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[email protected] Street Boston

David Grady: How to save the world (or at least yourself) from bad meetings

David Grady: Comment sauver le monde (ou du moins vous-même) des mauvaises réunions

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Une épidémie de mauvaises réunions, inefficaces et bondées, harcèle le monde des entreprises, et rend les travailleurs malheureux. David Grady a quelques idées pour arrêter ça.

- Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar. Full bio

Imaginez ceci :
00:13
PicturePhoto this:
c'est lundi matin,
00:14
It's MondayLundi morningMatin,
vous êtes au bureau,
00:15
you're at the officeBureau,
vous vous installez pour
une journée de travail,
00:16
you're settlingdécantation in for the day at work,
et ce gars du fond du couloir,
que vous pensez reconnaître
00:18
and this guy that you sortTrier of
recognizereconnaître from down the hallsalle,
se précipite vers votre espace de travail.
00:21
walksdes promenades right into your cubiclecabine
et pique votre chaise.
00:23
and he stealsvole your chairchaise.
00:24
Doesn't say a wordmot
Il ne dit pas un mot,
00:25
just rollsRouleaux away with it.
et il s'en va avec.
00:27
Doesn't give you any informationinformation
about why he tooka pris your chairchaise
Il ne dit pas pourquoi il a choisi
votre chaise en particulier.
00:29
out of all the other chairschaises
that are out there.
Il s'en fiche que vous puissiez
en avoir besoin
00:31
Doesn't acknowledgereconnaître the factfait
that you mightpourrait need your chairchaise
pour travailler
normalement aujourd’hui.
00:34
to get some work doneterminé todayaujourd'hui.
00:35
You wouldn'tne serait pas standsupporter for
it. You'dVous le feriez make a stinkpuer.
Ça vous énerve et vous avez envie
d'en faire un scandale.
00:37
You'dVous le feriez followsuivre that guy
back to his cubiclecabine
Vous poursuivriez bien ce gars à son poste
00:39
and you'dtu aurais say, "Why my chairchaise?"
et lui demanderiez :
« Pourquoi ma chaise ? »
Bon, eh bien, c’est mardi matin
et vous êtes au bureau,
00:43
Okay, so now it's TuesdayMardi morningMatin
and you're at the officeBureau,
une demande de réunion
apparaît dans votre calendrier.
00:47
and a meetingréunion invitationinvitation popspolluants organiques persistants
up in your calendarcalendrier.
(Rires)
00:50
(LaughterRires)
Et elle provient de cette femme,
du fond du couloir,
00:51
And it's from this womanfemme who you
kindgentil of know from down the hallsalle,
qu’il vous semble connaître,
00:54
and the subjectassujettir lineligne referencesles références some
projectprojet that you heardentendu a little bitbit about.
l’objet fait référence à un projet
dont vous avez entendu parler.
00:58
But there's no agendaordre du jour.
Mais il n’y a pas d’ordre du jour.
01:00
There's no informationinformation about why
you were invitedinvité to the meetingréunion.
Et rien ne dit pourquoi
vous avez été invité.
Vous acceptez,
et y participez.
01:03
And yetencore you acceptAcceptez the
meetingréunion invitationinvitation, and you go.
A la fin de cette séance
très improductive,
01:07
And when this highlytrès
unproductiveimproductifs sessionsession is over,
vous retournez
à votre bureau
01:10
you go back to your deskbureau,
et vous restez debout en pensant,
01:12
and you standsupporter at your
deskbureau and you say,
01:14
"BoyGarçon, I wishsouhait I had those two hoursheures back,
« Ah ! si je pouvais
récupérer ces 2 heures,
ou aussi bien
récupérer ma chaise. »
01:16
like I wishsouhait I had my chairchaise back."
01:18
(LaughterRires)
(Rires)
Tous les jours,
nous permettons à nos collègues,
01:20
EveryChaque day, we allowpermettre our coworkerscollègues de travail,
qui sont souvent,
des gens très, très gentils,
01:22
who are otherwiseautrement very,
very niceagréable people,
de nous voler.
01:24
to stealvoler from us.
Et je parle de quelque chose
de bien plus précieux que votre chaise.
01:26
And I'm talkingparlant about something farloin
more valuablede valeur than officeBureau furnituremeubles.
Je parle du temps.
De votre temps.
01:30
I'm talkingparlant about time. Your time.
En fait, je crois que nous traversons
une épidémie mondiale
01:33
In factfait, I believe that
01:36
we are in the middlemilieu
of a globalglobal epidemicépidémie
d’une nouvelle maladie terrible
connue sous le nom de SAA :
01:38
of a terribleterrible newNouveau illnessmaladie
knownconnu as MASMAS:
Syndrome d’Acceptation Automatique.
01:43
MindlessMindless AcceptAccepter SyndromeSyndrome de.
01:46
(LaughterRires)
(Rires)
Le premier symptôme
du Syndrome d’Acceptation Automatique
01:48
The primaryprimaire symptomsymptôme of
MindlessMindless AcceptAccepter SyndromeSyndrome de
consiste à accepter
une demande de réunion
01:50
is just acceptingacceptant a meetingréunion invitationinvitation
the minuteminute it popspolluants organiques persistants up in your calendarcalendrier.
dès qu’elle apparaît
dans votre calendrier.
(Rires)
01:54
(LaughterRires)
C’est un réflexe involontaire
– ding, clic, bing -
01:55
It's an involuntaryinvolontaire reflexréflexedingDing,
clickCliquez, bingBing — it's in your calendarcalendrier,
c’est dans cotre calendrier,
« Je dois filer,
01:59
"GottaGotta go, I'm alreadydéjà lateen retard
for a meetingréunion." (LaughterRires)
je suis déjà en retard
pour une réunion. » (Rires)
02:02
MeetingsRencontres are importantimportant, right?
Les réunions, c’est important ?
N’est-ce pas ?
02:05
And collaborationcollaboration is keyclé to
the successSuccès of any enterpriseentreprise.
La collaboration est essentielle
au succès de l'entreprise ?
Certes, une réunion bien gérée
02:08
And a well-runbien gérée meetingréunion can yieldrendement
really positivepositif, actionableune action resultsrésultats.
peut générer des résultats
positifs qui mènent à des actions.
02:11
But betweenentre globalizationmondialisation
Mais la mondialisation
02:13
and pervasiveenvahissant informationinformation technologyLa technologie,
et l’omniprésence de
la technologie de l’information,
02:15
the way that we work
ont profondément transformé
02:17
has really changedmodifié dramaticallydramatiquement
over the last fewpeu yearsannées.
la façon dont nous travaillons.
02:20
And we're miserablemisérable. (LaughterRires)
Ça nous rend malheureux.
(Rires)
Ça nous rend malheureux,
02:23
And we're miserablemisérable not because the
other guy can't runcourir a good meetingréunion,
pas à cause de cette personne,
incapable de gérer une réunion
02:27
it's because of MASMAS, our
MindlessMindless AcceptAccepter SyndromeSyndrome de,
mais à cause du SAA,
notre Syndrome d’Acceptation Automatique,
02:30
whichlequel is a self-inflictedauto-infligées woundblessure.
qui est une blessure
que nous nous infligeons.
02:33
ActuallyEn fait, I have evidencepreuve to proveprouver
that MASMAS is a globalglobal epidemicépidémie.
En fait, j’ai la preuve que le SAA
est une épidémie mondiale.
Je vais vous dire pourquoi.
02:39
Let me tell you why.
Il y a quelques années,
j’ai posté une vidéo sur YouTube.
02:40
A couplecouple of yearsannées agodepuis, I put a videovidéo
on YoutubeYouTube, and in the videovidéo,
Je fais le tour
de toutes les mauvaises téléconférences
02:45
I actedagi out everychaque terribleterrible
conferenceconférence call you've ever been on.
auxquelles vous avez assisté.
02:48
It goesva on for about fivecinq minutesminutes,
La vidéo dure à peu près 5 minutes,
02:49
and it has all the things that we
hatehaine about really badmal meetingsréunions.
et contient tout ce que nous haïssons
à propos des mauvaises réunions.
Il y a le modérateur
qui n’a aucune idée
02:53
There's the moderatorModérateur who has
no ideaidée how to runcourir the meetingréunion.
de comment mener une réunion.
Il y a les participants qui ne savent pas
02:56
There are the participantsparticipants who
have no ideaidée why they're there.
pourquoi ils sont présents.
02:58
The wholeentier thing kindgentil of collapsess’effondre
into this collaborativecollaboratif traintrain wrecképave.
Tout implose comme dans un accident
de train collaboratif.
Tout le monde quitte la réunion en colère.
03:02
And everybodyTout le monde leavesfeuilles very angryen colère.
Il vaut mieux en rire qu'en pleurer.
03:05
It's kindgentil of funnydrôle.
03:06
(LaughterRires)
(Rires)
Et si on y jetait un coup d’œil.
03:08
Let's take a quickrapide look.
(Vidéo) Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
03:10
(VideoVidéo) Our goalobjectif todayaujourd'hui is to come to an
agreementaccord on a very importantimportant proposalproposition.
sur une proposition très importante.
03:14
As a groupgroupe, we need to decidedécider if —
En tant que groupe,
nous devons décider si-
03:16
bloopBloop bloopBloop
ploup ploup —
Allo ? Qui est-ce qui vient
de nous rejoindre ?
03:19
HiSalut, who just joinedrejoint?
Salut, c’est Joe.
Je travaille de la maison aujourd’hui.
03:22
HiSalut, it's JoeJoe. I'm workingtravail from home todayaujourd'hui.
(Rires)
03:25
(LaughterRires)
Salut Joe.
Merci de nous avoir rejoints, génial.
03:27
HiSalut, JoeJoe. ThanksMerci for
joiningjoindre us todayaujourd'hui, great.
Je disais donc, nous avons
beaucoup de personnes en ligne
03:30
I was just sayingen disant, we have a lot of people
on the call we'dmer like to get throughpar,
qui participent à cette téléconférence.
03:33
so let's skipsauter the rollrouleau call
On ne va pas noter les présents,
03:35
and I'm gonna divese plonger right in.
pour entrer directement
dans le vif du sujet.
Notre objectif aujourd’hui
est de parvenir à un accord
03:37
Our goalobjectif todayaujourd'hui is to come to an
agreementaccord on a very importantimportant proposalproposition.
sur une proposition très importante.
03:41
As a groupgroupe, we need to decidedécider if —
En tant que groupe,
nous devons décider si-
03:44
bloopBloop bloopBloop
ploup ploup -
(Rires)
03:45
(LaughterRires)
Allo ! Bonjour.
Qui est-ce qui nous rejoint ?
03:47
HiSalut, who just joinedrejoint?
03:49
No? I thought I heardentendu a beepbip. (LaughterRires)
Non ?
J’ai cru entendre un bip. (Rires)
Ça vous dit quelque chose ?
03:53
SoundSon familiarfamilier?
Ouais, pour moi aussi ça sent le vécu.
03:55
Yeah, it soundsdes sons familiarfamilier
to me, too.
Quelques semaines
après avoir posté ça,
03:57
A couplecouple of weekssemaines after I put that onlineen ligne,
500 000 personnes
dans des dizaines de pays,
03:59
500,000 people in dozensdouzaines of countriesdes pays,
je dis bien
des dizaines de pays,
04:02
I mean dozensdouzaines of countriesdes pays,
ont regardé cette vidéo.
04:04
watchedregardé this videovidéo.
Et trois ans après, elle obtient encore
04:05
And threeTrois yearsannées laterplus tard, it's still gettingobtenir
thousandsmilliers of viewsvues everychaque monthmois.
des milliers de vues tous les mois.
04:08
It's closeFermer to about a millionmillion right now.
Là, ça a presque
atteint le million.
En fait, la plupart
des plus grandes sociétés au monde,
04:10
And in factfait, some of the biggestplus grand
companiesentreprises in the worldmonde,
des sociétés très connues,
04:12
companiesentreprises that you've
heardentendu of but I won'thabitude nameprénom,
mais que je ne citerais pas
04:14
have askeda demandé for my permissionautorisation to use
this videovidéo in theirleur new-hirenouveau-Location trainingentraînement
ont demandé mon autorisation
pour utiliser cette vidéo
dans leurs formations
pour leurs nouvelles recrues
04:18
to teachapprendre theirleur newNouveau employeesemployés how
not to runcourir a meetingréunion at theirleur companycompagnie.
pour leur apprendre
comment ne pas gérer une réunion.
Et si ce chiffre-
04:22
And if the numbersNombres
un million de vues et l'utilisation
par toutes ces sociétés-
04:24
there are a millionmillion viewsvues and it's
beingétant used by all these companiesentreprises
04:26
aren'tne sont pas enoughassez proofpreuve that we have
a globalglobal problemproblème with meetingsréunions,
ne vous convainquent pas
qu'il y a un problème mondial,
allez lire les milliers de commentaires
publiés en ligne.
04:30
there are the manybeaucoup, manybeaucoup thousandsmilliers
04:31
of commentscommentaires postedposté onlineen ligne
04:33
after the videovidéo wentest allé up.
Des milliers de personnes
ont écrit des choses comme,
04:35
ThousandsMilliers of people wrotea écrit things like,
« Mon Dieu,
ma journée en une vidéo ! »
04:37
"OMGOMG, that was my day todayaujourd'hui!"
« Ma journée typique ! »
04:39
"That was my day everychaque day!"
« Le résumé de ma vie ! »
04:41
"This is my life."
Un gars a écrit :
04:42
One guy wrotea écrit,
« C’est comique
parce que c’est vrai.
04:43
"It's funnydrôle because it's truevrai.
04:45
EerilyÉtrangement, sadlyMalheureusement, depressinglytristement truevrai.
Bizarrement, malheureusement,
terriblement vrai.
Ça m’a fait rire aux larmes.
04:46
It madefabriqué me laughrire untiljusqu'à I crieds’écria.
Et j'ai pleuré, sans pouvoir m'arrêter. »
04:48
And crieds’écria. And I crieds’écria some more."
(Rires)
04:51
(LaughterRires)
Ce pauvre gars-là a dit :
04:53
This poorpauvre guy said,
« Ma vie quotidienne jusqu’à la retraite
ou la mort, soupir. »
04:54
"My dailydu quotidien life untiljusqu'à
retirementretraite or deathdécès, sighsoupir."
Ce sont de vraies citations
04:59
These are realréal quotescitations
Et c’est vraiment triste.
05:01
and it's realréal sadtriste.
Le thème commun à travers
tous ces commentaires
05:02
A commoncommun themethème runningfonctionnement throughpar
all of these commentscommentaires onlineen ligne
est la croyance fondamentale
que nous sommes impuissants
05:05
is this fundamentalfondamental beliefcroyance
that we are powerlessimpuissant
de faire autre chose
qu’aller à des réunions
05:08
to do anything other
than go to meetingsréunions
et de souffrir parce qu’elles sont
médiocrement menées
05:10
and suffersouffrir throughpar these
poorlypauvrement runcourir meetingsréunions
et de les subir
en attendant le lendemain.
05:12
and livevivre to meetrencontrer anotherun autre day.
Mais en fait, nous ne sommes pas
impuissants du tout.
05:14
But the truthvérité is, we're
not powerlessimpuissant at all.
05:17
In factfait, the cureguérir for MASMAS
is right here in our handsmains.
En fait, le remède contre le SAA
est entre nos mains.
Il est littéralement,
sur le bout de nos doigts.
05:20
It's right at our fingertipsbout des doigts, literallyLittéralement.
Et je pourrais l’appeler
¡ Plus de SAA ! [No MAS]
05:22
It's something that I call ¡No MASMAS!
(Rires)
05:26
(LaughterRires)
Si je me souviens de mon espagnol
du temps du lycée,
05:28
WhichQui, if I rememberrappelles toi my
highhaute schoolécole SpanishEspagnol,
05:30
meansveux dire something like,
"EnoughAssez alreadydéjà, make it stop!"
« Assez ! Basta ! »
Voici comment le principe
du « Plus de SAA » fonctionne.
05:33
Here'sVoici how No MASMAS
workstravaux. It's very simplesimple.
C’est très simple.
05:36
First of all, the nextprochain time you
get a meetingréunion invitationinvitation
Tout d’abord, la prochaine fois
que vous recevez une demande de réunion,
05:39
that doesn't have a lot
of informationinformation in it at all,
sans information sur celle-ci,
cliquez sur bouton « Provisoire» !
05:42
clickCliquez the tentativeindicatives buttonbouton!
C’est bon, vous y êtes autorisé,
c’est pour ça qu’il existe.
05:44
It's okay, you're allowedpermis,
that's why it's there.
Il est juste à côté du bouton « Accepter ».
05:46
It's right nextprochain to the acceptAcceptez buttonbouton.
Ou le bouton « Peut-être »,
05:48
Or the maybe buttonbouton, or whateverpeu importe buttonbouton
is there for you not to acceptAcceptez immediatelyimmédiatement.
qui vous permet
de reporter votre décision.
05:51
Then, get in touchtoucher with the personla personne
who askeda demandé you to the meetingréunion.
Ensuite, contactez la personne
qui vous a invité à cette réunion.
Dites-lui que vous êtes très enthousiaste
à l’idée de soutenir son travail,
05:55
Tell them you're very excitedexcité
to supportsoutien theirleur work,
05:58
askdemander them what the goalobjectif
of the meetingréunion is,
demandez-lui quel est l’objectif
de la réunion.
06:00
and tell them you're interestedintéressé in learningapprentissage
how you can help them achieveatteindre theirleur goalobjectif.
Précisez que vous voudriez savoir
comment l’aider à atteindre son but.
Et en faisant ça assez souvent,
06:03
And if we do this oftensouvent enoughassez,
06:05
and we do it respectfullyrespectueusement,
et de façon respectueuse,
les gens finiront par réfléchir davantage
06:07
people mightpourrait startdébut to be
a little bitbit more thoughtfulréfléchi
avant d'envoyer leurs invitations
à participer à une réunion.
06:09
about the way they put togetherensemble
meetingréunion invitationsinvitations.
Et ça vous permettra de les accepter
en connaissance de cause.
06:11
And you can make more thoughtfulréfléchi
decisionsles décisions about acceptingacceptant it.
Les gens pourront même commencer
à envoyer des ordres du jour. Imaginez !
06:14
People mightpourrait actuallyréellement startdébut
sendingenvoi out agendasordres du jour. ImagineImaginez!
Ou même éviter une conférence téléphonique
06:17
Or they mightpourrait not have a conferenceconférence call
with 12 people to talk about a statusstatut
avec 12 personnes pour parler d'un sujet
06:21
when they could just do a quickrapide
emailemail and get it doneterminé with.
quand un mail est suffisant.
Les gens pourraient commencer
à changer de comportement
06:24
People just mightpourrait startdébut to changechangement theirleur
behaviorcomportement because you changedmodifié yoursle tiens.
parce que vous avez changé le vôtre.
06:29
And they just mightpourrait bringapporter
your chairchaise back, too. (LaughterRires)
Ils pourraient même
vous rendre votre chaise ! (Rires)
Plus de SAA !!!
06:33
No MASMAS!
Merci.
06:34
Thank you.
(Applaudissements).
06:35
(ApplauseApplaudissements).
Translated by Helene Abousamra
Reviewed by Claire Ghyselen

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About the speaker:

David Grady - Information security manager
David Grady is on a crusade to help you take back your calendar.

Why you should listen

David Grady is an information security manager who believes that strong communication skills are
a necessity in today’s global economy. He has been a print journalist, a “PR guy” and a website producer, and has ghostwritten speeches and magazine articles for Fortune 500 company executives. A mid-life career change brought him into the world of information risk management, where every day he uses his communications experience to transform complex problems into understandable challenges.

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