMAS!
150
381144
1375
Plus de SAA !!!
06:34
Thank you.
151
382519
1440
Merci.
06:35
(ApplauseApplaudissements).
152
383959
2066
(Applaudissements).
Translated by Helene Abousamra
Reviewed by Claire Ghyselen

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ABOUT THE SPEAKER
David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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David Grady | Speaker | TED.com